In größeren Betrieben gibt es sie schon mal: Ablauf-Optimierer, die nichts anderes tun, als Arbeits-Abläufe zu verbessern. Aber auch am Otto-Normal-Arbeitsplatz gibt es Möglichkeiten, die Arbeitsleistung zu steigern. Beugen Sie Zeitfressern vor und schließen Sie Fehlerquellen aus. So geht’s.
Tipp 1: Entmisten Sie Ihre Arbeitsmittel
Trennen Sie sich von allem, was überflüssig ist. Der ausrangierte Drucker, den man „vielleicht noch mal gebrauchen kann“, der bis dahin aber nur kostbaren Platz wegnimmt. Kartons und Verpackungen, die ebenfalls Ressourcen fressen. (Ganz zu schweigen davon, dass sie schon rein optisch Beklemmung auslösen.) Nie gelesene Zeitschriften, veraltete Fachbücher, abgelaufene Garantien, Stifte, die nicht mehr schreiben, oder Rohlinge mit unheilvollen Kratzern und Sprüngen. Was auch immer. Alles, womit Sie nicht (mehr) arbeiten können, hat an Ihrem Arbeitsplatz auch nichts zu suchen. Weg damit.
Tipp 2: Entrümpeln Sie Datenträger und Rechner
Ihr Schreibtisch ist nicht der einzige, auf dem sich allerlei Ballast stapeln kann. Vollgestopfte Festplatten, Datenmüll oder überdimensionierte Software kosten Ihren Rechner Leistung und Sie den Überblick. Entrümpeln und verschlanken Sie. Trennen Sie sich von Programmen, die mehr Platz und Zeit kosten, als Leistung bringen. Löschen Sie Dateien, die sich schon längst überlebt haben. Umso schneller können Sie auf das zugreifen, was wirklich wichtig für Sie ist.
Tipp 3: Kündigen Sie nicht benötigte Postfächer und Accounts
Postfächer bei diversen eMail-Anbietern, Kundenkonten bei nie wieder angesteuerten Online-Shops, Netzwerke und Foren, die man schon lange nicht mehr nutzt, Communities, die einem nichts mehr geben – die (Online-)Welt ist voll von solchen Anwärtern auf Datenleichen.
Nur, dass man nicht den Frieden eines Entschlafenen genießen kann, sondern womöglich immer noch mit der Werbung des Anbieters zugemüllt oder mit Termin-Einladungen und „Gruschel-Anfragen“ bombardiert wird. Ungenutzte Passwörter füllen ellenlange Passwort-Listen und belasten die kleinen grauen Zellen. Und der Versuch, allem gerecht zu werden, kostet Arbeitszeit und Nerven. Bei aller Liebe zu (sozialer) Vielfalt: Entscheiden Sie sich für wenige Dienste, die Sie wirklich nutzen, und kündigen oder meiden Sie den Rest.
Tipp 4: Bekämpfen Sie die Papierflut
Auch wenn der Traum vom papierlosen Büro nur selten erreicht wird: Gehen Sie ihm einen Schritt entgegen.
- Beschränken Sie sich auf einige wenige Informationsquellen.
- Speichern Sie etwas lieber als Datei ab, statt Aktenberge zu produzieren.
- „Lesen Sie mit dem Messer“, schneiden Sie Wichtiges aus und werfen den Rest weg.
- Leihen Sie Bücher aus und kopieren Sie interessante Stellen, statt Regale zu füllen.
- Und und …
Tipp 5: Legen Sie alles übersichtlich ab
Statistiken zufolge verbringt der typische Büromensch einen erheblichen Teil seiner Arbeitszeit mit Suchen. Wo waren noch mal die Unterlagen von Kunde x? Wo der Ordner mit den Quittungen für die Steuererklärung y? Und wie hieß noch mal gleich die Datei mit den Entwürfen für das Layout z?
Je mehr Informationen und Daten Sie ansammeln, desto schwerer wird es, den Überblick zu behalten. Legen Sie sich dann ein sinnvolles Ablagesystem zu.
- Benennen Sie alles eindeutig und nach einheitlichen Kriterien. (Beispielsweise: Layout-z-Entwurf-1 oder Kunde-x-Layout-a-Entwurf-1 oder Layouts-2008-Layout-z. – Je nach Schwerpunkt können Sie Ihre Dokumente so thematisch, zeitlich oder nach Verwendungszweck, das heißt hier Kunden ordnen).
- Bündeln Sie, was zusammengehört. (Also etwa: Alle Grafiken und Bilder. Oder: Alle Rechnungen. Oder: Alle Kundendateien. Und so fort).
- Ordnen Sie alles leicht nachvollziehbar zu. (Zum Beispiel: Alle Kundenunterlagen sind in alphabetischer Reihenfolge in Ordner x. Alle Unterlagen für die Steuer nach Jahren geordnet in den Kassenbüchern y).
- Und halten Sie sich konsequent an Ihr System.
Tipp 6: Halten Sie die Dinge greifbar in Ihrer Nähe
Für die Gesundheit ist es ja gut: Hin und wieder vom Arbeitsplatz aufzustehen und sich zu bewegen. Und gegen ein paar Reck-und-Streck-Übungen oder den Gang zum Kaffee-Automaten ist nichts einzuwenden. Zum Performance-Killer wird die Sache allerdings, wenn Sie sich nicht nur gelegentliche sportliche Einlagen gönnen, sondern alle Nase lang Ihre Arbeit verlassen und durch die Gänge flitzen müssen.
„Wo war noch mal der Bericht über x? Ach ja, im Archiv. Mmh, dazu müsste ich eigentlich einen Blick in die Kundenmappe y werfen. Also auf zum Kollegen, der sie verwaltet. Neue Aktenordner brauche ich auch. Ab ins Materiallager mit mir. Und das Fachbuch? Richtig, die Bibliothek. Tja, jetzt müsste ich nur noch wissen, wo ich das letzte Mal die Statistik z gesehen habe …“
Sie sehen das Problem? Halten Sie alles, was Sie für Ihre aktuelle Arbeit brauchen, auch greifbar in Ihrer Nähe. Wenn Sie es dort nicht auf Dauer aufbewahren können (weil andere, zum Beispiel die Unterlagen aus dem Archiv, ebenfalls nutzen wollen), dann machen Sie sich vorher eine Liste mit den Dingen, die Sie brauchen und holen Sie alles in einem Schwung zusammen. (Kopieren oder scannen Sie zur Not das Wichtigste.) So gerüstet können Sie sich die nächste Zeit in Ihre Arbeit versenken, ohne ständig durch Besorgungen unterbrochen zu werden.
Tipp 7: Geben Sie allem einen Stammplatz
Und ein letzter Tipp: Unser Gehirn ist ein Gewohnheitstier. Such- und Umräum-Aktionen, die Sie vielleicht noch sportlich nehmen, hasst es wie die Pest. Tun Sie ihm deshalb den Gefallen und geben Sie allem einen Stammplatz.
Ordnen Sie zum Beispiel auf der linken Seite Ihres Schreibtisches die Fachbücher an, in denen Sie recherchieren wollen. Bauen Sie vor Ihrem Bildschirm die handschriftliche Skizze auf, die Ihnen als Muster dient. Und legen Sie rechts von sich Zettel und Stift für Notizen bereit. Oder links, wenn Sie Linkshänder sind, versteht sich.
Oder: Packen Sie Ihre Kundenmappen immer in die Schublade x, Berichte und Protokolle in Hängeregister y. Und so weiter. Kein Zeitverlust mehr durch Suchaktionen, eine Erleichterung für Ihr Gehirn und vor allem ein schnelleres und besseres Arbeiten für Sie selbst. ™
