Ob innovatives Start-up, altehrwürdiges Unternehmen, Freelancer oder Agentur – eine solide Buchhaltung sollte das Kernstück der administrativen Arbeit im Unternehmen sein. Leider beinhaltet klassische Buchhaltung dabei auch viele Aufgaben, die nicht jedermanns Sache sind. Dank moderner Softwarelösungen wie einer automatisierten Buchhaltungssoftware können dabei viele Schritte automatisiert und verschlankt werden.
Da auch wir unsere Leidenschaft nicht zwingend in der Buchhaltung sehen, haben wir uns mit dem Service von BuchhaltungsButler auseinandergesetzt und stellen die Software in diesem Artikel vor. Kann die Automatisierung der Buchhaltung per Software gelingen?
Automatisierte Buchhaltungssoftware: Was ist das eigentlich?
Schon lange setzen wir verschiedene Software zum Einpflegen und Verarbeiten von Belegen, zum Dokumentieren von Betriebsausgaben und für die Steuer ein – die eigentliche Arbeit des Erfassens und Verarbeitens läuft jedoch noch immer per manuell ab.
Durch große Fortschritte im maschinellen Lernen und bei der Entwicklung künstlicher Intelligenz (KI) hat sich inzwischen vieles geändert und Software wie BuchhaltungsButler haben die Möglichkeit, die Welt der klassischen Buchhaltung zu verändern.
Dabei setzt die Buchhaltungssoftware auf zwei Mechanismen, die bei der Buchhaltung Zeit und Mühe ersparen sollen: Automatisierung und KI. Die KI-gestützte Belegerkennung verarbeitet Rechnungen und Belege je nach Vorgaben für die jeweilige Betriebsform.
Dabei werden die Dokumente aus unterschiedlichen Quellen automatisiert in die Software hochgeladen. Die Automatisierung der Arbeit bietet zudem eine große Zeitersparnis für Agenturen, Freelancer und sonstige Kleinunternehmen – einmal eingerichtet, läuft die Buchhaltung also im Hintergrund mit.
Die automatisierte Buchhaltungssoftware ist dank ihrer KI in der Lage, die Belegerkennung und Vorkontierung immer weiter zu verfeinern, sodass BuchhaltungsButler mit Ihrem Unternehmen wächst und sich an Ihre Bedürfnisse automatisch anpasst.
Welche Funktionen und Services bietet BuchhaltungsButler?
Im Grunde arbeitet BuchhaltungsButler den bekannten Prozess der Buchhaltung automatisiert ab. Belege werden erkannt, zugeordnet und verarbeitet.
Bilanzen werden anhand der eingespeisten Daten automatisch angelegt und aktualisiert. Schließlich werden die erstellten Bilanzen und Übersichten je nach Unternehmensart direkt mit der Finanzverwaltung geteilt und die Besteuerung vorbereitet.
Dabei arbeitet BuchhaltungsButler dank ausgefeilter KI deutlich schneller als die Konkurrenz – eine Zeitersparnis von 76 % gegenüber anderen Buchhaltungsprogrammen gibt der Hersteller für seine Software an!
Doch das ist nur ein grober Überblick. Die Funktionen von BuchhaltungsButler gehen weiter, als wir es uns vorstellen konnten, und das Werbeversprechen wird hier auch wirklich eingelöst.
Wir stellen einzelne, für uns besonders interessante Funktionen und Services im Überblick vor:
Automatisierte Buchhaltungssoftware: KI gestützte Belegerkennung
Das Kernstück der Buchhaltungssoftware und gleichzeitig das interessanteste Feature ist sicherlich die automatisierte Belegerkennung. Dabei werden Belege und Zahlungen aus unterschiedlichen Quellen gesammelt und verarbeitet.
Die Datenquelle kann dabei neben einem verbundenen Konto auch ein Online-Speicherort wie Dropbox sein oder sogar bei den Portalen unterschiedlicher Anbieter selbst liegen.
Bei der Erkennung arbeitet die KI im deutschsprachigen Raum selbstlernend. D.h. mit der Dauer der Benutzung werden wiederkehrende Belegarten zuverlässig zugeordnet und der Buchhaltungssoftware zugeführt.
Besonders für Freelancer und Agenturen und digitalisierte Unternehmen ist die Dropbox-Synchronisation hervorzuheben. Dokumente, die in einen synchronisierten Ordner geladen werden, überträgt BuchhaltungsButler im Hintergrund und fügt die Belege nach deren Erkennung der eigenen Buchhaltung zu.
Automatisierte Buchhaltungssoftware: Bilanzierung, Überschussrechnungen und Steuer
Unterschiedliche Geschäftsmodelle erfordern unterschiedliche Buchhaltungsmethoden. Während Kleinunternehmer und Freelancer meist anhand der Einnahmen-Überschussrechnung vorgehen, müssen andere Unternehmen ihre Umsätze bilanzieren.
BuchhaltungsButler bietet daher die Möglichkeit, unterschiedliche Steuer- und Bilanzierungsmodelle abzubilden und sich so auf die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens einzurichten.
Komplexe Steuersachverhalte wie das Einbeziehen unterschiedlicher Umsatzsteuersätze oder Vorsteuer können ebenfalls abgebildet werden.
Automatisierte Buchhaltungssoftware: Rechnungsstellung
Eine Funktion, die auch außerhalb der klassischen Buchhaltung den Alltag beschleunigt, ist die automatische Rechnungsstellung. Rechnungen, Angebote und Gutschriften können dabei direkt aus der Software heraus versendet werden. Bei Bezahlung werden sie automatisch als bezahlt markiert.
Zwar ist die Rechnungsstellung eher als Zusatzmodul der automatisierten Buchhaltungssoftware zu begreifen, gerade Freelancer und Agenturen können hier jedoch Zeit und Arbeitsaufwand sparen und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Automatisierte Buchhaltungssoftware: Integrationen
BuchhaltungsButler ist eine Datenkrake im positiven Sinne dieses Wortes: Die Integration von etlichen Onlineplattformen wie Paypal, Ebay, Amazon Marketplace sowie die Möglichkeit, mehrere tausend Banken und Kreditkarten aus Deutschland und Europa zu verknüpfen ermöglicht höchste Automatisierung der Buchhaltungsprozesse.
Dabei werden in den verschiedenen Plattformen Belege und Zahlungen im Hintergrund automatisiert abgerufen und in BuchhaltungsButler hinzugefügt – ganz ohne lästiges Einloggen und händisches Abrufen der Belege und Zahlungen in den verschiedenen Plattformen.
Automatisierte Buchhaltungssoftware: Übermittlung an das Finanzamt
Direkt aus der Anwendung heraus lassen sich unterschiedliche Steuerfälle abbilden und direkt an das Finanzamt übermitteln.
Von der einfachen Unterstützung bei der Steuererklärung durch EÜR oder Bilanz bis zum Prüfungsexport GDPdU für den Betriebsprüfer – der Umfang ist enorm. Besonders bei komplexen Steuersachverhalten lohnt sich zudem ein Blick in die Wissensdatenbank für Anwender, wo Expertinnen und Experten zu unterschiedlichen steuerrelevanten Themen Auskunft geben.
Das Fazit: Warum nutzen wir BuchhaltungsButler?
Wir haben es schon angesprochen: Buchhaltung ist weder unser Kerngeschäft noch unsere Leidenschaft. Daher haben wir früh nach Alternativen gesucht, die Arbeiten möglichst effektiv und effizient zu erledigen.
Die Arbeit mit BuchhaltungsButler macht es nach der ersten Einrichtung einfach, die Buchführung stets auf einem aktuellen Stand zu halten und nie die Übersicht zu verlieren.
Ganz besonders das automatisierte Erfassen von Zahlungen und Belegen ist ein Riesenvorteil. Die Verknüpfung unterschiedlicher Onlinedienste und die Option, auch die entsprechenden Firmenkonten zu hinterlegen, verschlankt den Prozess noch weiter.
Auch wenn zunächst ein wenig Überwindung notwendig ist, die gesamte Buchhaltung einer KI zu überlassen – die Geschwindigkeit und Effizienz von BuchhaltungsButler haben uns wirklich beeindruckt.
Ein einfaches und übersichtliches Onboarding hat dabei geholfen, die ersten Schritte und Einstellungen im Programm vorzunehmen und durch wöchentlich stattfindende Webinare sowie den täglichen Support wächst unser Wissensschatz rund um die Software stetig weiter.
Gerade, wenn Buchhaltung bislang ein eher ungeliebter Bereich des eigenen Unternehmens war, profitieren alle Nutzer von der umfangreichen Wissensdatenbank. Und so bleibt am Ende mehr Zeit für das Kerngeschäft – für uns der Hauptgrund, die Buchhaltung überhaupt verschlanken zu wollen.
Mal ehrlich. Vielleicht ist Buchhaltung nicht immer prickelnd. Viele Arbeiten sind das, und müssen trotzdem gemacht werden, damit das Geschäft läuft. Buchhaltung mag nicht sexy sein, die dadurch geschöpften Daten sind es unserer Meinung nach schon.
Hat es nicht etwas Tolles zu sehen, wie viele Rechnungen z.B. innerhalb eines Monats geschrieben wurden, dass die Nettoumsätze die laufenden Kosten bei weitem übersteigen, und am Ende des Monats ein Gewinn unten rauskommt, der dem Unternehmer nicht nur den Kühlschrank füllt, sondern dem auch ein paar Investitionen ermöglicht?
Buchhaltung bildet den Blutkreislauf eines Unternehmens ab. Also, lieber Unternehmer da draußen im WWW. Buchhaltung beisst nicht und kann Spaß machen, wenn Sie sich darauf einlassen
Bei diesem Fachartikel handelt es sich um einen Sponsored Post. Nichts desto trotz ist das hier keine Jubelveranstaltung. Buchhaltung muss einfach immer einfacher werden, z.B. durch eine automatisierte Buchhaltungssoftware. Damit mehr Zeit für das Geld verdienen übrig bleibt. Die Bürokratie legt einem ja als Unternehmer schon genug Steine in den Weg, und die Steuer- und Abgabenlast wird auch nicht geringer.
