Dieter Petereit 17. November 2017

Auch für Designer: Ordnung ist das halbe Leben

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren...

Jeder liebt es, etwas einfach und schnell zu finden. Aber dass es für diesen Effekt einiger Ordnung im Vorfeld bedarf, erfreut weit weniger Menschen. Ich gehöre auch zu denen, die zu kreativem Chaos tendieren.

Anders als andere habe ich es allerdings inzwischen geschafft, ein Ordnungssystem zu erschaffen, das es mir erlaubt, nahezu alles zu nahezu jeder Zeit von nahezu jedem Ort der Welt aus wiederzufinden. Und das ist eigentlich ganz einfach.

Ich bin ein digitaler Nomade. Das bedeutet nicht, dass ich um die Welt reise und vom Strand aus arbeite. Es bedeutet allerdings, dass ich genau das auch tun könnte, ohne etwas an meiner Organisation ändern zu müssen. Ich arbeite, während ich unterwegs bin. Alles, was ich brauche, ist ein Internetzugang, ein Smartphone und ein Laptop.

Das größte Ablagesystem der Welt, die Cloud

Meine Infrastruktur ist in der Cloud. Alle meine Projektdaten befinden sich dort. In meinem Falle hauptsächlich im OneDrive aus dem Hause Microsoft. Das liegt daran, dass ich Abonnent des Office 365 bin und von daher ein Terabyte Speicherplatz umsonst erhalte. Mit den knappen 100 Euro, die mich das komplette Abo im Jahr kostet, kann ich beim Wettbewerb gerade mal das Terabyte Speicherplatz finanzieren. Bevor ich zu OneDrive wechselte, war ich jahrelang zahlender Kunde bei Dropbox. Auch da war ich zufrieden, lediglich der Kostenaspekt hat mich zu Microsoft wechseln lassen.

Den Cloudspeicher verwende ich im Sinne einer Zwei-Wege-Synchronisation. Neben mehreren Arbeitsplätzen verfüge ich zudem über mehrere Rechner mit unterschiedlichen Betriebssystemen, an denen ich jeweils arbeiten können muss. Auf allen Rechnern ist die jeweilige Sync-App installiert, so dass meine Projektdaten stets synchron auf allen Rechnern sind. Teilweise greife ich über das Smartphone auf die Cloud-Daten zu.

Diese Vorgehensweise hat sich bislang ausschließlich bewährt. Als mein MacBook unvermittelt den Geist aufgab, war nichts verloren. Als ich im Urlaub dringend einem alten Kunden helfen musste, suchte ich lediglich nach dem nächsten WLan. Die Entspannung, die das Wissen um die Verfügbarkeit der Daten zu jeder Zeit an jedem Ort mit sich bringt, ist ein weiterer positiver Faktor.

Nicht alles muss dateibasiert gespeichert werden

Anders als sich die Anbieter von Cloudspeicherplatz das wünschen, habe ich indes nicht alle Daten nur bei einem einzelnen Anbieter. Der OneDrive beinhaltet meine komplette berufliche Arbeitsumgebung mit allen Projekten. Fotos indes speichere ich bei Google Fotos und Musik in der iCloud. Andere spezielle Tasks erledige ich über Apps, die wiederum ihre eigene Cloud mitbringen.

Wichtige Unterlagen lege ich als PDF in Evernote ab. Hierzu abonnierte ich die Premium-Version, weil nur diese auch die Volltextsuche in PDF beinhaltet. Die jährlich zu zahlenden 60 Euro haben sich seit dem Nutzungsbeginn im Jahre 2008 schon dutzende Male bezahlt gemacht. Rechnungen schreiben und den Zahlungsverkehr erledigen, wird bei mir von der Web-App LexOffice übernommen. Für unter 20 Euro im Monat habe ich Zahlungsein- und ausgänge im Griff. Vorher verwendete ich Billomat. Billomat ist ebenfalls empfehlenswert, bietet aber nur die Faktura und kostet in etwa den gleichen Preis wie LexOffice bei weniger Leistung. Da war die Sache für mich klar.

Termine verwalte ich über den Google Kalender und für die Aufgabenverwaltung nehme ich Todoist für runde 32 Euro im Jahr. Projekte mit mehreren Personen wickele ich über Trello ab. Trello ist die einzige App, die ich sehr intensiv nutze, ohne dafür zu bezahlen. Das liegt aber nicht an meiner Knauserigkeit, sondern am Zahlungsmodell der Trellos. Ich benötige mehrere Teams mit mehreren Boards. Kostenfrei kannst du das prima so abbilden. Im Bezahl-Account können Personen nicht Mitglied mehrerer Teams sein. Das ist dann leider für mich nicht buchbar.

Immer online…

Meine E-Mails laufen über Googlemail und auch der Google Drive kommt zum Einsatz. Tabellen und Texte, auf die mehr als ein Team-Mitglied Zugriff nehmen muss, lege ich dort an. Da ich keine Organisation abbilden muss, komme ich hier gar nicht erst in die Versuchung, etwa das kostenpflichtige Google Apps buchen zu müssen. Kreativ verwende ich Adobes Creative Cloud, allerdings ohne den enthaltenen Speicherplatz zu nutzen. Alle meine Projekte landen bei OneDrive.

Bürokratische Dateiablage ist essentiell

Kommen wir zurück zur Dateiablage in meinem OneDrive (oder deiner Dropbox oder Box.net oder was auch immer). Auch wenn uns moderne Betriebssysteme davon überzeugen wollen, dass Dateiablage virtuell ist, also auch über bloße Verknüpfungen und Tagging ohne konkrete Ablagestrukturen abgewickelt werden kann, lege ich Wert darauf, konservative Ablagesysteme zu verwenden. Es ist nicht so, dass ich die schlauen Finder von Windows und macOS nicht schon ausprobiert hätte, schneller und präziser war ich jedoch stets mit meinen eigenen Ordner- und Dateistrukturen.

In meinem OneDrive gibt es Hauptordner, die grob das Tätigkeitsfeld umreißen, mit dem sich die Ordnerinhalte befassen. So heißt eines etwa – du denkst es dir schon – „Design“. Innerhalb des Designordners finden sich heutzutage direkt die Projektordner. Früher hatte ich mit Jahresordnern experimentiert, in denen dann erst die Projektordner folgten. Noch früher versuchte ich nach Art der Arbeit zu sortieren, also gab es da Ordner für Logos, Flyer etc. Schmerzhaft habe ich erfahren, dass die Sortierung nach Projekten, was in meinem Falle zumeist auch der Sortierung nach Kunden entspricht, weitaus plausibler ist, weil ein und derselbe Kunde durchaus in verschiedenen Jahren verschiedene Arbeiten beauftragen kann. Da ergibt es Sinn, alle Dateien, die einen Kunden betreffen, in einem Hauptordner zu sammeln. Erst innerhalb des Kunden- oder Projektordners gibt es dann Unterordner, die etwa Imageflyer oder Logodesign heißen.

Die Dateinamen beginnen immer mit dem Datum in englischer Schreibweise, also für den 14. November 2017 mit 11142017. Danach folgt ein Unterstrich und ein sprechender Name, wiederum gefolgt von einer Versionsangabe. Das könnte dann so aussehen: 11142017_microsite-produktx_ver-1.html (oder welche Erweiterung halt gefordert ist). Ich räume ein, dass das System sehr bürokratisch aussieht und stets Disziplin erfordert, aber auf diese Weise finde ich Dateien stets zuverlässig und schnell wieder. Dateinamen schreibe ich übrigens immer klein, sowie ohne Leer- und Sonderzeichen, wie etwa Umlaute. Mindestens, wenn es darum geht, Dateien online bereitzustellen, etwa im Web, bewährt sich diese Angewohnheit schnell.

So unterscheiden etwa Webserver auf Basis eines Unix-Derivates (also im Grunde fast alle) strikt nach Groß- und Kleinschreibung. Das geht soweit, dass es auf einem Unix-Server zwei verschiedene Dateien geben kann, die etwa INDEX.html und index.html heißen. Das wäre unter Windows nicht möglich. Die Verfügbarkeit anderer Zeichen ist unter anderem davon abhängig, ob UTF-8 korrekt implementiert ist, was du im Vorfeld nicht wirklich wissen wirst. Merk dir einfach: Mit Kleinbuchstaben und ohne Sonderzeichen mit Ausnahme von Binde- und Unterstrich fährst du auf der ganz sicheren Seite.

Alte Aufträge nehme ich aus der Ordnerstruktur und archiviere sie als Zip. So wird der Dateibestand nochmal übersichtlicher und ich habe durch die Speicherung als Zip jederzeit die Möglichkeit, den Auftrag durch Entpacken in die alte Ordnerstruktur zu bringen und erneut zu verwenden. Faktisch ist das in den letzten zehn Jahren ungefähr ein einziges Mal vorgekommen.

Analog nur, wo es erforderlich ist

Das papierlose Büro ist eine Utopie, die uns seit fast dreißig Jahren als fast schon da präsentiert wird. Meine Erfahrungen zeigen, dass das Quatsch ist und sicherlich auch bleiben wird. Natürlich hat sich über die letzten drei Jahrzehnte sehr viel ins Digitale verlagert, vollständig ohne Papier komme ich jedoch auch in 2017 nicht aus. Hier setze ich dann auf professionelle Ablagesysteme aus dem Bürofachhandel.

Analoge Ablagesysteme gibt es in jedem gut sortierten Fachhandel, hier: kaiserkraft.de (Screenshot: Dr. Web)

Mit Vorliebe verwende ich farbkodierte Ablagen. So nehme ich etwa komplett gelbe Ordner für den einen und komplett blaue Ordner für einen anderen Zweck her. Korrespondierend zu den Ordnerfarben verhalten sich Ablagekörbe und Sortiermappen. Ich bin halt ein visueller Typ.

Die Zeiten, in der ich ohne Locher und Hefter auskommen werde, sind in weiter Ferne, wenn denn überhaupt je zu sehen. Gerade Angelegenheiten, die ganz aktuell zu bearbeiten sind, habe ich doch ganz gerne in papierner Form vor mir liegen. Die Szene aus „Minority Report“, in der Tom Cruise virtuell in der Luft durch Akten blättert, hat bei mir schon damals Antipathien ausgelöst und auch 15 Jahre später ist mir die Vorstellung nicht angenehmer geworden.

Wie organisierst du deine Daten, sei es auf totem Holz oder in Form elektrischer Impulse?

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren in der IT daheim. Seit Anfang des neuen Jahrtausends schreibt er für diverse Medien, hauptsächlich zu den Themenfeldern Technik und Design. Man findet ihn auch auf Twitter und Google+.

16 Kommentare

  1. Habe mir mittlerweile angewöhnt auch die guten alten Notizzettel einzuscannen und in den Dropbox-Kundenordner zum jeweiligen Projekt „abzulegen“. Damit bin ich beim Außer-Haus-Termin auf jeden Notfall vorbereitet. Somit sieht ein Kundenordner so aus:

    Mustermann, Max
    > 2018-01 Wickelfalzflyer Winterfest
    >> Vorlagen
    >> Notizen
    >> Entwürfe
    >> Bestelldateien

    Seit mittlerweile 20 Jahren bewährtes System – wenn auch früher ohne Cloud 😉

  2. „Als ich im Urlaub dringend einem alten Kunden helfen musste, …“

    Wenn ich sowas immer lese … mag ja dringend sein und evtl auch ein alter treuer Kunde – aber Urlaub ist Urlaub, Punkt.

    1. Schön für Dich, wenn Du es Dir leisten kannst, aber es gibt Leute, die es nicht können oder vielleicht sogar – warum auch immer – nicht wollen. Doppelpunkt.

  3. … und Deine Kunden haben alle wirksam eingewilligt, dass ihre Daten bei amerikanischen Anbietern für diese durchsuchbar abgelegt werden? Oder verwendest Du zur Ablage der Daten auf fremden Computern („in der Cloud“) ein Verschlüsselungsprogramm wie Boxcryptor oder Cryptomator?

      1. Nun ja, nicht ganz. 1. Ich gehe davon aus, dass deine Kunden dir Daten für die Erstellung der Webseite(Fotos, Grafiken, Texte …) zur Verfügung stellen. In diesem Fall sind es nicht „deine“ Daten. Und 2. ist es meines Wissens vollkommen unerheblich welche Tätigkeit du ausübst. Ich denke, auch als Webdesigner muss man sich an Datenschutzgesetze halten, oder?

  4. Gelesen, aktzeptiert und gewundert.
    Gibt es einen logischen Grund die Dateien nach dem genannten Muster zubenennen (MMTTYYYY) oder wandern alle Ordner zum 01.01. konsequent in die Archivierungs-Zips?
    Eien Chronologische Anordnung ergibt sich doch nur beim YYYMMTT.

    1. Jahr/Monat/Tag (ggf. Stunde/Minute/Irgendwas) ist – für mich auch – das bessere System. Ich kann Dir innerhalb einer Minute sagen, wie hoch meine Telekom-Rechnung im November 2000 war. 219,90 DM 😉

      1. Die Jahres-Ordner mache ich natürlich auch. Die Jahreszahl im Dateinamen ist dennoch gut, wenn ein Dokument mal in der freien Wildbahn, ausserhalb des chronologischen Archivs, herum schwirrt.

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