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Lukas Schlömer 30. März 2010

Aufbewahrungspflicht Akten und Unterlagen: Was muss ich wie lange aufbewahren?

Vom papier­lo­sen Büro sind wir bekannt­lich noch weit ent­fernt. Auf Schreibtischen, Regalen und Fußböden sta­peln sich daher die geschäft­li­chen Unterlagen. Grund genug, von Zeit zu Zeit Tabula rasa zu machen. Wer Ablagen und Aktenordner aus­mis­ten will, fragt sich aber: Was kann ich beden­ken­los weg­wer­fen? Und: Welche Unterlagen muss ich wie lan­ge ver­wah­ren?

Als Selbstständige und Unternehmer haben Sie es gut: Sie rech­nen Ihren Gewinn eigen­hän­dig aus und müs­sen die dazu gehö­ri­gen Belege noch nicht ein­mal beim Finanzamt ein­rei­chen! Bei Licht betrach­tet bestim­men Sie also genau genom­men selbst, wie viel Steuern Sie bezah­len.

Zunächst ein­mal, jeden­falls: Denn im Gegenzug ver­langt der Fiskus, dass Sie die für die Besteuerung ent­schei­den­den Unterlagen gut auf­be­wah­ren. Wenn es der Zufall will oder sich Verdachtsmomente erge­ben, wer­den die Geschäftsdokumente spä­ter im Zuge einer Betriebsprüfung genau unter die Lupe genom­men. Darüber hin­aus sol­len die all­ge­mei­nen Aufbewahrungspflichten des Steuer- und Handelsrechtes dafür sor­gen, dass den Gerichten zum Beispiel bei zivil- oder straf­recht­li­chen Auseinandersetzungen aus­sa­ge­kräf­ti­ge Beweismittel zur Verfügung ste­hen.

Sind Sie buchführungspflichtig?

Wie lang die Liste der zu ver­wah­ren­den Geschäftsdokumente ist, hängt letzt­lich davon ab, ob Sie “Bücher füh­ren” und Jahresabschlüsse (Inventur, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen etc.) machen müs­sen oder nur zur ver­ein­fach­ten Gewinnermittlung ver­pflich­tet sind (Einnahmenüberschussrechnung). Eine sach­lich und zeit­lich geord­ne­te, “dop­pel­te” kauf­män­ni­sche Buchführung müs­sen grund­sätz­lich nur Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches vor­wei­sen kön­nen.

Buchführungspflicht von Nicht-Kaufleuten

Nicht-Kaufleute wer­den erst dann buch­füh­rungs­pflich­tig, wenn sie die Umsatz- und Gewinngrenzen des Paragrafen 141 Abgabenordnung über­schrei­ten: Bei gewerb­li­chen IT-Freelancern genügt bis zu fol­gen­den Obergrenzen die ver­ein­fach­te EÜR:

  • Umsatz: 500.000 Euro,
  • Gewinn aus Gewerbebetrieb: 50.000 Euro

Wichtig: Sofern Sie als Freiberufler arbei­ten, sind Sie unge­ach­tet der Umsatz- und Gewinnhöhe von der Pflicht zur Buchführung befreit.

Zurück zu den Aufbewahrungspflichten. Je nach Bedeutung der Unterlagen unter­schei­det das Steuer- und Handelsrecht über­ein­stim­mend zwi­schen zwei unter­schied­li­chen Fristen: sechs und zehn Jahre. Dokumente, die in kei­ne der bei­den Kategorien fal­len, dür­fen sofort ent­sorgt wer­den.

Das volle Programm: 10 Jahre

Webdesigner und ande­re IT-Freiberufler, die nicht zur kauf­män­ni­schen Buchführung ver­pflich­tet sind, müs­sen nur die fol­gen­den Dokumente ein Jahrzehnt lang auf­be­wah­ren:

  • die jähr­li­chen Einnahmenüberschussrechnungen und Anlagenverzeichnisse sowie
  • alle Belege über betrieb­li­che Einnahmen und Ausgaben (zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Quittungen, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltsabrechnungen) und die dazu­ge­hö­ri­gen Verträge, Arbeitsanweisungen etc.

Außerdem emp­fiehlt es sich, die Steuererklärungen und Steuerbescheide zu ver­wah­ren.

Das Kalenderjahr entscheidet

Alle Aufbewahrungsfristen wer­den grund­sätz­lich vom Ende des Kalenderjahres an gerech­net, in dem die letz­te Eintragung in das Dokument vor­ge­nom­men wor­den ist. Es kommt also nicht dar­auf an, auf wel­ches Geschäftsjahr sich die Unterlage bezieht.

Beispiel: Den Einkaufsbeleg für den 1999 ange­schaff­ten Kopierer dür­fen Sie seit 1. Januar 2010 weg­wer­fen. Die Einnahmenüberschussrechnung für das Jahr 1999, die Sie im Frühjahr 2000 erstellt haben, müs­sen Sie hin­ge­gen bis zum Jahr 2011 ver­wah­ren.

Das Kurzprogramm: 6 Jahre

Für Ihre betrieb­li­che Korrespondenz inter­es­sie­ren sich Finanzamt und Gerichte eben­falls – mit sechs Jahren ist die Aufbewahrungsfrist aber deut­lich kür­zer. Aufheben müs­sen Sie sowohl Ihre

  • ein­ge­gan­ge­nen Handels- und Geschäftsbriefe als auch
  • Kopien Ihrer ver­schick­ten Handels- und Geschäftsbriefe.

Die Form die­ser Briefe ist nicht ent­schei­dend: Die Aufbewahrungspflicht gilt für kon­ven­tio­nell gedruck­te oder geschrie­be­ne Geschäftsbriefe genau­so wie für Fax- oder E-Mail-Mitteilungen. Dabei stellt nicht nur das eigent­li­che Anschreiben einer Anfrage, eines Angebots oder Bestätigungsschreibens den Geschäftsbrief dar, son­dern auch die dazu gehö­ri­gen Anlagen (z. B. Preislisten, Lieferscheine, Kalkulationen, Zeitpläne etc.). Auch bei ein- und aus­ge­hen­den Mahnungen und Reklamationen han­delt es sich um Geschäftsbriefe, die min­des­tens sechs Jahre lang auf­be­wahrt wer­den müs­sen.

Darüber hin­aus müs­sen Sie sämt­li­che Unterlagen ver­wah­ren, die für das Verständnis der Anbahnung, Durchführung und / oder Beendigung von Aufträgen von Bedeutung gewe­sen sind oder in ande­rer Weise Auswirkungen auf die Einnahmen und Ausgaben und damit letzt­lich die Besteuerung haben kön­nen.

Der ganze Rest: Ex und hopp

Umgekehrt ist nicht jede Nachricht von und an Kunden, Lieferanten und sonstige(n) Geschäftspartner gleich ein Geschäftsbrief: Geburtstags-Glückwünsche kön­nen Sie eben­so getrost schred­dern wie Werbesendungen oder die Bestellung von kos­ten­lo­sem Infomaterial. Auch für Anfragen oder Angebote ohne Auftragsfolge sowie betrieb­li­che Interna wie Kalender, Berichte oder Besprechungsprotokolle gel­ten die Aufbewahrungsvorschriften grund­sätz­lich nicht. Sie wan­dern bei Bedarf sofort in den Reißwolf.

Mögliche Fristverlängerungen

Wichtig: Sofern ein Vorgang steu­er­lich noch nicht abschlie­ßend beschie­den ist, dür­fen Sie die betref­fen­den Unterlagen nicht ein­fach unter Verweis auf den Ablauf der all­ge­mei­nen Aufbewahrungsfristen ent­sor­gen. Während lau­fen­der Einsprüche gegen Steuerbescheide, Betriebsprüfungen oder auch steu­er­li­cher Straf- und Bußgeldverfahren ist das Vernichten von Unterlagen eben­falls unzu­läs­sig.

Reißwolf-Kandidaten 2010

Seit 1. Januar 2010 dür­fen zum Beispiel ver­nich­tet wer­den:

Diese Unterlagen dürfen Sieim Jahr 2010 entsorgen

Diese Unterlagen dür­fen Sie im Jahr 2010 ent­sor­gen

Wie und wo aufbewahren?

Niemand kann von Ihnen ver­lan­gen, dass sich Ihr Archiv in Ihrem Büro oder im Keller des­sel­ben Gebäudes befin­det. Laut Steuerrecht müs­sen die Unterlagen ledig­lich auf deut­schem Boden gela­gert wer­den. Außerdem haben Sie dafür Sorge zu tra­gen, dass Sie in ange­mes­se­ner Zeit dar­auf zugrei­fen kön­nen.

Viel wich­ti­ger ist die Frage, in wel­cher Form Dokumente zu archi­vie­ren sind. Grundsätzlich gilt:

  • Ihre Einnahmenüberschussrechnungen, Anlagenverzeichnisse sowie Ein- und Ausgangsrechnungen müs­sen Sie im Papier-Original ver­wah­ren. (Zur Erinnerung: Sofern Sie elek­tro­ni­sche Rechnungen ver­schi­cken oder erhal­ten, müs­sen sie digi­tal signiert sein.)
  • Bei den übri­gen Buchungsbelegen und Geschäftsbriefen genügt es, wenn sie in gescann­ter Form archi­viert wer­den und jeder­zeit ori­gi­nal­ge­treu les­bar gemacht wer­den kön­nen (das heißt mit dem Original “bild­lich über­ein­stim­men”).
  • Bei den sons­ti­gen Unterlagen genügt es, wenn sie mit dem Original “inhalt­lich über­ein­stim­men” (in die­sem Fall genügt also zum Beispiel die Schwarzweiß-Darstellung eines far­bi­gen Originals).

Fazit

Als Anhaltspunkt gilt: Buchungsbelege und Abschlussunterlagen sind zehn Jahre auf­zu­be­wah­ren; alle Unterlagen, die im Zusammenhang mit ein- und aus­ge­hen­den Aufträgen ste­hen oder aus ande­ren Gründen für die Besteuerung von Belang sind, müs­sen Sie sechs Jahre archi­vie­ren. Vor dem end­gül­ti­gen Großreinemachen soll­ten Sie dar­über hin­aus mit Ihrem Steuerberater und / oder Berufsverband klä­ren, ob in spe­zi­el­len Fällen noch beson­de­re Archivpflichten bestehen. Das kann bei­spiels­wei­se bei Aufträgen aus der Medizin- oder Bau-Branche der Fall sein. Ansonsten: Viel Vergnügen beim Ausmisten. (tm)

Links zum Thema

  • Steuerliche Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen § 147 Abgabenordnung
  • Handelsrechtliche Vorschriften über die Aufbewahrung von Unterlagen: § 257 HGB
  • IHK-Merkblatt: Steuerliche Aufbewahrungsfristen 2010 von A bis Z (PDF, 80 KB)

Lukas Schlömer

Lukas Schlömer ist ein pseudonymer Autor, der unter diesem Namen ausschließlich für Dr. Web schreibt.

2 Kommentare

  1. Hallo Herr Schlömer,

    vie­len Dank für die­se inter­es­san­te Aufstellung! Mich wür­de ein­mal der Vergleich der Pflichten zu denen ande­rer Länder inter­es­sie­ren. Ich weiß bspw. dass in den Staaten vie­le Kanzleien und klei­ne Firmen ihre Verwaltung über die Cloud abwi­ckeln, mit Programmen wie PracticePanther etc., und somit gera­de Aktenaufkommen ver­mei­den. Das wird hier­zu­lan­de auch kom­men, somit wird sich not­ge­drun­gen etwas ändern (müs­sen).

    Mfg
    Simon

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