Heike Thormann 6. September 2007

Aufgaben effektiv planen und erledigen

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Im täglichen Kampf mit unserer Arbeitszeit neigen wir dazu, Aufgaben chaotisch, zu spät oder gar nicht zu erledigen. Mit teils lästigen, vielleicht aber auch verheerenden Folgen. Wer seine Aufgaben systematisch plant, kann seiner Aufschieberitis besser vorbeugen, seine Arbeit effektiver erledigen und seine Zeit konsequenter nutzen.

Wer seine Aufgaben plant, kann die ihm dafür zur Verfügung stehende Zeit besser nutzen. Das ist eine Weisheit, der sich eine ganze Industrie verschrieben hat. Vom Taschenkalender bis zum PDA reichen die Hilfsmittel, ob in elektronischer oder klassischer Papierform.

Wer seine Aufgaben plant, kann diese auch besser steuern und überwachen. Von Prioritäten setzen über Teilaufgaben definieren bis hin zu Zeitbedarf und Termine festlegen reicht die Palette. So haben Sie den aktuellen Stand immer im Blick und können rechtzeitig eingreifen und nachjustieren.

Und wer seine Aufgaben plant, kann seiner Vergesslichkeit vorbeugen und seiner Verbindlichkeit nachhelfen. Wer plant, handelt – zumindest im Geist und auf Probe. Die Umsetzung rückt so ein gutes Stück näher. Einige Anregungen dazu bekommen Sie hier.

Aufgaben aufschreiben
Schreiben Sie Ihre Aufgaben auf und halten Sie fest, was genau Sie alles zu tun haben. Was müssen Sie erledigen? Welche Termine müssen Sie wahrnehmen? Gibt es Aufgaben, die regelmäßig anstehen, oder Dinge, die vom Vortag noch übrig geblieben sind?

Notieren Sie alles ruhig erst einmal so, wie es Ihnen einfällt. Eine sinnvolle Reihenfolge können Sie später noch ausarbeiten. Jetzt geht es darum, Ihre Aufgaben möglichst lückenlos zu erfassen – auch scheinbar Nebensächliches, das in der Summe aber viel Zeit kosten kann.

In Teilaufgaben auflösen
Lösen Sie sehr große oder komplexe Aufgaben in Teilaufgaben auf und ordnen Sie sie nach bestimmten Oberthemen. So können Sie Zusammenhänge besser erfassen und den Überblick leichter behalten, auch Zeitfenster optimal nutzen.

Und natürlich lassen sich Teilaufgaben einfacher bewältigen als eine große Aufgabe. Der (Aufgaben-) Berg, den man drohend vor sich aufragen sieht, löst sich in gangbare Abschnitte auf. Zu ihnen bricht man motivierter auf und von ihnen bringt man mehr und schnellere Erfolgserlebnisse wieder mit.

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Todo-Liste

Prioritäten setzen
Bewerten Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und legen Sie entsprechend die Priorität für ihre Bearbeitung fest. Sie können sie zum Beispiel nach hoher, mittlerer oder geringer Priorität einteilen und / oder nach sofort oder später zu erledigen. Gute Dienste dazu leisten Ihnen auch das Eisenhower-Prinzip, die ABC-Liste oder das 80:20 / Pareto-Prinzip.

Überprüfen Sie Ihre Liste auch regelmäßig und passen Sie diese bei Bedarf an, beziehungsweise fügen Sie neue oder zusätzliche Aufgaben an Ort und Stelle ein.

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Prioritäten-Liste

Zeitbedarf abschätzen
Versuchen Sie, den Aufwand einer Aufgabe möglichst genau abzuschätzen. Das heißt, überlegen Sie, wie viel Zeit Sie für welche Aufgabe voraussichtlich brauchen werden und halten Sie diesen Zeitbedarf wieder schriftlich fest.

Wenn Sie die ungefähre Dauer Ihrer Aufgabe veranschlagen, können Sie nicht nur genauer planen. Erfahrungsgemäß arbeiten wir in dieser Zeit auch instinktiv konzentrierter und effektiver, weil wir unser gesetztes Zeitlimit nicht überziehen wollen.

Tipp: Gehen Sie im Versuch-und-Irrtum-Verfahren vor und passen Sie Ihre Planung der Realität an. Versuchen Sie auch zu verstehen, warum Sie sich möglicherweise verkalkuliert haben. Wenn Sie nicht für Abhilfe sorgen und Ihren Zeitaufwand optimieren können, bessern Sie Ihren Plan entsprechend nach.

Pufferzeiten einplanen
Wie heißt es so schön: Unverhofft kommt oft. Und zwar meistens dann, wenn man es nicht gebrauchen kann. Verplanen Sie deshalb lieber nicht Ihre ganze zur Verfügung stehende Zeit, sondern halten Sie sich Zeiten für Puffer frei.

Im Allgemeinen wird es empfohlen, 60% seines Zeitkontos für die geplanten Aufgaben und 40% für den Faktor „unerwartet“ zu reservieren. Je nach Berufsfeld kann sogar noch mehr Puffer sinnvoll sein, etwa im Sekretariats- und Assistentenbereich, wo immer jemand mit neuen Aufgaben hereinschneien kann.

Allerdings muss das Unerwartete nicht immer negativ sein und sich als Zeitfresser oder Störung erweisen. Manchmal ist es auch einfach der Schwatz auf dem Büroflur, der zwar Zeit kostet, aber auch für neuen Schwung sorgen kann. Ganz abgesehen davon, dass Sie bei einer hundertprozentigen Verplanung Ihrer Zeit ziemlich leicht in Stress geraten und unter Strom stehen können.

Termine setzen
Wenn Ihre grobe Planung so weit steht, dann können Sie sich jetzt an die Feinarbeit machen. Erweitern Sie Ihre Aufgaben- und Prioritätenliste, Ihren Zeitbedarf und Ihre Pufferzeiten um konkrete Termine. Das heißt, setzen Sie sich Termine und Uhrzeiten, an oder bis zu denen Sie Ihre Aufgaben erledigt haben wollen.

Rechnen Sie dazu auch gern rückwärts und vergessen Sie Ihre Pufferzeiten nicht, planen Sie nicht zu knapp.

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Termin-Liste

Planung überprüfen
Planung ist gut, Kontrolle ist besser, könnte man vielleicht sagen. Wenn Sie mit Ihrer Zeitplanung nicht zurecht kommen, dann überprüfen Sie sie und passen Sie sie bei Bedarf an.

Fragen Sie sich,

  • warum Sie Aufgaben nicht begonnen haben
  • wo Sie sich, warum mit Ihrer Zeit verschätzt haben
  • an welchen Stellen Ihre Planung optimiert werden kann
  • und Ähnliches mehr.

Betreiben Sie Ursachenforschung und ziehen Sie daraus Ihre Schlüsse.

Werden Sie bei einer schwierigen Aufgabe ständig unterbrochen, so dass Sie sich jedes Mal erst langwierig wieder eindenken müssen? Dann legen Sie ähnliche Aufgaben vielleicht in ruhige Stunden, in denen Sie ungestört arbeiten können. Handelt es sich um eine neue Aufgabe, die Sie zum ersten Mal ausüben? Dann zögern Sie nicht, sich entsprechende Einarbeitungszeiten freizuhalten. Und so weiter, und so fort.

Flexibel bleiben
Vor allem aber: Bleiben Sie flexibel. Betrachten Sie Ihren Aufgabenplan nicht als das Non-plus-ultra, sondern eher als Richtschnur. Nur so können Sie auf plötzliche Änderungen reagieren.

Verschieben Sie eher unwichtige Aufgaben, packen Sie Ihre Liste nicht zu voll und akzeptieren Sie, dass Ihr Plan sich nie ganz reibungslos umsetzen lassen wird.

Ein Plan ist ein Denkmodell und eine Orientierungshilfe, nicht mehr. Überprüfen Sie ihn regelmäßig und passen Sie ihn im Bedarfsfall den neuen Umständen an.

Vergessen Sie auch nicht, sich Zeiten für Pause und Erholung freizuhalten, beziehungsweise diese in die Planung mit aufzunehmen. Umso ernster werden Sie die Planung nehmen und auch wirklich nutzen. Viel Erfolg bei Ihren Aufgaben.

Kleine Checkliste

  • Ich plane meine Aufgaben regelmäßig (am besten täglich) und schriftlich.
  • Ich erfasse alle (das heißt: auch kleine) Aufgaben in einer Todo-Liste.
  • Größere oder komplexe Aufgaben löse ich in Teilaufgaben auf.
  • Ich bewerte meine Aufgaben und erledige sie in der Reihenfolge ihrer Priorität.
  • Ich veranschlage den Zeitbedarf der Aufgaben und plane Pufferzeiten mit ein.
  • Anschließend lege ich konkrete Termine und Uhrzeiten als Richtwerte fest.
  • Ich überprüfe meinen Arbeitsplan und bessere gegebenenfalls nach.
  • Nicht oder nur teilweise erledigte Aufgaben übertrage ich auf den nächsten Tag.
  • Mehrfach nicht erledigte Aufgaben sortiere ich eventuell ganz aus (da offenbar weder wichtig noch dringend).
  • Ich bleibe flexibel und passe meinen Plan bei Bedarf den neuen Umständen an. ™

Erstveröffentlichung 06.09.2007

Heike Thormann

Heike Thormann ist Trainerin, Redakteurin und Autorin. Ihr Schwerpunkt sind kreative Schreib-, Denk-, Lern- und Arbeitstechniken. Sie schreibt für verschiedene Fachmagazine und gibt mit ihrer Website ein Online-Magazin zu ihren Fachthemen heraus.
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Ein Kommentar

  1. Um meine Aufgaben effektiv zu planen und erledigen, benutze ich schon seit 8 Monaten Kanbantool. Beim Kanban Tool geht es um Visualisierung von Terminen und Aufgaben. Per Drag-and-Dop mit Touchscreen kann ich alle Aufgaben sowie Projekte einfach und schnell bewegen. Außerdem kann ich die Anzahl der laufenden Arbeit einschränken, um damit die Antwortzeiten zu verbessern. Zusätzlich habe ich Möglichkeit Kommentare und weitere Aufgaben über E-Mail hinzufügen.

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