Agentur gründen: 11 Tipps, wie der Start gelingt

Du wolltest schon immer dein eigener Chef sein? Wenn du als Webdesigner oder Entwickler arbeitest, kann es sehr verlockend sein, eine eigene Webdesign-Agentur zu gründen.

Die Buchhaltung will erledigt sein und dein Angebot muss am Markt platziert werden, damit du bekannt wirst und Webdesign-Kunden gewinnen kannst. Zudem sollte ausreichend Startkapital vorhanden sein, damit du nicht nur anfangen, sondern auch Durststrecken durchstehen kannst. Deshalb geben wir dir in diesem Artikel 10 gute Tipps aus der Praxis.

1. Passe deine Denkweise an

Dein eigener Chef zu sein, ist schon sehr verlockend, doch genau das macht es nicht immer einfach. Ein angestellter Webdesigner wird den größten Teil seiner Arbeitszeit tatsächlich mit Webdesign verbringen. Andere Kolleginnen und Kollegen sorgen für die Gewinnung neuer Aufträge, für die Erledigung der Buchhaltung und das Setzen neuer Ziele und Strategien für das Unternehmen. Wenn du dein eigener Herr bist und nur für dich arbeitest, dann fallen dir diese Aufgaben zusätzlich zu. Selbst wenn du ausreichend Geld verdienst, um dir Personal leisten zu können, so musst du trotzdem noch weitere Aufgaben erledigen.

Je erfolgreicher dein Unternehmen wird, desto weniger wirst du mit deinem eigentlichen Job, dem Webdesign, zu tun haben. Dann wirst du zu einem Vollzeit-Manager werden. Doch immerhin bist du dann immer noch dein eigener Chef und auch die Arbeit als Chef ist ziemlich aufregend.

2. Finde die richtige Nische für deine Agentur

Die wichtigste Entscheidung ist, in welchen Bereich du mit deinem Webdesign gehen willst. Wie du sicherlich weißt, gibt es da die absolute Billigware, die den “Ich kann nichts ausgeben”-Sektor bedient. Doch es gibt ebenso die individuellen, teuereren und liebevoll gestalteten Websites für diejenigen Kunden, die bereit sind, das zu bezahlen. Unternehmen erhalten ziemlich schnell einen Ruf in der Öffentlichkeit, entweder gelten sie als »Billigheimer« oder aber als Erschaffer qualitativ hochwertiger Endergebnisse. Das sollte dann dein Portfolio widerspiegeln.

Sicherlich ist es vollkommen in Ordnung, zusätzlich ein etwas günstigeres Produkt anbieten zu können. Doch der überwiegende Teil der Arbeit sollte den Bereich widerspiegeln, in dem du dich positioniert wissen möchtest.

3. Sei dir über dein Angebot im Klaren

Nicht nur Angebote schreiben ist eine Kunst für sich: Webdesign ist ein bereits recht gut abgedeckter Bereich, ein nahezu gesättigter Markt. Daher ist es wichtig, dir gleich zu Anfang die Frage zu stellen, was dich von den Tausenden von anderen Webdesign-Firmen auf dem Markt unterscheidet.

Hier gilt es, die richtige Nische zu finden, also den Bereich, der noch nicht von vielen anderen Marktteilnehmern abgedeckt ist. Vielleicht spezialisierst du dich auf Anwälte und ihre speziellen Bedürfnisse? Oder aber du bietest Ärzten deinen Service an. Natürlich kannst du auch versuchen, den lokalen Markt abzudecken.

Auch Qualität kann ein Alleinstellungsmerkmal sein. Doch dafür musst du wirklich erstklassige und qualitativ hervorragende Arbeit liefern können. Bist du ein Quereinsteiger ins Webdesign, kann es eine gute Idee sein, dich auf die Branche zu fokussieren, aus der du selber ursprünglich kommst.

Du kannst dich ebenfalls von anderen Agenturen dadurch abheben, dass du einen (unüblichen) Mehrwert anbietest. Das kann vieles sein; darunter Dinge, die du nicht sofort als Mehrwert erkennst, die für deine Kunden jedoch entscheidend sein können. Ein Beispiel: halte dein Wort und sei stets so schnell wie möglich. Wenn du einem Kunden einen Kostenvoranschlag am selben Tag bis 18:00 Uhr zusicherst, dann halte dein Wort und liefere ihn pünktlich ab. Setze dir stets realistische Zeiten für Projektaufgaben und füge etwas mehr Zeit hinzu, sodass du stets pünktlich liefern kannst. Dein Wort ist alles in der heutigen Wirtschaft. Also halte Versprechen stets ein.

Schaffe dir ein Netzwerk mit Partnern, die ergänzende Aufgaben erledigen können. Damit ist es dir möglich, auch größere Aufträge oder Komplettlösungen bieten zu können.

Ein Branding mit einem guten Namen und einer ansprechenden Corporate Identity sollte  ebenfalls vorhanden sein. Der Name deiner Agentur bleibt idealerweise sehr schnell im Gedächtnis. Dein Logo sollte einen sehr hohen Wie­der­er­ken­nungs­wert besitzen.

4. Kalkuliere deine finanziellen Belastungen durch

Das ist durchaus der wichtigste Teil, wenn du dich selbstständig machst. Als Angestellter kommt jeden Monat das Geld pünktlich auf dein Konto und du musst dich für gewöhnlich nicht darum sorgen. Als Selbstständiger sieht die Sache vollkommen anders aus. Kannst du dir eine Selbstständigkeit wirklich leisten? Um diese Frage zu beantworten, solltest du ein Finanzierungsmodell aufstellen. Hast du bei Beginn deiner selbstständigen Arbeit bereits Kunden, die Aufträge an dich zu vergeben haben? Das ist ein wichtiger Faktor.

Ansonsten sind Anlaufkosten zu kalkulieren. Ebenfalls müssen die regelmäßigen Betriebsausgaben berechnet werden, sowie Rücklagen für schwierige Zeiten mit einer Auftragsflaute. Schätze realistisch, wie viele neue Kunden du gewinnen kannst und wie viel Umsatz sie dir bringen werden. Setze diese Schätzungen ziemlich niedrig an. Optimismus ist schön, doch in Gelddingen ist eher Pessimismus gefragt.

Kalkuliere genau, wann du den Breakeven-Point, also den Punkt erreicht hast, an dem du genug Geld verdienst, um die Kosten zu decken. Wenn du gerade erst anfängst, selbstständig zu arbeiten, dann sollte dir im Voraus klar sein, dass es durchaus längere Zeit dauern kann, bis du Gewinne einfährst. Daher musst du wissen, wann der Punkt erreicht ist, an dem die Kosten gedeckt sind. Denn auf dieser Basis kannst du ausrechnen, wann du von deiner Arbeit leben kannst und überlegen, was du bis dahin tust.

Mache dir ebenfalls Gedanken darüber, ob du deinen Kunden Festpreise oder eine Arbeit nach Stundenlohn in Rechnung stellen willst. Dazu musst du in beiden Fällen einen realistischen Stundenlohn für dich kalkulieren. Bei Festpreis-Angeboten muss zudem sehr ehrlich und mit zeitlichem Polster berechnet werden. Bei Dr. Web haben wir uns an dieser Stelle einmal mit dem Abo-Modell befasst.

5. Trainiere deine kommunikativen Fähigkeiten

Wenn du ein wirklich guter Webdesigner bist, heißt das noch lange nicht, dass du auch ein guter Unternehmer bist und eine Design-Agentur führen kannst. Denn dazu sind wesentlich mehr Fähigkeiten nötig, als nur gute Websites zu erstellen. Den finanziellen Aspekt sprach ich ja bereits an. Nun folgt eine der wichtigsten Fähigkeiten als Unternehmer schlechthin: die Kommunikation.

Du musst lernen, ein fantastischer Kommunikator zu werden. Kreative Menschen verstecken sich oft in ihren Agenturen und gehen lediglich ihren Kernaufgaben leidenschaftlich nach. Doch in der Wirtschaft zählen andere Dinge. Denn fast alle geschäftlichen Probleme lassen sich durch einfaches Miteinander-Reden lösen.

Dein Projekt verzögert sich? Greife zum Telefon und bespreche die Angelegenheit mit deinem Kunden. Du brauchst neue Aufträge? Greife zum Telefon, rufe potenzielle Kunden an und verkaufe deine Dienstleistungen. Alles läuft nach Plan? Informiere deine Klienten auch darüber. Vielleicht hast du schon erste Ergebnisse, dann freut dein Kunde sich bestimmt darüber, wenn er einen Link von dir zugesendet bekommt.

Falls du ein eher introvertierter Mensch bist und Probleme mit Kaltakquise oder der Ablieferung einer Verkaufspräsentation hast, dann kann ich das gut verstehen. Mir geht es ebenso. Doch diese wichtigen Dinge kann man üben. Je öfter du dich damit beschäftigst, desto leichter wird es dir fallen.

Bedenke folgendes: je öfter du diese ungeliebten Dinge tust, desto mehr Geld wirst du wahrscheinlich verdienen. Gerade für den Bereich der Vermarktung oder des Vertriebs über das Telefon gibt es sehr gute Bücher zu kaufen oder auch Websites, die dieses Thema behandeln.

6. Besorge dir Hilfe und baue Partnerschaften auf

Wenn du nicht zu den Glücklichen gehörst, die viel Geld auf dem Konto haben, dann bist du wahrscheinlich nicht in der Lage, gleich am Anfang Mitarbeiter einstellen zu können. Das ist jedoch kein Problem, denn du kannst Ausschau halten nach anderen Menschen, die ergänzende Fähigkeiten haben. Mit diesen Menschen kannst du dann Partnerschaften eingehen. Natürlich kannst du auch Teilaufgaben auslagern, indem du dir die geeigneten Personen auf Auftragsportalen suchst. An diese Firmen oder Freiberufler kannst du dann Teil-Aufgaben vergeben.

Jeder hat mal klein angefangen und es ist überhaupt kein Problem, sich einzugestehen, nicht alles zu können. Gerade der Anfang einer Selbstständigkeit kann sehr überwältigend sein. Lass dich dadurch nicht unterkriegen. Absolute Priorität am Anfang hat die Suche nach Personen mit ergänzenden Fähigkeiten zur Bildung von Partnerschaften. Dann kannst du größere Projekte annehmen und die Teilaufgaben, die du nicht erledigen kannst, einfach auslagern. Wenn dein Unternehmen dann wächst, kannst du Mitarbeiter für genau diese Bereiche fest einstellen.

7. Arbeite stets an deinen eigenen Projekten weiter

Es ist schon sehr verlockend, eigene Projekte während der Gründungsphase eines Unternehmens schleifen zu lassen. Klar, die Pflege des eigenen Blogs für deine kleine Agentur nimmt schon viel Zeit in Anspruch. Du bist versucht, diese Zeit besser zu investieren. Doch genau das solltest du keinesfalls tun. Denn der Firmenblog ist ein wichtiges Instrument zur Markenbildung und letztendlich zur Generierung von Aufträgen. Unterschätze niemals die Bedeutung von persönlichen Projekten. Deine Markenbekanntheit wird es dir danken.

Notiere einfach mal für eine Woche genau, womit du an den Arbeitstagen deine Zeit verbringst. Oftmals wirst du Zeitfresser finden, die es zu optimieren gilt. Denn auch Selbstständige haben nur 24 Stunden zur Verfügung. Diese Zeit muss optimal eingesetzt werden. Entferne also die Zeitfresser und ersetze diese durch die Arbeit an eigenen Projekten. Halte ebenso stets dein Webdesign-Knowhow auf dem neuesten Stand und schreibe darüber. Das hilft, deine Bekanntheit zu stärken und potenzielle Kunden zu überzeugen.

8. Nebenberuflich starten oder den Sprung ins kalte Wasser wagen?

Wenn du alle Punkte in diesem Artikel gut bedacht und durchgearbeitet hast, bist du bereit für deine Selbstständigkeit. Doch nicht jeder will direkt den Sprung ins kalte Wasser der hauptberuflichen Selbstständigkeit wagen. Denn das ist eine Frage des Geldes und der Anzahl von Kunden, die man bereits zu Beginn hat.

Wer das Glück hat, bereits viele Kunden zu besitzen, die mit Aufträgen “drohen”, kann sich sofort hauptberuflich selbstständig machen. Dann ist der Einsatz von eigenem Geld zur Überbrückung der Gründungsphase überschaubar. Wenn ohnehin ausreichend eigene Rücklagen vorhanden sind, kann der Sprung ebenfalls gewagt werden. Wenn allerdings Geld und Kundschaft begrenzt sind, solltest du eine nebenberufliche Tätigkeit ins Auge fassen. Allerdings stellt eine Selbstständigkeit neben einer hauptberuflichen Tätigkeit eine immense Belastung dar. Das sollte keinesfalls auf die leichte Schulter genommen werden. Doch gut organisiert kannst du durchaus mit der Doppelbelastung zurecht kommen.

Das hat den Vorteil für dich, dass du nicht sofort den Sprung in das Haifischbecken der Wirtschaft wagen musst, sondern dir deinen Platz in der Webdesign-Welt langsam aufbauen kannst.

9. Vernachlässige das Inkasso nicht

Wenn du dir die Insolvenzstatistiken anschaust, dann stellst du fest, dass einer der häufiigsten Gründe für ein frühes Scheitern einer Selbständigkeit ein mangelhaftes Inkasso und die sich daraus ergebende schlechte Liquidität ist. Auch Mahnungen schreiben wird immer wieder Teil deiner Arbeit sein.

Dafür gibt es interne und externe Gründe. Als erstes sorgst du daher dafür, dass es keine internen Gründe gibt. Du erfasst deine abrechenbare Arbeitszeit sehr genau und schreibst zeitnah Rechnungen mit einem kurzen Zahlungsziel. Lies diesen Beitrag, in dem wir dir einen ganzen Sack voll Tools zeigen, die dir bei diesen Arbeiten helfen.

Nun ist es Zeit, sich um die externe Situation zu kümmern. Nach der Fakturierung deiner Leistungen behältst du dein Geschäftskonto im Blick und schreibst Zahlungserinnerungen, sobald das Zahlungsziel überschritten wurde. Alternativ kannst du deinen Kunden auch anrufen und an die Erledigung der Zahlung zu erinnern. Das ist völlig okay, denn du erfüllst ja deinen Teil der Vereinbarung auch zeitgerecht. Schau diesbezüglich auch in unser Freiberufler-Schutzprogramm hinein.

10. Sichere deine Leistungen ab

Du kennst den Kunden nicht. Der Kunde kennt dich nicht. Er hat eine vage Vorstellung von seiner Website, du ebenso. Wieso glaubst du, dass das reicht, um daraus einen Auftrag abzuleiten, der nicht zu späteren Konflikten führen wird? Fakt ist: Es wird Konflikte geben.

Deshalb ist es für dich und deinen Kunden stets besser, einen Vertrag zu haben, der die wichtigsten Verpflichtungen regelt. Juristisch betrachtet wird es sich um einen Werkvertrag handeln, bei dem du ein Werk, einen sogenannten Erfolg, schuldest und der Kunde mindestens einen Geldbetrag.

Kunden aus der Hölle: Der personifizierte Worst Case

Je genauer das Werk definiert wird, desto besser. Im Gleichklang zur fortschreitenden Projekterstellung sollten dann auch die Zahlungsverpflichtungen definiert werden. Es empfiehlt sich eine Laufzeit festzulegen, sowie zu klären, wer was wann durch wen liefert. Für deine Seite der Vereinbarung ist es wichtig, ein Pflichtenheft zu hinterlegen, aus dem konkret hervorgeht, was du für ein Ergebnis abzuliefern hast.

Gleiches gilt natürlich für die Seite deines Kunden. Liefert er etwa die Texte, die Bilder und sonstige Medien? Dann tue dir den Gefallen und vereinbare, wann er welche Inhalte in welchem Format wie liefert. Und weise darauf hin, dass Lizenzfragen etwa der verwendeten Bilder oder anderer Medien im Falle der Lieferung durch den Kunden auch durch den Kunden zu klären sind.

Es ist übrigens üblich, die Erstellung des Lastenhefts und Pflichtenheftes bereits mit einem Zahlungszeitpunkt zu verknüpfen. Teil der Projektplanung ist auch die Erstellung einer Informationsarchitektur. Immerhin ist das nicht wenig Aufwand. Im Projektverlauf ist es dann an dir, genau zu dokumentieren, welche Punkte bereits abgearbeitet sind und welche nicht.

Verlangt der Kunde im Projektverlauf Änderungen, dann vereinbare diese ebenfalls schriftlich als Nachtrag zum Vertrag, also als Zusatzauftrag. Kläre vorab im Vertrag, wer im Hause des Kunden verbindlich befugt ist, derlei Zusatzaufträge überhaupt zu erteilen und nimm nicht einfach jeden Zuruf als Auftrag an. Wenn ein Zusatzauftrag erteilt wurde, verlange entweder ein Auftragsschreiben des Kunden oder schicke eine entsprechende Auftragsbestätigung mit der Bitte um Gegenzeichnung raus.

Ebenfalls wichtig ist es, zu regeln, in welchem Umfang der Kunde die Nutzungsrechte an dem Werk erwirbt. Das Urheberrecht ist ein bekanntlich überaus schwieriges Rechtsgebiet. Unter Anwälten kursiert der Spruch: Urheberrecht ist teures Recht. Das ist im Kern erst einmal gut für dich. Das Urheberrecht kann in Deutschland nicht abgelegt werden. Du bleibst also immer Urheber der Websites, die du für deine Kunden erstellst.

Zurück zur Frage des Umfangs der Nutzungsberechtigung: Sicherlich wirst du nicht wollen, dass dich ein anderer Webdesigner ausbootet und die Pflege des Kundenauftrittes übernimmt, während du in die Röhre schaust. Das kannst du regeln, indem du dir Änderungen am Auftritt vorbehältst. Der Kunde hat dann nur ein Recht auf Fehlerbeseitigung, die er, wenn du es nicht tust, auch anderweitig erbringen lassen darf.

Aus eigener Erfahrung kann ich dir empfehlen, dir auch das Design als solches vorzubehalten. Ich habe es mehr als einmal erlebt, dass Kunden sich aus meinen Websites ein ganzes Corporate Design haben entwickeln lassen, meist aber nicht von mir. 99Designs lässt grüßen. Hast du also auch die Farbpalette und das Logo gestaltet, behalte dir die Rechte daran vor.

Natürlich kannst du dem Kunden vertraglich auch ein sogenanntes ausschließliches Nutzungsrecht einräumen. Dann gibst du zwar nicht die Urheberschaft, aber alle Nutzungsrechte an deiner Arbeit an den Kunden ab und er kann fortan damit tun, was ihm beliebt.

Was auch immer du vereinbarst, vereinbare auf jeden Fall, dass etwaige Nutzungsrechte erst mit vollständiger Zahlung aller vereinbarten Beträge auf den Kunden übergehen. Das erlaubt dir im Zweifel das meist recht effektive Abschalten des Internetauftrittes.

Voraussetzung für eine Endfälligkeit deines Honorars sollte eine gemeinsame Abnahme des Werkes nebst Festhalten selbiger in einem Protokoll sein. Damit ist sichergestellt, dass dein Kunde nicht im Nachhinein noch Forderungen aufmacht, die du angeblich bislang nicht erbracht hast.

11. Wie wird meine Agentur gefunden?

Eine Agentur gründen, schön und gut. Doch wie wird überhaupt meine Webdesign Agentur gefunden? Neben einem ansprechenden Webauftritt und einer überzeugenden Marketingstrategie ist es auch wichtig, die Sichtbarkeit der eigenen Website in den Suchergebnissen zu verbessern. Ein Eintrag in einem Agenturverzeichnis kann dabei eine wertvolle Hilfe sein. Siehe dazu auch unser Angebot Agenturpartner werden hier auf Dr. Web. 😉

Inwieweit verbessert ein Eintrag in einem Agenturverzeichnis die Sichtbarkeit der eigenen Website?

Ein Eintrag in einem Agenturverzeichnis kann die Sichtbarkeit der eigenen Website auf zwei Arten verbessern:

• Direkte Verlinkung: Ein Eintrag in einem Agenturverzeichnis führt zu einer direkten Verlinkung von der Website des Verzeichnisses auf die eigene Website. Dies ist ein wichtiger Faktor für die Suchmaschinenoptimierung (SEO), da es die Autorität der eigenen Website erhöht.
• Verbesserte Auffindbarkeit: Ein Eintrag in einem Agenturverzeichnis macht die eigene Website für potenzielle Kunden leichter auffindbar. Wenn ein Nutzer nach einer Agentur in einer bestimmten Branche oder Region sucht, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass er auch das Verzeichnis besucht.

Ist es realistisch über einen Eintrag in einem Agenturverzeichnis Kunden gewinnen?

Ein Eintrag in einem Agenturverzeichnis wie hier auf Dr. Web Beste Agentur finden kann dabei helfen, neue Kunden zu gewinnen, indem er die Sichtbarkeit der eigenen Website verbessert und potenzielle Kunden auf die Agentur aufmerksam macht. Wenn ein Nutzer die Website der Agentur besucht und sich von den angebotenen Leistungen überzeugt, ist er eher geneigt, die Agentur zu kontaktieren.

Welche Kriterien sind bei der Auswahl eines Agenturverzeichnisses wichtig?

Bei der Auswahl eines Agenturverzeichnisses sollten folgende Kriterien berücksichtigt werden:

• Reichweite: Das Verzeichnis sollte eine hohe Reichweite haben, um möglichst viele potenzielle Kunden zu erreichen. Dr. Web hat jeden Monat mehr als 100.000 qualifizierte Besucher, viele davon sind Entscheider, Unternehmer und Website-Betreiber
• Qualität: Das Verzeichnis sollte eine hohe Qualität aufweisen, um Vertrauen bei potenziellen Kunden zu schaffen. Das spiegelt sich nicht nur im Design wieder, sondern auch in der Qualität der Inhalte.
• Kosten: Die jährlichen Kosten sollten so angemessen sein, dass bereits ein einziger Auftrag ein Vielfaches der Gebühren wieder einspielt.

Also, keine Scheu: Kontaktiere uns und werde ein Agenturpartner von Dr. Web! 💯

Fazit

Eine Agentur zu gründen und auf eigene Rechnung zu arbeiten, hat durchaus viele Vorteile. Doch um Spaß daran zu finden, musst du dir darüber im Klaren sein, dass das kein Zuckerschlecken wird. Du wirst mehr und härter arbeiten müssen und dementsprechend weniger Freizeit haben.

Besonders der Anfang wird sehr hart sein, wenn du dich erstmal durchbeißen musst. Stellst du dann fest, dass dir das selbstbestimmte Arbeiten liegt, kann dir allerdings jedes Angebot einer Festanstellung gestohlen bleiben. Denn dahin wirst du dann nie wieder zurück wollen.

Links zum Beitrag:

• Die ultimative Website-Checkliste
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(Der Beitrag wurde im Original von Andreas Hecht geschrieben und erschien erstmals im Mai 2015. Im März 2022 wurde er maßgeblich umgeschrieben und stark erweitert. Das Beitragsbild entstammt dem Portfolio der Depositphotos.)