Spaces. Smartes Cloud Hosting für anspruchsvolle Webprojekte. Loslegen und Spaces testen. Von Mittwald.
Dieter Petereit 17. November 2017

Auch für Designer: Ordnung ist das halbe Leben

Jeder liebt es, etwas ein­fach und schnell zu fin­den. Aber dass es für die­sen Effekt eini­ger Ordnung im Vorfeld bedarf, erfreut weit weni­ger Menschen. Ich gehö­re auch zu denen, die zu krea­ti­vem Chaos ten­die­ren.

Anders als ande­re habe ich es aller­dings inzwi­schen geschafft, ein Ordnungssystem zu erschaf­fen, das es mir erlaubt, nahe­zu alles zu nahe­zu jeder Zeit von nahe­zu jedem Ort der Welt aus wie­der­zu­fin­den. Und das ist eigent­lich ganz ein­fach.

Ich bin ein digi­ta­ler Nomade. Das bedeu­tet nicht, dass ich um die Welt rei­se und vom Strand aus arbei­te. Es bedeu­tet aller­dings, dass ich genau das auch tun könn­te, ohne etwas an mei­ner Organisation ändern zu müs­sen. Ich arbei­te, wäh­rend ich unter­wegs bin. Alles, was ich brau­che, ist ein Internetzugang, ein Smartphone und ein Laptop.

Das größte Ablagesystem der Welt, die Cloud

Meine Infrastruktur ist in der Cloud. Alle mei­ne Projektdaten befin­den sich dort. In mei­nem Falle haupt­säch­lich im OneDrive aus dem Hause Microsoft. Das liegt dar­an, dass ich Abonnent des Office 365 bin und von daher ein Terabyte Speicherplatz umsonst erhal­te. Mit den knap­pen 100 Euro, die mich das kom­plet­te Abo im Jahr kos­tet, kann ich beim Wettbewerb gera­de mal das Terabyte Speicherplatz finan­zie­ren. Bevor ich zu OneDrive wech­sel­te, war ich jah­re­lang zah­len­der Kunde bei Dropbox. Auch da war ich zufrie­den, ledig­lich der Kostenaspekt hat mich zu Microsoft wech­seln las­sen.

Den Cloudspeicher ver­wen­de ich im Sinne einer Zwei-Wege-Synchronisation. Neben meh­re­ren Arbeitsplätzen ver­fü­ge ich zudem über meh­re­re Rechner mit unter­schied­li­chen Betriebssystemen, an denen ich jeweils arbei­ten kön­nen muss. Auf allen Rechnern ist die jewei­li­ge Sync-App instal­liert, so dass mei­ne Projektdaten stets syn­chron auf allen Rechnern sind. Teilweise grei­fe ich über das Smartphone auf die Cloud-Daten zu.

Diese Vorgehensweise hat sich bis­lang aus­schließ­lich bewährt. Als mein MacBook unver­mit­telt den Geist auf­gab, war nichts ver­lo­ren. Als ich im Urlaub drin­gend einem alten Kunden hel­fen muss­te, such­te ich ledig­lich nach dem nächs­ten WLan. Die Entspannung, die das Wissen um die Verfügbarkeit der Daten zu jeder Zeit an jedem Ort mit sich bringt, ist ein wei­te­rer posi­ti­ver Faktor.

Nicht alles muss dateibasiert gespeichert werden

Anders als sich die Anbieter von Cloudspeicherplatz das wün­schen, habe ich indes nicht alle Daten nur bei einem ein­zel­nen Anbieter. Der OneDrive beinhal­tet mei­ne kom­plet­te beruf­li­che Arbeitsumgebung mit allen Projekten. Fotos indes spei­che­re ich bei Google Fotos und Musik in der iCloud. Andere spe­zi­el­le Tasks erle­di­ge ich über Apps, die wie­der­um ihre eige­ne Cloud mit­brin­gen.

Wichtige Unterlagen lege ich als PDF in Evernote ab. Hierzu abon­nier­te ich die Premium-Version, weil nur die­se auch die Volltextsuche in PDF beinhal­tet. Die jähr­lich zu zah­len­den 60 Euro haben sich seit dem Nutzungsbeginn im Jahre 2008 schon dut­zen­de Male bezahlt gemacht. Rechnungen schrei­ben und den Zahlungsverkehr erle­di­gen, wird bei mir von der Web-App LexOffice über­nom­men. Für unter 20 Euro im Monat habe ich Zahlungsein- und aus­gän­ge im Griff. Vorher ver­wen­de­te ich Billomat. Billomat ist eben­falls emp­feh­lens­wert, bie­tet aber nur die Faktura und kos­tet in etwa den glei­chen Preis wie LexOffice bei weni­ger Leistung. Da war die Sache für mich klar.

Termine ver­wal­te ich über den Google Kalender und für die Aufgabenverwaltung neh­me ich Todoist für run­de 32 Euro im Jahr. Projekte mit meh­re­ren Personen wicke­le ich über Trello ab. Trello ist die ein­zi­ge App, die ich sehr inten­siv nut­ze, ohne dafür zu bezah­len. Das liegt aber nicht an mei­ner Knauserigkeit, son­dern am Zahlungsmodell der Trellos. Ich benö­ti­ge meh­re­re Teams mit meh­re­ren Boards. Kostenfrei kannst du das pri­ma so abbil­den. Im Bezahl-Account kön­nen Personen nicht Mitglied meh­re­rer Teams sein. Das ist dann lei­der für mich nicht buch­bar.

Immer online…

Meine E-Mails lau­fen über Googlemail und auch der Google Drive kommt zum Einsatz. Tabellen und Texte, auf die mehr als ein Team-Mitglied Zugriff neh­men muss, lege ich dort an. Da ich kei­ne Organisation abbil­den muss, kom­me ich hier gar nicht erst in die Versuchung, etwa das kos­ten­pflich­ti­ge Google Apps buchen zu müs­sen. Kreativ ver­wen­de ich Adobes Creative Cloud, aller­dings ohne den ent­hal­te­nen Speicherplatz zu nut­zen. Alle mei­ne Projekte lan­den bei OneDrive.

Bürokratische Dateiablage ist essentiell

Kommen wir zurück zur Dateiablage in mei­nem OneDrive (oder dei­ner Dropbox oder Box.net oder was auch immer). Auch wenn uns moder­ne Betriebssysteme davon über­zeu­gen wol­len, dass Dateiablage vir­tu­ell ist, also auch über blo­ße Verknüpfungen und Tagging ohne kon­kre­te Ablagestrukturen abge­wi­ckelt wer­den kann, lege ich Wert dar­auf, kon­ser­va­ti­ve Ablagesysteme zu ver­wen­den. Es ist nicht so, dass ich die schlau­en Finder von Windows und macOS nicht schon aus­pro­biert hät­te, schnel­ler und prä­zi­ser war ich jedoch stets mit mei­nen eige­nen Ordner- und Dateistrukturen.

In mei­nem OneDrive gibt es Hauptordner, die grob das Tätigkeitsfeld umrei­ßen, mit dem sich die Ordnerinhalte befas­sen. So heißt eines etwa – du denkst es dir schon – “Design”. Innerhalb des Designordners fin­den sich heut­zu­ta­ge direkt die Projektordner. Früher hat­te ich mit Jahresordnern expe­ri­men­tiert, in denen dann erst die Projektordner folg­ten. Noch frü­her ver­such­te ich nach Art der Arbeit zu sor­tie­ren, also gab es da Ordner für Logos, Flyer etc. Schmerzhaft habe ich erfah­ren, dass die Sortierung nach Projekten, was in mei­nem Falle zumeist auch der Sortierung nach Kunden ent­spricht, weit­aus plau­si­bler ist, weil ein und der­sel­be Kunde durch­aus in ver­schie­de­nen Jahren ver­schie­de­ne Arbeiten beauf­tra­gen kann. Da ergibt es Sinn, alle Dateien, die einen Kunden betref­fen, in einem Hauptordner zu sam­meln. Erst inner­halb des Kunden- oder Projektordners gibt es dann Unterordner, die etwa Imageflyer oder Logodesign hei­ßen.

Die Dateinamen begin­nen immer mit dem Datum in eng­li­scher Schreibweise, also für den 14. November 2017 mit 11142017. Danach folgt ein Unterstrich und ein spre­chen­der Name, wie­der­um gefolgt von einer Versionsangabe. Das könn­te dann so aus­se­hen: 11142017_microsite-produktx_ver-1.html (oder wel­che Erweiterung halt gefor­dert ist). Ich räu­me ein, dass das System sehr büro­kra­tisch aus­sieht und stets Disziplin erfor­dert, aber auf die­se Weise fin­de ich Dateien stets zuver­läs­sig und schnell wie­der. Dateinamen schrei­be ich übri­gens immer klein, sowie ohne Leer- und Sonderzeichen, wie etwa Umlaute. Mindestens, wenn es dar­um geht, Dateien online bereit­zu­stel­len, etwa im Web, bewährt sich die­se Angewohnheit schnell.

So unter­schei­den etwa Webserver auf Basis eines Unix-Derivates (also im Grunde fast alle) strikt nach Groß- und Kleinschreibung. Das geht soweit, dass es auf einem Unix-Server zwei ver­schie­de­ne Dateien geben kann, die etwa INDEX.html und index.html hei­ßen. Das wäre unter Windows nicht mög­lich. Die Verfügbarkeit ande­rer Zeichen ist unter ande­rem davon abhän­gig, ob UTF-8 kor­rekt imple­men­tiert ist, was du im Vorfeld nicht wirk­lich wis­sen wirst. Merk dir ein­fach: Mit Kleinbuchstaben und ohne Sonderzeichen mit Ausnahme von Binde- und Unterstrich fährst du auf der ganz siche­ren Seite.

Alte Aufträge neh­me ich aus der Ordnerstruktur und archi­vie­re sie als Zip. So wird der Dateibestand noch­mal über­sicht­li­cher und ich habe durch die Speicherung als Zip jeder­zeit die Möglichkeit, den Auftrag durch Entpacken in die alte Ordnerstruktur zu brin­gen und erneut zu ver­wen­den. Faktisch ist das in den letz­ten zehn Jahren unge­fähr ein ein­zi­ges Mal vor­ge­kom­men.

Analog nur, wo es erforderlich ist

Das papier­lo­se Büro ist eine Utopie, die uns seit fast drei­ßig Jahren als fast schon da prä­sen­tiert wird. Meine Erfahrungen zei­gen, dass das Quatsch ist und sicher­lich auch blei­ben wird. Natürlich hat sich über die letz­ten drei Jahrzehnte sehr viel ins Digitale ver­la­gert, voll­stän­dig ohne Papier kom­me ich jedoch auch in 2017 nicht aus. Hier set­ze ich dann auf pro­fes­sio­nel­le Ablagesysteme aus dem Bürofachhandel.

Analoge Ablagesysteme gibt es in jedem gut sor­tier­ten Fachhandel, hier: kaiserkraft.de (Screenshot: Dr. Web)

Mit Vorliebe ver­wen­de ich farb­ko­dier­te Ablagen. So neh­me ich etwa kom­plett gel­be Ordner für den einen und kom­plett blaue Ordner für einen ande­ren Zweck her. Korrespondierend zu den Ordnerfarben ver­hal­ten sich Ablagekörbe und Sortiermappen. Ich bin halt ein visu­el­ler Typ.

Die Zeiten, in der ich ohne Locher und Hefter aus­kom­men wer­de, sind in wei­ter Ferne, wenn denn über­haupt je zu sehen. Gerade Angelegenheiten, die ganz aktu­ell zu bear­bei­ten sind, habe ich doch ganz ger­ne in papier­ner Form vor mir lie­gen. Die Szene aus “Minority Report”, in der Tom Cruise vir­tu­ell in der Luft durch Akten blät­tert, hat bei mir schon damals Antipathien aus­ge­löst und auch 15 Jahre spä­ter ist mir die Vorstellung nicht ange­neh­mer gewor­den.

Wie orga­ni­sierst du dei­ne Daten, sei es auf totem Holz oder in Form elek­tri­scher Impulse?

Dieter Petereit

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren in der IT daheim. Seit Anfang des neuen Jahrtausends schreibt er für diverse Medien, hauptsächlich zu den Themenfeldern Technik und Design.

16 Kommentare

  1. Habe mir mitt­ler­wei­le ange­wöhnt auch die guten alten Notizzettel ein­zu­scan­nen und in den Dropbox-Kundenordner zum jewei­li­gen Projekt “abzu­le­gen”. Damit bin ich beim Außer-Haus-Termin auf jeden Notfall vor­be­rei­tet. Somit sieht ein Kundenordner so aus:

    Mustermann, Max
    > 2018-01 Wickelfalzflyer Winterfest
    » Vorlagen
    » Notizen
    » Entwürfe
    » Bestelldateien

    Seit mitt­ler­wei­le 20 Jahren bewähr­tes System – wenn auch frü­her ohne Cloud ;-)

  2. “Als ich im Urlaub drin­gend einem alten Kunden hel­fen muss­te, …”

    Wenn ich sowas immer lese … mag ja drin­gend sein und evtl auch ein alter treu­er Kunde – aber Urlaub ist Urlaub, Punkt.

  3. … und Deine Kunden haben alle wirk­sam ein­ge­wil­ligt, dass ihre Daten bei ame­ri­ka­ni­schen Anbietern für die­se durch­such­bar abge­legt wer­den? Oder ver­wen­dest Du zur Ablage der Daten auf frem­den Computern (“in der Cloud”) ein Verschlüsselungsprogramm wie Boxcryptor oder Cryptomator?

    • In der Tat ver­wen­de ich auch Boxcryptor, aber nicht für die Standard-Ablage. Denn 1. sind es mei­ne Daten und nicht die der Kunden und 2. bin ich Webdesigner und nicht Steuerberater.

      • Nun ja, nicht ganz. 1. Ich gehe davon aus, dass dei­ne Kunden dir Daten für die Erstellung der Webseite(Fotos, Grafiken, Texte …) zur Verfügung stel­len. In die­sem Fall sind es nicht „dei­ne“ Daten. Und 2. ist es mei­nes Wissens voll­kom­men uner­heb­lich wel­che Tätigkeit du aus­übst. Ich den­ke, auch als Webdesigner muss man sich an Datenschutzgesetze hal­ten, oder?

  4. Gelesen, akt­zep­tiert und gewun­dert.
    Gibt es einen logi­schen Grund die Dateien nach dem genann­ten Muster zube­nen­nen (MMTTYYYY) oder wan­dern alle Ordner zum 01.01. kon­se­quent in die Archivierungs-Zips?
    Eien Chronologische Anordnung ergibt sich doch nur beim YYYMMTT.

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