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Heike Thormann 17. Juni 2009

Acht Stolperfallen beim Mailen

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Jeder kennt es, jeder tut es. Die E-Mail scheint selbsterklärend und simpel zu sein. Trotzdem gibt es Stolperfallen beim Mailen. Lesen Sie, was Sie tun können, wenn Sie sich bei Auftraggebern, Kunden, Kollegen und Co. in Ihrem besten Licht zeigen wollen.

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1. Blindwütig versandt

Ich gebe zu, ich habe erst neulich wieder einem lieben Menschen eine lange Mail gesandt, mit der dieser offenbar nicht allzu viel anzufangen wusste, effizienzgesteuert, wie er ist. Trotzdem werde ich bei ihm und anderen persönlichen Kontakten weiterhin E-Mail hin und her jagen. Einfach, weil es eine schöne, schnelle Möglichkeit der Kontaktpflege ist.

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Im Berufsleben sollten Sie angesichts der Info-Flut allerdings nach der Devise handeln: Weniger ist mehr. Produzieren Sie keine Massenmails und schreiben Sie nur dem, den es wirklich etwas angeht. Packen Sie nicht die halbe Abteilung in Ihren Verteiler, sondern nur diejenigen, die wirklich informiert werden müssen. Und entscheiden Sie, wann Telefon und Co. einfach sinnvoller sind als eine eMail. Warum etwas umständlich per E-Mail klären, wenn auch der Sprung über den Flur zum Kollegen möglich wäre.

2. Penetrant genervt

Diese Nummer hatte ein Arbeitskollege von mir drauf. Bei jeder E-Mail griff er unbekümmert zur Funktion „Lesebestätigung anfordern“. Je nach Programm auch Empfangsbestätigung. Ich kann zwar verstehen, warum er das getan hat. Es kann Ihr Gegenüber aber auch ziemlich unter Druck setzen und ihm das Gefühl geben, kontrolliert zu werden. Ich würde empfehlen, machen Sie das besser nur, wenn es wirklich wichtig ist.

Ähnlich die rote Schrift, das Ausrufezeichen pp., das Ihre E-Mail je nach Programm bekommt, wenn Sie die Priorität auf „hoch“ einstellen. Auch hier würde ich raten: Nutzen Sie das nur, wenn es wichtig ist. Nicht nur, dass der Effekt sonst schnell verpufft. Es könnte sich auch mancher ungut belästigt fühlen, wenn alle naselang Mails von Ihnen mit rotem Ausrufezeichen eintreffen.

3. Rätselraten produziert

Gut, auch das ist ein heikler Punkt: Nicht immer findet man einen aussagekräftigen, informativen Betreff für seine Mails. Trotzdem ist irgendein Betreff immer noch besser als gar keiner – oder immer derselbe. Der Betreff entscheidet, ob ich eine E-Mail lese, wiederfinde oder ohne viel Federlesens lösche. Geben Sie Ihren E-Mails deshalb die Chance und suchen Sie nach einem guten Betreff.

Mehr Rätselraten als gut für Ihre Mail ist, produzieren Sie auch, wenn Sie sich zu sehr im Fach-Chinesischen verlieren. Selbst, wenn Ihr Gegenüber aus dem gleichen Umfeld kommt wie Sie, muss er noch lange nicht die gleiche (Fach-)Sprache sprechen. Und bei Kunden, Geschäftspartnern und Co. wird es erst recht heikel, wenn diese nicht wissen, wovon Sie eigentlich reden.

4. Schwerfällig geschrieben

Sobald unsere Texte ein wenig offizieller werden, schalten wir oft unbewusst einen Gang höher. Da darf es nicht mehr unsere alltägliche Schriftsprache sein, sondern es wimmelt von Phrasen wie „Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom“, „in Erwartung Ihrer Rechnung“ und anderen Anklängen an Amtsdeutsch und Behördensprache. Das gilt auch für E-Mail.

Verstecken Sie sich nicht hinter solchen Phrasen. Selbst E-Mail an Kunden, Auftraggeber, Behörden und so weiter profitieren davon, wenn Sie ungekünstelt und authentisch schreiben.

5. Ungut verärgert

Aber Achtung: Eine Einschränkung gibt es beim Thema „persönlicher Stil“. Erinnern Sie sich an Ihre Kinderstube und die guten Umgangsformen. Selbst Freunde und Bekannte schätzen es nicht, angepflaumt zu werden. Und im Berufsalltag ist ein höflicher Umgangston ein Muss. Ihre E-Mail ist oft alles, was Ihr Gegenüber von Ihnen hat. Eine schlampig geschriebene, unhöfliche Mail ist da keine gute Visitenkarte.

Was zumindest mich auch immer verärgert, wenn man mir übergroße Dateianhänge schickt, die zu empfangen minutenlang mein Postfach blockiert. Mal davon abgesehen, dass Anhänge virenverseucht sein können und deshalb eh nicht unproblematisch sind. Viel besser finde ich da einen Link mit kurzer Beschreibung zur Quelle. Dann kann ich immer noch entscheiden, ob ich mir die Datei runterladen will oder nicht.

6. Unnötig erschwert

Texte am Bildschirm zu lesen, strengt die Augen an, man ermüdet schnell. Seien Sie deshalb nett zu Ihrem Gegenüber und lockern Sie den Lesefluss durch Absätze auf. Achten Sie auch auf eine passable Rechtschreibung, die nicht unnötig aufhält. Und überlegen Sie, ob man mit Ihren Abkürzungen klarkommt. Nicht jeder kann mfg (mit freundlichen Grüßen), gr (Gruß) und cu (see you – man sieht sich) richtig zuordnen. Unter Freunden und Bekannten ist das kein Problem. Bei einem Bewerbungsschreiben aber vielleicht doch keine so gute Idee.

Was ich ebenfalls empfehlen würde: Schicken Sie bei einer Antwort den Text der ersten Mail mit zurück. Gerade, wenn die Originalmail schon etwas länger her ist oder Ihr Gegenüber viele E-Mail am Tag erhält, wird sein Gedächtnis so entlastet und Missverständnissen vorgebeugt.

Wenn Sie sich rege hin und her schreiben, können Sie ja die Originaltexte in regelmäßigen Abständen „entsorgen“ – oder gleich eine neue eMail mit neuem Betreff schreiben. Ansonsten können Sie auch die wichtigsten Stellen mit Einrückungszeichen > beziehungsweise >> und so weiter in Ihren Text einfügen (quoten – zitieren) und den Rest löschen.

7. Unklug verschoben

Ich weiß, der Berufsalltag vieler ist voll bis obenhin. Niemand kann und wird deshalb von Ihnen verlangen, eine E-Mail sofort zu beantworten. Trotzdem kommt es bei Kunden und Co. nicht allzu gut, wenn Sie sich erst nach mehreren Tagen oder gar Wochen melden. Schließlich verbringt Ihre E-Mail nicht Tage auf dem Postweg – und das weiß auch Ihr Gegenüber.

Als Faustregel gilt: Beantworten Sie eine E-Mail werktags nach Möglichkeit binnen 24 bis 48 Stunden. Und wenn Sie die Möglichkeit nicht haben, dann weisen Sie zumindest darauf hin. Schalten Sie einen Autoresponder, der Sie durch Abwesenheitsmeldungen „vertritt“ oder schicken Sie einen Zwischenbescheid, dass es mit der Antwort noch etwas dauern wird.

Vor allem aber: Melden Sie sich.

Studien zufolge werden in deutschen Unternehmen täglich Millionen von E-Mail nicht beantwortet. Ob Kundenanfrage, Stellenbewerbung oder interne Mitarbeiterkommunikation, viel zu viele müssen auf Antwort nicht nur (allzu) lange warten, sondern bekommen erst gar keine.

Dass dies Ihrem Image nicht sonderlich förderlich ist, sollte eigentlich auf der Hand liegen. Im E-Mail-Verkehr präsentieren Sie sich und Ihr Unternehmen nach außen. Und unzufriedene, weil ignorierte Kunden (und dazu gehört im Prinzip jeder, der mit Ihnen Kontakt hat) kommen nicht nur nicht mehr wieder, sie erzählen es weiter.

8. Einfach übersehen

Einfach übersehen – ja, das wird die Signatur bei einer E-Mail oft. Dabei ist sie bei beruflich bedingten Mails nicht nur gang und gäbe, sondern seit einiger Zeit im gewerblichen E-Mail-Verkehr sogar vorgeschrieben.

Was Sie genau in die Signatur aufnehmen, hängt vom Rechtsstand Ihres Unternehmens und Ihren Bedürfnissen ab. Kandidaten wären bei Selbstständigen zum Beispiel Name, Titel, Berufsbezeichnung, Firmenname, Telefon / Handy / Fax-Nummer, E-Mail-Adresse und Homepage, Dienstleistungen und Ähnliches mehr. Oder bei einer in das Handelsregister eingetragenen Firma Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, Registernummer, Ort der Registrierung, Geschäftsführer, Aufsichtsratsvorsitzender pp.

Und, kleiner Tipp am Rande: Eine Signatur ist nicht nur notwendig. Sie ist auch eine gute Möglichkeit, für Sie selbst und Ihre Angebote zu werben. Nutzen Sie diesen kostenfreien Werbeplatz.

Das sind sicher nicht alle Stolperfallen, in die Sie beim Mailen tappen können. Aber es sind einige der häufigsten. Wenn Sie diese umschiffen, ist das schon die halbe Miete. In diesem Sinne: Auf eine gelungene Kommunikation per Mail. ™

Heike Thormann

Heike Thormann ist Trainerin, Redakteurin und Autorin. Ihr Schwerpunkt sind kreative Schreib-, Denk-, Lern- und Arbeitstechniken. Sie schreibt für verschiedene Fachmagazine und gibt mit ihrer Website ein Online-Magazin zu ihren Fachthemen heraus.

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