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Heike Thormann 6. September 2007

Aufgaben effektiv planen und erledigen

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Im täg­li­chen Kampf mit unse­rer Arbeitszeit nei­gen wir dazu, Aufgaben chao­tisch, zu spät oder gar nicht zu erle­di­gen. Mit teils läs­ti­gen, viel­leicht aber auch ver­hee­ren­den Folgen. Wer sei­ne Aufgaben sys­te­ma­tisch plant, kann sei­ner Aufschieberitis bes­ser vor­beu­gen, sei­ne Arbeit effek­ti­ver erle­di­gen und sei­ne Zeit kon­se­quen­ter nut­zen.

Wer sei­ne Aufgaben plant, kann die ihm dafür zur Verfügung ste­hen­de Zeit bes­ser nut­zen. Das ist eine Weisheit, der sich eine gan­ze Industrie ver­schrie­ben hat. Vom Taschenkalender bis zum PDA rei­chen die Hilfsmittel, ob in elek­tro­ni­scher oder klas­si­scher Papierform.

Wer sei­ne Aufgaben plant, kann die­se auch bes­ser steu­ern und über­wa­chen. Von Prioritäten set­zen über Teilaufgaben defi­nie­ren bis hin zu Zeitbedarf und Termine fest­le­gen reicht die Palette. So haben Sie den aktu­el­len Stand immer im Blick und kön­nen recht­zei­tig ein­grei­fen und nach­jus­tie­ren.

Und wer sei­ne Aufgaben plant, kann sei­ner Vergesslichkeit vor­beu­gen und sei­ner Verbindlichkeit nach­hel­fen. Wer plant, han­delt – zumin­dest im Geist und auf Probe. Die Umsetzung rückt so ein gutes Stück näher. Einige Anregungen dazu bekom­men Sie hier.

Aufgaben auf­schrei­ben
Schreiben Sie Ihre Aufgaben auf und hal­ten Sie fest, was genau Sie alles zu tun haben. Was müs­sen Sie erle­di­gen? Welche Termine müs­sen Sie wahr­neh­men? Gibt es Aufgaben, die regel­mä­ßig anste­hen, oder Dinge, die vom Vortag noch übrig geblie­ben sind?

Notieren Sie alles ruhig erst ein­mal so, wie es Ihnen ein­fällt. Eine sinn­vol­le Reihenfolge kön­nen Sie spä­ter noch aus­ar­bei­ten. Jetzt geht es dar­um, Ihre Aufgaben mög­lichst lücken­los zu erfas­sen – auch schein­bar Nebensächliches, das in der Summe aber viel Zeit kos­ten kann.

In Teilaufgaben auf­lö­sen
Lösen Sie sehr gro­ße oder kom­ple­xe Aufgaben in Teilaufgaben auf und ord­nen Sie sie nach bestimm­ten Oberthemen. So kön­nen Sie Zusammenhänge bes­ser erfas­sen und den Überblick leich­ter behal­ten, auch Zeitfenster opti­mal nut­zen.

Und natür­lich las­sen sich Teilaufgaben ein­fa­cher bewäl­ti­gen als eine gro­ße Aufgabe. Der (Aufgaben-) Berg, den man dro­hend vor sich auf­ra­gen sieht, löst sich in gang­ba­re Abschnitte auf. Zu ihnen bricht man moti­vier­ter auf und von ihnen bringt man mehr und schnel­le­re Erfolgserlebnisse wie­der mit.

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Todo-Liste

Prioritäten set­zen
Bewerten Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und legen Sie ent­spre­chend die Priorität für ihre Bearbeitung fest. Sie kön­nen sie zum Beispiel nach hoher, mitt­le­rer oder gerin­ger Priorität ein­tei­len und / oder nach sofort oder spä­ter zu erle­di­gen. Gute Dienste dazu leis­ten Ihnen auch das Eisenhower-Prinzip, die ABC-Liste oder das 80:20 / Pareto-Prinzip.

Überprüfen Sie Ihre Liste auch regel­mä­ßig und pas­sen Sie die­se bei Bedarf an, bezie­hungs­wei­se fügen Sie neue oder zusätz­li­che Aufgaben an Ort und Stelle ein.

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Prioritäten-Liste

Zeitbedarf abschät­zen
Versuchen Sie, den Aufwand einer Aufgabe mög­lichst genau abzu­schät­zen. Das heißt, über­le­gen Sie, wie viel Zeit Sie für wel­che Aufgabe vor­aus­sicht­lich brau­chen wer­den und hal­ten Sie die­sen Zeitbedarf wie­der schrift­lich fest.

Wenn Sie die unge­fäh­re Dauer Ihrer Aufgabe ver­an­schla­gen, kön­nen Sie nicht nur genau­er pla­nen. Erfahrungsgemäß arbei­ten wir in die­ser Zeit auch instink­tiv kon­zen­trier­ter und effek­ti­ver, weil wir unser gesetz­tes Zeitlimit nicht über­zie­hen wol­len.

Tipp: Gehen Sie im Versuch-und-Irrtum-Verfahren vor und pas­sen Sie Ihre Planung der Realität an. Versuchen Sie auch zu ver­ste­hen, war­um Sie sich mög­li­cher­wei­se ver­kal­ku­liert haben. Wenn Sie nicht für Abhilfe sor­gen und Ihren Zeitaufwand opti­mie­ren kön­nen, bes­sern Sie Ihren Plan ent­spre­chend nach.

Pufferzeiten ein­pla­nen
Wie heißt es so schön: Unverhofft kommt oft. Und zwar meis­tens dann, wenn man es nicht gebrau­chen kann. Verplanen Sie des­halb lie­ber nicht Ihre gan­ze zur Verfügung ste­hen­de Zeit, son­dern hal­ten Sie sich Zeiten für Puffer frei.

Im Allgemeinen wird es emp­foh­len, 60% sei­nes Zeitkontos für die geplan­ten Aufgaben und 40% für den Faktor „uner­war­tet“ zu reser­vie­ren. Je nach Berufsfeld kann sogar noch mehr Puffer sinn­voll sein, etwa im Sekretariats- und Assistentenbereich, wo immer jemand mit neu­en Aufgaben her­ein­schnei­en kann.

Allerdings muss das Unerwartete nicht immer nega­tiv sein und sich als Zeitfresser oder Störung erwei­sen. Manchmal ist es auch ein­fach der Schwatz auf dem Büroflur, der zwar Zeit kos­tet, aber auch für neu­en Schwung sor­gen kann. Ganz abge­se­hen davon, dass Sie bei einer hun­dert­pro­zen­ti­gen Verplanung Ihrer Zeit ziem­lich leicht in Stress gera­ten und unter Strom ste­hen kön­nen.

Termine set­zen
Wenn Ihre gro­be Planung so weit steht, dann kön­nen Sie sich jetzt an die Feinarbeit machen. Erweitern Sie Ihre Aufgaben- und Prioritätenliste, Ihren Zeitbedarf und Ihre Pufferzeiten um kon­kre­te Termine. Das heißt, set­zen Sie sich Termine und Uhrzeiten, an oder bis zu denen Sie Ihre Aufgaben erle­digt haben wol­len.

Rechnen Sie dazu auch gern rück­wärts und ver­ges­sen Sie Ihre Pufferzeiten nicht, pla­nen Sie nicht zu knapp.

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Termin-Liste

Planung über­prü­fen
Planung ist gut, Kontrolle ist bes­ser, könn­te man viel­leicht sagen. Wenn Sie mit Ihrer Zeitplanung nicht zurecht kom­men, dann über­prü­fen Sie sie und pas­sen Sie sie bei Bedarf an.

Fragen Sie sich,

  • war­um Sie Aufgaben nicht begon­nen haben
  • wo Sie sich, war­um mit Ihrer Zeit ver­schätzt haben
  • an wel­chen Stellen Ihre Planung opti­miert wer­den kann
  • und Ähnliches mehr.

Betreiben Sie Ursachenforschung und zie­hen Sie dar­aus Ihre Schlüsse.

Werden Sie bei einer schwie­ri­gen Aufgabe stän­dig unter­bro­chen, so dass Sie sich jedes Mal erst lang­wie­rig wie­der ein­den­ken müs­sen? Dann legen Sie ähn­li­che Aufgaben viel­leicht in ruhi­ge Stunden, in denen Sie unge­stört arbei­ten kön­nen. Handelt es sich um eine neue Aufgabe, die Sie zum ers­ten Mal aus­üben? Dann zögern Sie nicht, sich ent­spre­chen­de Einarbeitungszeiten frei­zu­hal­ten. Und so wei­ter, und so fort.

Flexibel blei­ben
Vor allem aber: Bleiben Sie fle­xi­bel. Betrachten Sie Ihren Aufgabenplan nicht als das Non-plus-ultra, son­dern eher als Richtschnur. Nur so kön­nen Sie auf plötz­li­che Änderungen reagie­ren.

Verschieben Sie eher unwich­ti­ge Aufgaben, packen Sie Ihre Liste nicht zu voll und akzep­tie­ren Sie, dass Ihr Plan sich nie ganz rei­bungs­los umset­zen las­sen wird.

Ein Plan ist ein Denkmodell und eine Orientierungshilfe, nicht mehr. Überprüfen Sie ihn regel­mä­ßig und pas­sen Sie ihn im Bedarfsfall den neu­en Umständen an.

Vergessen Sie auch nicht, sich Zeiten für Pause und Erholung frei­zu­hal­ten, bezie­hungs­wei­se die­se in die Planung mit auf­zu­neh­men. Umso erns­ter wer­den Sie die Planung neh­men und auch wirk­lich nut­zen. Viel Erfolg bei Ihren Aufgaben.

Kleine Checkliste

  • Ich pla­ne mei­ne Aufgaben regel­mä­ßig (am bes­ten täg­lich) und schrift­lich.
  • Ich erfas­se alle (das heißt: auch klei­ne) Aufgaben in einer Todo-Liste.
  • Größere oder kom­ple­xe Aufgaben löse ich in Teilaufgaben auf.
  • Ich bewer­te mei­ne Aufgaben und erle­di­ge sie in der Reihenfolge ihrer Priorität.
  • Ich ver­an­schla­ge den Zeitbedarf der Aufgaben und pla­ne Pufferzeiten mit ein.
  • Anschließend lege ich kon­kre­te Termine und Uhrzeiten als Richtwerte fest.
  • Ich über­prü­fe mei­nen Arbeitsplan und bes­se­re gege­be­nen­falls nach.
  • Nicht oder nur teil­wei­se erle­dig­te Aufgaben über­tra­ge ich auf den nächs­ten Tag.
  • Mehrfach nicht erle­dig­te Aufgaben sor­tie­re ich even­tu­ell ganz aus (da offen­bar weder wich­tig noch drin­gend).
  • Ich blei­be fle­xi­bel und pas­se mei­nen Plan bei Bedarf den neu­en Umständen an. (tm)

Erstveröffentlichung 06.09.2007

Heike Thormann

Heike Thormann ist Trainerin, Redakteurin und Autorin. Ihr Schwerpunkt sind kreative Schreib-, Denk-, Lern- und Arbeitstechniken. Sie schreibt für verschiedene Fachmagazine und gibt mit ihrer Website ein Online-Magazin zu ihren Fachthemen heraus.

Ein Kommentar

  1. Um mei­ne Aufgaben effek­tiv zu pla­nen und erle­di­gen, benut­ze ich schon seit 8 Monaten Kanbantool. Beim Kanban Tool geht es um Visualisierung von Terminen und Aufgaben. Per Drag-and-Dop mit Touchscreen kann ich alle Aufgaben sowie Projekte ein­fach und schnell bewe­gen. Außerdem kann ich die Anzahl der lau­fen­den Arbeit ein­schrän­ken, um damit die Antwortzeiten zu ver­bes­sern. Zusätzlich habe ich Möglichkeit Kommentare und wei­te­re Aufgaben über E-Mail hin­zu­fü­gen.

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