Aufbewahrungspflicht Akten und Unterlagen: Was muss ich wie lange aufbewahren?

Vom papierlosen Büro sind wir bekanntlich noch weit entfernt. Auf Schreibtischen, Regalen und Fußböden stapeln sich daher die geschäftlichen Unterlagen. Grund genug, von Zeit zu Zeit Tabula rasa zu machen. Wer Ablagen und Aktenordner ausmisten will, fragt sich aber: Was kann ich bedenkenlos wegwerfen? Und: Welche Unterlagen muss ich wie lange verwahren?

Als Selbstständige und Unternehmer haben Sie es gut: Sie rechnen Ihren Gewinn eigenhändig aus und müssen die dazu gehörigen Belege noch nicht einmal beim Finanzamt einreichen! Bei Licht betrachtet bestimmen Sie also genau genommen selbst, wie viel Steuern Sie bezahlen.

Zunächst einmal, jedenfalls: Denn im Gegenzug verlangt der Fiskus, dass Sie die für die Besteuerung entscheidenden Unterlagen gut aufbewahren. Wenn es der Zufall will oder sich Verdachtsmomente ergeben, werden die Geschäftsdokumente später im Zuge einer Betriebsprüfung genau unter die Lupe genommen. Darüber hinaus sollen die allgemeinen Aufbewahrungspflichten des Steuer- und Handelsrechtes dafür sorgen, dass den Gerichten zum Beispiel bei zivil- oder strafrechtlichen Auseinandersetzungen aussagekräftige Beweismittel zur Verfügung stehen.

Sind Sie buchführungspflichtig?

Wie lang die Liste der zu verwahrenden Geschäftsdokumente ist, hängt letztlich davon ab, ob Sie „Bücher führen“ und Jahresabschlüsse (Inventur, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen etc.) machen müssen oder nur zur vereinfachten Gewinnermittlung verpflichtet sind (Einnahmenüberschussrechnung). Eine sachlich und zeitlich geordnete, „doppelte“ kaufmännische Buchführung müssen grundsätzlich nur Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches vorweisen können.

Zurück zu den Aufbewahrungspflichten. Je nach Bedeutung der Unterlagen unterscheidet das Steuer- und Handelsrecht übereinstimmend zwischen zwei unterschiedlichen Fristen: sechs und zehn Jahre. Dokumente, die in keine der beiden Kategorien fallen, dürfen sofort entsorgt werden.

Das volle Programm: 10 Jahre

Webdesigner und andere IT-Freiberufler, die nicht zur kaufmännischen Buchführung verpflichtet sind, müssen nur die folgenden Dokumente ein Jahrzehnt lang aufbewahren:

• die jährlichen Einnahmenüberschussrechnungen und Anlagenverzeichnisse sowie
• alle Belege über betriebliche Einnahmen und Ausgaben (zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Quittungen, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltsabrechnungen) und die dazugehörigen Verträge, Arbeitsanweisungen etc.

Außerdem empfiehlt es sich, die Steuererklärungen und Steuerbescheide zu verwahren.

Das Kalenderjahr entscheidet

Alle Aufbewahrungsfristen werden grundsätzlich vom Ende des Kalenderjahres an gerechnet, in dem die letzte Eintragung in das Dokument vorgenommen worden ist. Es kommt also nicht darauf an, auf welches Geschäftsjahr sich die Unterlage bezieht.

Beispiel: Den Einkaufsbeleg für den 1999 angeschafften Kopierer dürfen Sie seit 1. Januar 2010 wegwerfen. Die Einnahmenüberschussrechnung für das Jahr 1999, die Sie im Frühjahr 2000 erstellt haben, müssen Sie hingegen bis zum Jahr 2011 verwahren.

Das Kurzprogramm: 6 Jahre

Für Ihre betriebliche Korrespondenz interessieren sich Finanzamt und Gerichte ebenfalls – mit sechs Jahren ist die Aufbewahrungsfrist aber deutlich kürzer. Aufheben müssen Sie sowohl Ihre

• eingegangenen Handels- und Geschäftsbriefe als auch
• Kopien Ihrer verschickten Handels- und Geschäftsbriefe.

Die Form dieser Briefe ist nicht entscheidend: Die Aufbewahrungspflicht gilt für konventionell gedruckte oder geschriebene Geschäftsbriefe genauso wie für Fax- oder E-Mail-Mitteilungen. Dabei stellt nicht nur das eigentliche Anschreiben einer Anfrage, eines Angebots oder Bestätigungsschreibens den Geschäftsbrief dar, sondern auch die dazu gehörigen Anlagen (z. B. Preislisten, Lieferscheine, Kalkulationen, Zeitpläne etc.). Auch bei ein- und ausgehenden Mahnungen und Reklamationen handelt es sich um Geschäftsbriefe, die mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Darüber hinaus müssen Sie sämtliche Unterlagen verwahren, die für das Verständnis der Anbahnung, Durchführung und / oder Beendigung von Aufträgen von Bedeutung gewesen sind oder in anderer Weise Auswirkungen auf die Einnahmen und Ausgaben und damit letztlich die Besteuerung haben können.

Der ganze Rest: Ex und hopp

Umgekehrt ist nicht jede Nachricht von und an Kunden, Lieferanten und sonstige(n) Geschäftspartner gleich ein Geschäftsbrief: Geburtstags-Glückwünsche können Sie ebenso getrost schreddern wie Werbesendungen oder die Bestellung von kostenlosem Infomaterial. Auch für Anfragen oder Angebote ohne Auftragsfolge sowie betriebliche Interna wie Kalender, Berichte oder Besprechungsprotokolle gelten die Aufbewahrungsvorschriften grundsätzlich nicht. Sie wandern bei Bedarf sofort in den Reißwolf.

Mögliche Fristverlängerungen

Wichtig: Sofern ein Vorgang steuerlich noch nicht abschließend beschieden ist, dürfen Sie die betreffenden Unterlagen nicht einfach unter Verweis auf den Ablauf der allgemeinen Aufbewahrungsfristen entsorgen. Während laufender Einsprüche gegen Steuerbescheide, Betriebsprüfungen oder auch steuerlicher Straf- und Bußgeldverfahren ist das Vernichten von Unterlagen ebenfalls unzulässig.

Reißwolf-Kandidaten 2010

Seit 1. Januar 2010 dürfen zum Beispiel vernichtet werden:

Diese Unterlagen dürfen Sie im Jahr 2010 entsorgen

Wie und wo aufbewahren?

Niemand kann von Ihnen verlangen, dass sich Ihr Archiv in Ihrem Büro oder im Keller desselben Gebäudes befindet. Laut Steuerrecht müssen die Unterlagen lediglich auf deutschem Boden gelagert werden. Außerdem haben Sie dafür Sorge zu tragen, dass Sie in angemessener Zeit darauf zugreifen können.

Viel wichtiger ist die Frage, in welcher Form Dokumente zu archivieren sind. Grundsätzlich gilt:

• Ihre Einnahmenüberschussrechnungen, Anlagenverzeichnisse sowie Ein- und Ausgangsrechnungen müssen Sie im Papier-Original verwahren. (Zur Erinnerung: Sofern Sie elektronische Rechnungen verschicken oder erhalten, müssen sie digital signiert sein.)
• Bei den übrigen Buchungsbelegen und Geschäftsbriefen genügt es, wenn sie in gescannter Form archiviert werden und jederzeit originalgetreu lesbar gemacht werden können (das heißt mit dem Original „bildlich übereinstimmen“).
• Bei den sonstigen Unterlagen genügt es, wenn sie mit dem Original „inhaltlich übereinstimmen“ (in diesem Fall genügt also zum Beispiel die Schwarzweiß-Darstellung eines farbigen Originals).

Fazit

Als Anhaltspunkt gilt: Buchungsbelege und Abschlussunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren; alle Unterlagen, die im Zusammenhang mit ein- und ausgehenden Aufträgen stehen oder aus anderen Gründen für die Besteuerung von Belang sind, müssen Sie sechs Jahre archivieren. Vor dem endgültigen Großreinemachen sollten Sie darüber hinaus mit Ihrem Steuerberater und / oder Berufsverband klären, ob in speziellen Fällen noch besondere Archivpflichten bestehen. Das kann beispielsweise bei Aufträgen aus der Medizin- oder Bau-Branche der Fall sein. Ansonsten: Viel Vergnügen beim Ausmisten. ™

Links zum Thema

• Steuerliche Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen § 147 Abgabenordnung
• Handelsrechtliche Vorschriften über die Aufbewahrung von Unterlagen: § 257 HGB
• IHK-Merkblatt: Steuerliche Aufbewahrungsfristen 2010 von A bis Z (PDF, 80 KB)