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Daniel Dubsky 9. August 2007

Automatischer Mail-Versand mit Outlook

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Mit Hilfe einiger Startparameter und Formulare können Sie Outlook geschickt anpassen, so dass bestimmte Funktionen automatisch ausgeführt werden. Das eignet sich beispielsweise für den weitgehend automatisierten Versand von Mails mit Inhalten und Dateien, die sie regelmäßig verschicken müssen.

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Outlook kennt eine ganze Reihe Startparameter, mit denen Sie dem Mail-Client schon beim Programmstart erste Anweisungen erteilen können. Verwenden Sie beispielsweise mehrere Profile, können Sie mit Hilfe von /profile profilname mit dem gewünschten Profil starten und sparen sich den Outlook-Dialog. Genauso können Sie aber auch gleich eine neue Mail oder einen neuen Termin öffnen, die Parameter heißen /c ipm.note und /c ipm.appointment.

Wenn Sie derlei häufiger benötigen, ist es hilfreich, eine Verknüpfung auf dem Desktop anzulegen, statt lange Aufrufe wie

„c:\programme\microsoft office\office11\outlook.exe“ /c ipm.note

jeweils über Start/Ausführen einzutippen. Sie können auch nicht nur eine neue Mail öffnen, sondern mit /m auch schon den Empfänger und mit /a einen Dateianhang vorgeben. Das ist recht praktisch, wenn Sie etwa einmal in der Woche einen bestimmten Bericht an ihren Chef schicken müssen. Der Aufruf lautet dann beispielsweise

„c:\programme\microsoft office\office11\outlook.exe“ /c ipm.note /m chef@firmenname.de /a c:\berichte\bericht.pdf

Wenn Sie den Bericht vorbereitet haben, brauchen Sie nur noch auf die Verknüpfung klicken und die Mail absenden. Schöner wäre es natürlich, wenn auch schon der Betreff und ein kurzer Text vorgegeben wären. Das geht aber mit Startparametern nicht mehr, hier müssen Sie das Mail-Formular abändern.

Öffnen Sie dafür eine neue Mail in Outlook und füllen Sie Betreff und Mail-Body nach Wahl aus. Auch den Absender können Sie hier gleich eintragen, dann brauchen Sie ihn nicht als Parameter beim Programmstart übergeben. Ist alles fertig, speichern Sie die Nachricht über Extras/Formulare/Formular veröffentlichen unter. Aufrufen können Sie die Nachricht dann mit

„c:\programme\microsoft office\office11\outlook.exe“ /c ipm.note.formularname c:\berichte\bericht.pdf

Wenn Sie wollen, können Sie Outlook auch anweisen, die Mail automatisch zu verschicken. Dann haben Sie aber keine Möglichkeit, noch Änderungen vorzunehmen. Öffnen Sie dafür das Formular erneut, Sie finden es unter Extras/Formulare/Formular auswählen bei Persönliche Formulare. Wechseln Sie in die Entwurfsansicht mit Extras/Formulare/Dieses Formular entwerfen und öffnen Sie mit Formular/Code anzeigen den Skript-Editor. Dort können Sie mit Skript/Ereignishandler eine Aktion für das Ereignis Open hinzufügen – in diesem Fall einfach Item.send. Das sorgt dafür, dass die vorbereitete Nachrichte direkt nach dem Öffnen abgeschickt wird. Vergessen Sie nicht, das Formular erneut zu veröffentlichen; ein einfaches Schließen und Speichern der Mail, legt die Nachricht nur im Entwurfsordner ab.

Screenshot

Wenn Sie mögen, können Sie mit dem Taskplaner Windows die Mail auch komplett selbständig verschicken lassen. Dann brauchen Sie nicht einmal mehr die Verknüpfung starten – sollten allerdings auch sicherstellen, dass immer der aktuelle Bericht im Berichte-Ordner liegt.

Screenshot

Da Microsoft in den neueren Outlook-Versionen eine Sicherheitsabfrage eingebaut hat, damit Mails nicht unbemerkt versendet werden, müssen sie zumindest noch einmal bestätigen, bevor die Mail gesendet wird. Es sei denn, Sie unterdrücken die Sicherheitsabfrage mit Tools wie Express ClickYes oder Advanced Security. ™

Erstveröffentlichung 09.08.2007

Daniel Dubsky

Freier Journalist für Computer-und Internet-Themen. Schrieb unter anderem für verschiedene gedruckte Fachzeitschriften.

5 Kommentare

  1. Kann ich auch automatisiert Termine / Besprechungsanfragen standardmäßig an eine Emailadresse versenden, um zum Beispiel alle Termine auf meiner private Mailadresse zu bekommen? Wenn ja, wie geht das?
    Danke

  2. „c:\programme\microsoft office\office11\outlook.exe“ /c ipm.note.formularname c:\berichte\bericht.pdf

    DAS GEHT NICHT!!

    Die argumente lassen sich nicht kombinieren!

  3. >Öffnen Sie dafür eine neue Mail in Outlook und füllen Sie >Betreff und Mail-Body nach Wahl aus. Auch den Absender >können Sie hier gleich eintragen, dann brauchen Sie ihn >nicht als Parameter beim Programmstart übergeben. Ist alles >fertig, speichern Sie die Nachricht über Extras/Formulare
    >/Formular veröffentlichen unter. Aufrufen können Sie die >Nachricht dann mit

    Funktioniert nicht

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