Vom druckbaren Handbuch bis zum Multimedia-Online-Manual – Adobe Technical Communication Suite ist die professionelle Lösung für multilinguale Anwendungsdokumentationen. Satz und Layout mit FrameMaker 8, grafisch hochwertige On- und Offline-Hilfesysteme mit RoboHelp 7, Aktionen akustisch und visuell erklären mit der E-Learning-Plattform Captivate 3, Screenshots mit RoboCapture – spezialisierte Tools für jeden, der neue Wege der Dokumentationsarbeit kennen lernen möchte. Vernetzt arbeiten Autoren, Layouter, Grafiker und Übersetzer zusammen und behalten Übersicht während des gesamten Dokumentationsprojekts.
Das Erstellen von Anwendungsdokumentationen hat das Negativ-Image, nebensächlich, zeitaufwändig und ständig überarbeitungsbedürftig zu sein. Zum Teil treffen die Vorurteile zu, dennoch kann kein Unternehmen darauf verzichten, Benutzerhandbuch, Manual oder Bedienungsanleitung, zudem in der jeweiligen Landessprache, seinen Produkten beizufügen. Je komplizierter und vielfältiger das Produkt ist, desto höher sind die Anforderungen an eine fachlich versierte, sachlich vollständige und verständliche Anwendungsdokumentation. Schließlich führt sie den Leser in die Bedienung und in die Nutzung ein. Anwendungsdokumentationen sind überall dort gefordert, wo Menschen eines schnellen Überblicks und detaillierter Informationen bedürfen, um sich in ein neues Gerät, eine neue Anwendung gezielt und umfassend einzuarbeiten.
Eine Anwendungsdokumentation wird nicht nur während der ersten Lernphase genutzt, um sich mit dem Handling vertraut zu machen, sondern sie dient als Nachschlagewerk, das immer dann zur Verfügung steht, wenn Wissen überprüft oder Neues erlernt werden soll. Adobe hat nun mit der Technical Communication Suite eine integrierte Anwendungsumgebung herausgebracht, die den heutigen Dokumentationsprozessen eine zielgerichtete Struktur gibt. Durch das Zusammenspiel der Softwarelösungen FrameMaker 8, Robohelp 7, Captivate 3 und Acrobat 3D Version 8 entstand eine vielseitige Dokumentationslösung, die auf dem weltweiten IT-Markt bislang einzigartig ist.
So wird das Erstellen von Print- und Online-Manuals dynamischer und somit einfacher, indem Autoren, Grafiker, Webdesigner, Setzer und Lektoren im Team an der Erstellung einer Dokumentation zusammenarbeiten. Vom Layout- und Satzwerkzeug (FrameMaker), über die Ausgabe in verschiedenen webspezifischen und Onlinehilfe-Formaten (Robohelp), bis hin zur Erstellung animierter Lernumgebungen (Captivate) fasst die Adobe Technical Communication Suite anspruchsvolle Softwaremodule zusammen, die zum Erstellen von Dokumentationen heute und in Zukunft unerlässlich sind. Möglich geworden ist die Schaffung dieses mehrere Gigabyte großen Softwarepakets durch Adobes Schlagzeilen machenden Schachzug, dem Erwerb von Macromedia. So gelangte Robohelp in Softwareverbund, womit sämtliche Prozesse der Dokumentationserstellung in geordneten Bahnen verlaufen können.
Zunächst ungewisse Zukunft für FrameMaker und RoboHelp
Dass es zu einer Technical Communication Suite kommen konnte, ähnelte einem Vabanquespiel. 2007 vernahm man Gerüchte, dass Adobe die Produktion von FrameMaker als auch von Robohelp einstellen würde. Adobe entschied sich für eine Fortsetzung dokumentationsrelevanter Produktreihen, auch deswegen, weil Proteste von Beschäftigten in und mit der Dokumentation beim Hersteller eintrafen. Hätte sich Adobe anders entschieden, würden FrameMaker und Robohelp, damals noch von verschiedenen Anbietern aufgelegt, bei der Dokumentationserstellung entschieden fehlen. Dokumentationsersteller müssten auf andere Softwarelösungen ausweichen bzw. sich auf alternative Softwarelösungen umstellen, die lange nicht diese komplexe Nützlichkeit bieten wie die Technical Communication Suite.
Anschaffungskosten, Installation und Sprachenauswahl
Für rund 1.100 Euro verkauft Adobe die Technical Communication Suite, die in Deutsch, Englisch oder Französisch installiert werden kann. Zum recht erträglichen Produktpreis erhält der Anwender eine mehr als zwei Gigabyte großer Datei, deren Einrichtung etwa eine Stunde dauert.
Der Dokumentationsprozess startet mit FrameMaker 8
Der erste Schritt der Dokumentationsarbeit ist das Erstellen eines Layouts für eine Dokumentation, ein Buch, das aus mehreren Kapiteln besteht. Wer FrameMaker nicht einsetzen mag, ist auf andere Anwendungen verwiesen, mit denen auch lange, strukturierte Dokumente erstellt werden können (wie z.B. Microsoft Word, Adobe Indesign oder QuarkXPress). Häufig verfügen die Konkurrenten nicht über Features, die schon Vorgängerversionen von FrameMaker zur Verfügung stellten und die FrameMaker 8 nun in die Technical Communication Suite einbringt.
Um die Vorteile von FrameMaker aufzuzählen, reichen zehn Finger nicht aus. Hier sind einige davon:
- Kapitelweise Erstellung von Dokumenten mit mehreren hundert/tausend Seiten Umfang
- Übersichtliche Gestaltung von Absatz- und Zeichenformaten
- Erstellen strukturierter XML-Dokumente mit DTD (Dokument Type Definition) und EDD (Element Definition Document)
- Erstellen von Inhaltverzeichnis und Index
- Verlässliche Kontrolle des Text- und Bildflusses
- HTML-Ausgabe mit Verlinkungen (Querverweisen)
Multimediale Dokumentation mit Captivate 3
Schon hier sei darauf hingewiesen, dass der Dokumentationsprozess anders aufgebaut werden kann, wenn nicht mehr als Ergebnis die druckbare Dokumentation im Vordergrund steht. Mit Captivate 3 visualisiert man einzelne Szenen einen Dokumentation, sodass sie vom Nutzer am Bildschirm nachvollzogen werden können, als sähe er/sie einen Film an.
Zunächst sind es die bewährten Funktionen, die FrameMaker zur Dokumentationsarbeit zur Verfügung stellt und die Dokumentautoren und -layouter ansprechen. Häufiges Ziel ist und war es, aus der Dokumentation mit FrameMaker ein druck- und vervielfältigbares Buch zu erstellen, das in Kapiteln aufgeteilt, mit Inhaltsverzeichnis und Index ausgestattet ist.
Dokumentationsarbeit im Wandel
Der Trend zur gedruckten Dokumentation hat sich in den letzten Jahren besonders im Softwarebereich gewandelt. Bei welchem Nutzer äußert sich kein Unbehagen, wenn er oder sie dickleibige Dokumentationen zur Hand nehmen muss, um Neues kennen zu lernen oder komplizierte Sachverhalte nachzuvollziehen? Wenn es sich nicht gerade um Rasierapparat oder Waschmaschine handelt, sollten die tiefer gehenden Informationen über eine Softwareanwendung am Desktop in Form einer PDF-Datei oder einer instruktiven Webseite verfügbar sein. Auf die gedruckte Dokumentation als Beilage kann dennoch nicht verzichtet werden, um Allgemeines und Rechtliches darzulegen oder Anweisungen für die Installation zu geben.
Das Erstellen von druckbarem Handbuch, PDF- und Webseitenausgabe zeigen, dass die Ansprüche an eine benutzerfreundliche Dokumentationserstellung sehr vielseitig ausfallen und in den letzten Jahren ständig gewachsen sind.
Dokumentationsarbeit im Team
Der Dokumentationsautor, der Technical Writer, kann längst nicht mehr der Einzelne sein, der die Dokumentation von der ersten Version bis zur finalen Fertigstellung betreut. Dokumentationsarbeit ist heute die Aufgabe von Teams, deren Mitglieder unterschiedliche Aufgaben übernehmen.
Die Technical Communication Suite stellt die Grundlagen zur Verfügung, damit ein spezialisiertes Team Dokumentationsarbeit erledigen kann. So könnten sich Dokumentationsprozesse heute und in Zukunft gestalten: Während der Dokumentationsautor mit dem Verfassen und Bearbeiten des Dokumentationstextes beschäftigt ist, richtet der Layouter es für den Satz ein, nummeriert die Kapitel, generiert Inhaltsverzeichnis und Index. Der Dokumentationsautor hält Kontakt mit den Programmierern, arbeitet Neues in die Dokumentation ein und streicht Veraltetes, Überholtes. Bis eine Dokumentation erstmalig ausgabereif ist, kann eine lange Zeit verstreichen. Schließlich muss in diesem Zeitraum nicht nur informativer und lesefreundlicher Text verfasste werden, sondern die Dokumentation muss auch bebildert werden. Und zwar so, dass der Leser/Betrachter visuell nachvollziehen kann, wie einzelne Aktionen ausgeführt werden. Die anwendungsnahe Bilderstellung ist ein essentieller Aspekt der Dokumentationsarbeit und gehört in der Regel zum Aufgabenbereich des Dokumentationsautors, aber auch Anwendungsgrafiker sind gefragt.
RoboScreenCapture für Bildschirmausschnitte
Um Bildschirmausschnitte (Screenshots) von der dokumentierten Anwendung zu nehmen, enthält Adobes Technical Communication Suite als Zusatz-Tool Robo ScreenCapture. Es zeichnet nicht nur einzelne Bildschirmausschnitte in unterschiedlichen Formaten (Rechteck, Oval, Freihand) auf und lässt sie abspeichern in verschiedenen grafikspezifischen Dateiformaten. Es erstellt auch Bildserien, die per Spracheingabe dokumentiert werden können. Ein weiteres Indiz dafür, wie sehr sich Dokumentationsarbeit wandelt und wie die Prozesse beschleunigt werden, wenn Dokumentationstools aufeinander abgestimmt zusammen arbeiten.
DITA – strukturierte Dokumentationen erstellen
Eine famose Einbringung von FrameMaker 8 ist die neue Dokumentationssprache DITA (Darwin Information Typing Architecture). DITA basiert auf XML (Extensible Markup Language) und erstellt strukturierte Dokumente, indem Inhalte in Bausteine (Themen) aufgegliedert werden. Das Erstellen von strukturierten Dokumenten mit baumartiger Informationsgliederung wird schon seit Jahren bei vielseitigen Dokumenten verwandt. Neu ist, dass DITA-Strukturen auf die Erstellung von Online-Dokumentationen ausgelegt sind und damit vorteilhafter die Kluft zwischen gedruckter und webbasierter Dokumentation überwinden. FrameMaker verfügt über reichlich Exportfilter, sodass auch HTML-Formate ausgegeben werden können. Um aus FrameMaker heraus, untereinander verlinkte und navigierbare HTML-Dokumente zu erstellen, braucht es Fachkenntnis. Die Verlinkung des Dokuments könnte auch mit RoboHelp durchgeführt werden. Die Dokumentation wird praktisch wie eine Website aufgebaut und kann mit einem HTML-Editor nachbearbeitet und mit dem Browser veröffentlicht werden.
Robohelp 7
Schneller und zielsicherer wird der Arbeitsschritt durch die Einbeziehung von RoboHelp 7. Um den Dokumentationstext nach RoboHelp zu übertragen, empfiehlt sich das .mif-Format, aber auch andere Konvertierungsformate wie .doc (für Word-Dateien) oder .xml sind nutzbar.
RoboHelp stellt dem Anwender unterschiedliche Ausgabeformate zur Verfügung, in die eine Dokumentation konvertiert werden kann. Das Ergebnis besteht in der Ausgabe eines integrierten Layouts für eine Onlinehilfe, deren zentrale Merkmale das Inhaltsverzeichnis, der Index und der durchgliederte Dokumentationstext sind. Das Erstellen, die Verlinkung von Inhaltsverzeichnis und Index führt Robohelp automatisch aus. Innerhalb vom wenigen Minuten konvertiert RoboHelp den Wortlaut der Dokumentation in eine Onlinehilfe, die zudem korrekt bebildert dargestellt wird. Damit die Onlinehilfe sich so darstellt, wie sie konzipiert worden ist, muss eine ganze Menge Einstellungsarbeit geleistet werden. So müssen Querverweise (Links) manuell definiert werden, damit sie auch entsprechende Passagen der Online-Dokumentation miteinander verlinken.
Verschiedene Onlinehilfe-Formate
RoboHelp 7 wandelt Dokumente in folgende Onlinehilfe-Formate um:
WebHelp
Mit WebHelp können Onlinehilfen für Windows und webbasierte Systeme erstellt werden. Um das WebHelp-Format anzuwenden, wird kein Server vorausgesetzt.
Dies hat zur Folge, dass WebHelp-Dateien recht umfangreich sein können, weil Bilder in die Datei eingebunden und nicht verknüpft sein müssen. Dennoch ist WebHelp ein Standardformat, das unter vielen Browsern, auf verschiedenen Betriebssystemen lauffähig ist. Das WebHelp-Format bietet sich dann an, wenn eine einzelne Datei als Onlinehilfe in eine Anwendung integriert werden soll.
WebHelp Pro
WebHelp Pro ist ein serverbasiertes Format, das zum Einsatz kommen kann, wenn die Onlinehilfe aus mehreren Dateien bestehet. Mit WebHelp Pro werden Hilfedateien für webbasierte- und Windows-Anwendungen erstellt. Wie WebHelp ist WebHelp Pro unter verschiedenen Browsern und Betriebssystemen ausführbar und bietet einige zusätzliche Funktionen, Navigation und Darstellung der Onlinehilfe betreffend.
FlashHelp
FlashHelp muss als Weiterentwicklung von WebHelp angesehen werden. Es bringt vor allem grafisch-multimediale Effekte in die Onlinehilfe. FlashHelp ist ein sehr fortschrittliches Format für Onlinehilfen (Desktopanwendungen), das unter vielen verschiedenen Browsern und Betriebssystemen eingesetzt werden kann. Damit ist es geeignet für die Erstellung von Hilfedateien mit multimedialen Eigenschaften.
FlashHelp Pro
FlashHelp Pro ist ein serverbasiertes Onlinehilfe-Format, das dann zum Einsatz kommen sollte, wenn langsame oder durch Firewall gehemmte Verbindungen die Übertragung stören können. Im Prinzip kann FlashHelp Pro so flexibel eingesetzt werden wie FlashHelp, mit dem Unterschied, dass voluminöse Dokumentationen (Onlinehilfen) durch FlashHelp Pro Serverunterstützung erhalten.
HTMLHelp
HTMLHelp erfüllt reduzierte Ansprüche. Es ist nur sinnvoll anzuwenden, wenn der InternetExplorer auf einem Windows-System(32bit) installiert ist. Damit sind die Möglichkeiten der Darstellung einer HTMLHelp-Hilfedatei sehr eingeschränkt und nur für spezielle Desktopanwendungen zu gebrauchen.
Benutzerdefiniert
Es wird eine Projektvorlage für die Ausgabe der Onlinehilfedatei mit benutzerdefinierten Eigenschaften erstellt. Diese Eigenschaften (Farbwahl, Schriften, Formate) können jederzeit geändert werden, um der Onlinehilfedatei eine besonders ausgewählte und eingestellte Anmutung zu geben.
Hinweis: Die Serverunterstützung ist bei Onlinehilfen auf jeden Fall ein Vorteil, denn die verlinkte Onlinehilfe kann vom Server des Herstellers abgerufen und im Webbrowser angezeigt werden. Die Desktopanwendung braucht nur einen Hyperlink (und nicht die gesamte Dokumentation zu enthalten). Dieser Hyperlink verweist auf den entfernten Server, von dem benötigte Kapitel und Informationen aus der Onlinehilfe abgerufen und mit dem Browser, auf dem Desktop angezeigt werden können. Dass die Hilfedatei nicht direkt in die Desktopanwendung integriert zu werden braucht und stattdessen verlinkt auf einem entfernten Server abholbereit zur Verfügung steht, ist ein Programmiervorteil. Die Hilfedatei braucht nicht in die Anwendung eingebunden zu werden und verkleinert so den Umfang der Anwendung. Die Verringerung von Dateigrößen ist auch im Zeitalter schneller Netzwerke und DSL-Leitungen ein Thema unter Anwendungsprogrammierern.
Bildschirmpräsentationen mit Captivate 3
Captivate 3 bietet eine neue Variante der Dokumentationserstellung, denn der lernbedürftige Anwender wird konfrontiert mit einer multimedialen Lernumgebung. Dokumentationsseiten zu wälzen ist hiermit passé, denn der Anwender bekommt Vorgehensweisen, Aktionen und Methoden bildlich auf seinem Desktop präsentiert.
Mit Captivate ist die visuell präsentierte Dokumentation in eine E-Learning-Umgebung eingebunden, die den Anwender in der Programmsteuerung schult. Das multimediale Lernen kann mit Sprache unterlegt werden, damit der Anwender nicht nur sieht, sondern hört, was er/sie antrainiert bekommt. Der Dokumentationsautor wird praktisch zum Regisseur, der den dokumentierten Inhalt zu einem Lernfilm verarbeitet. Möglicherweise muss das gesamte Lernprogramm in mehreren Landessprachen aufgezeichnet werden, was einen nicht unerheblichen Aufwand für die multimediale Präsentation bedeutet.
Multilinguale Dokumentationserstellung
Ist eine in der Landessprache oder in Englisch abgefasste Dokumentation erst einmal veröffentlichungsreif, dann ist die Dokumentationsarbeit lange noch nicht fertig. Was in einer Sprache zusammengefasst, beschrieben und erstellt worden ist, muss in unterschiedliche Landessprachen übersetzt werden. Was in Deutsch oder Englisch vorliegt, spricht nicht unbedingt türkische, indische oder brasilianische Leser an. Dokumentationen über Produkte, die Kunden im Weltmarkt ansprechen, müssen multilingual, in mehrere Landesprachen übersetzt sein. Für die Dokumentationserstellung bedeutet das, dass nicht nur Texte, sondern auch Bilddarstellungen und Präsentationen übersetzt und in das konforme Dokumentationslayout eingebunden werden müssen. Die Prozesse der multilingualen Dokumentationserstellung beschäftigen ganze Dokumentationsabteilungen.
Mit Adobe Communication Suite können die verschiedenen Aufgaben, zu denen das Übersetzen hinzukommt, besser arrangiert werden. Die Dokumentationsersteller arbeiten wie in einem Netzwerk zusammen, das von Acrobat 8.1 zur Verfügung gestellt werden kann. Bei der Dokumentationserstellung haben Autoren, Grafiker, Layouter, Designer und Übersetzer ihre jeweiligen Aufgaben und tauschen Arbeitsergebnisse untereinander aus. Besprechungen/Meetings, die auch Telefonkonferenzen einschließen, über Adobe Connect Professional abzuschließen, hat seinen Preis: 5 Nutzer zahlen pro Monat 375 $, 10 Nutzer zahlen pro Monat 750 $. Für zeitweise Meetings wird 32 Cent pro Nutzer und Minute veranschlagt.
Die Adobe Technical Communication Suite hat eine Menge zu bieten, was die Dokumentationserstellung erleichtert und langfristig verändern wird. Besonders die Netzwerkfähigkeit spricht diejenigen an, die an verschiedenen Standorten mit der Dokumentationserstellung beschäftigt sind und ihre Arbeitsergebnisse zusammentragen wollen. Mit der Technical Communication Suite ist eine Entwicklung in Gang gesetzt, die der Dokumentationsarbeit neue Geltung verschaffen könnte. ™
Link zum Thema:
- Produktseite von Adobe/Deutschland
Erstveröffentlichung 31.01.2008
