6 Gründe warum man Cloud CRM einsetzen sollte

Nadeem Ahmad

Nadeem Ahmad ist Mitglied der Geschäftsleitung bei weclapp, einem Anbieter für cloud-basierte...

Cloudgestützte Managementsysteme setzen sich im Unternehmensalltag immer mehr durch. Doch längst noch nicht alle Unternehmen gehen diesen Weg. Nach wie vor verhalten sich kleinere und mittelständische Unternehmen (KMU) recht zögerlich, wenn es um die Nutzung der Cloud geht. Dabei bieten beispielsweise CRM-Systeme gerade für KMU zahlreiche Vorteile. Nicht nur von Kostenvorteilen können diese profitieren, sondern auch von Wettbewerbsvorteilen gegenüber der Konkurrenz. Es gibt viele gute Gründe für den Einsatz von Cloud CRM.

CRM-System als Bestandteil der kundenbezogenen Unternehmensaktivitäten

Der Kunde steht im Mittelpunkt der Unternehmensaktivitäten.

  • Die wichtigsten Gründe für Cloud CRM im Überblick
  • Schnelle Einführung
  • Einfach bedienbare CRM-Lösungen in der Cloud
  • Standortunabhängigkeit / Mobilität
  • Wirtschaftlichkeit für KMU
  • Einfache Skalierbarkeit
  • Bessere Integrierbarkeit

1. Schnelle Einführung ohne viel Brimborium

Die Einführung neuer Systeme bedeutet für IT-Verantwortliche immer eine große Herausforderung. Teile der Unternehmens-IT müssen neu projektiert und ein gleitender Übergang organisiert werden. Das Tagesgeschäft muss weiterlaufen und soll so wenig wie möglich von einer Neueinführung oder Umstellung in Mitleidenschaft gezogen werden. Trotz einer gründlichen Vorbereitung klappt das in der Praxis meistens nie ganz reibungslos, weil es kurzfristig an Personalressourcen mangelt. Dass es auch anders geht, zeigen immer wieder Erfahrungsberichte zum Thema Einführungen von Cloud CRM. Die CRM-Software lässt sich im SaaS-Modell (Software-as-a-Service) relativ schnell einführen und vom ersten Augenblick an produktiv nutzen. Das hängt ganz einfach damit zusammen, dass es in den meisten Unternehmen bis dahin noch keine ganzheitliche Lösung für Marketing, Verkauf und Kundenservice gibt. Oftmals arbeiten die verschiedenen Bereiche mit inselartigen Subsystemen. Datenredundanzen und Inkonsistenzen sind die Regel. Oftmals werden ein- und dieselben Aufgaben in den verschiedenen Abteilungen mehrfach erledigt, weil es an übergreifenden Strukturen fehlt. Bei einem cloudgestützten CRM-System erkennt hingegen jeder sofort die Vorteile, die es für den eigenen Bereich bringt. Denn CRM-Systeme in der Cloud sind gerade für KMUs optimal zugeschnitten.

2. Einfache und moderne CRM-Lösungen in der Cloud

Wohl keiner will sich bei der Erledigung der Kundenbetreuung verzetteln, um keine Kunden zu verlieren. Doch leider ist das häufig die Praxis. Oftmals sind Arbeitsplätze übersät mit Haftnotizen zu allen möglichen Vorgängen, weil es an Möglichkeiten fehlt die Vorgänge systematisch zu erfassen und zu verfolgen. Mitarbeiter verlieren da schnell den Überblick. CRM-Lösungen in der Cloud sind für die Praxis entwickelt und orientieren sich an den gängigen Aufgaben im Tagesgeschäft von Kundendienst und Vertrieb. Hierbei werden natürlich auch der Vertriebsaußendienst und der Marketingbereich in den Workflow mit eingebunden. So können Marketingmitarbeiter im Rahmen des Lead Managements qualifizierte Leads systematisch erfassen und direkt an den Vertrieb weiterleiten. Nach der ersten Kontaktierung durch einen Vertriebsmitarbeiter kann dieser den Lead direkt in sein Kontaktmanagement übernehmen. Auf diese Weise geht dem Unternehmen kein Interessent mehr verloren. Cloud CRM Lösungen besitzen übersichtlich strukturierte und einfach zu bedienende Benutzeroberflächen, die den Standards bei modernen Webanwendungen entsprechen. Dadurch kommen neue Anwender schell mit der Software klar. Im Endeffekt bedeutet es für Cloud CRM eine höhere Akzeptanz und kürzere Einarbeitungszeiten.

3. Alle Dienste sind standortunabhängig und mobil nutzbar

Einer der größten Vorteile eines cloudbasierten CRM-Systems liegt in der standortunabhängigen Nutzbarkeit. Gleich, ob in einer Niederlassung des KMU oder an irgendeinem anderen Standort, an dem eine aktive Internetverbindung zur Verfügung steht – praktisch überall auf der Welt kann ein Nutzer auf die Daten des Cloud CRM zugreifen. Das schließt die mobile Nutzung von unterwegs über Tabletcomputer und Smartphones mit ein. Für den Mitarbeiter im Außendienst ist es der schnellste Weg, sich über alle Aktivitäten in Bezug auf einen Kunden oder Entwicklungen in seiner Vertriebsregion in Echtzeit zu informieren. Zudem wird die Arbeit im Team auch über große Distanzen möglich.

4. Mit Cloud CRM Lösungen lassen sich Kosten sparen

Neben der verbesserten Unternehmenskommunikation und der besseren Informationsqualität durch Real-Time-Daten sprechen vor allem wirtschaftliche Gründe für den Einsatz eines Cloud CRM. Nicht nur die vergleichsweise geringeren Einstiegskosten gegenüber On Premise Lösungen machen sich positiv bemerkbar, sondern vor allem die Tatsache, dass keine IT-Kosten entstehen. Cloud CRM ist als SaaS-System wartungsfrei. Das nutzende Unternehmen muss keine Hardware und Software für Cloud CRM anschaffen und muss sich auch nicht um die Administration des Systems kümmern. Alle Back-ups erfolgen automatisch.

Programme und Daten befinden sich auf den Servern des Cloudanbieters, der die Verfügbarkeit des CRM-Systems einschließlich der in der Cloud gespeicherten Geschäftsdaten sicherstellt. Das SaaS-Konzept bei Cloud CRM hat zudem noch einen ganz anderen Vorzug: Updates und Upgrades erfolgen permanent, wodurch umständliche und aufwendige Migrationen entfallen. Releasewechsel sind bei Cloud CRM unbekannt. Den Mitarbeitern steht immer die neueste Version des CRM-Systems zur Verfügung.

5. Cloud CRM Lösungen lassen sich dynamisch an jeden Bedarf anpassen

Kommen bei herkömmlichen CRM-Systemen neue Nutzer für neue Aufgabenbereiche hinzu, hat ein Administrator viel zu tun, um diese ins System zu integrieren. Demgegenüber lassen sich bei Cloud CRM mit wenigen Mausklicks neue Berechtigungen für das Kunden- und Kontaktmanagement freischalten und neue Nutzer in Arbeitsabläufe integrieren. 

Neben der Ad-hoc-Einrichtung neuer Nutzer ist die einfache Skalierbarkeit einer der Hauptvorteile beim Cloud Computing, weil sich Dienste dynamisch an den Bedarf anpassen lassen. Wenn Unternehmen wachsen, können weitere Funktionen und Module jederzeit problemlos hinzugefügt werden. Dennoch: Der Anwender nutzt nur die Funktionen, die er tatsächlich benötigt und der Anbieter rechnet exakt nach dem Nutzungsgrad ab: nach Anzahl der aktiv mit dem CRM arbeitenden Anwender, nach genutzten Funktionen und genutztem Speicherplatz. So zahlt das Unternehmen nur dafür, was es tatsächlich nutzt, und keinen Cent mehr. 

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6. Bessere Integrierbarkeit mit anderen Cloud Lösungen

Ein weiterer gewichtiger Grund, Cloud CRM einzusetzen, ist, dass professionelle Bürosoftware wie Office 365 oder beliebte Email-Marketing-Tools wie Mailchimp bereits als SaaS-Lösungen in der Cloud laufen. Cloud CRM ist besser mit anderen Cloud-Lösungen integrierbar als mit On Premise implementierten CRM-Systemen. Cloudbasierte Systeme haben untereinander jeweils Zugriff auf Realtime-Daten und sind somit immer auf dem aktuellen Stand. Um beispielsweise eine E-Mail-Kampagne zu starten, ist keine umständliche Datenübernahme mehr nötig. Die ärgerlichen Blindläufer aufgrund veralteter Daten und anderer Inkonsistenzen gehören damit der Vergangenheit an.

Fazit

Cloud CRM bietet auch kleinen und mittelständischen Unternehmen, für die mobiles und standortunabhänigiges Arbeiten immer wichtiger wird, zahlreiche Vorteile. Mit Cloud CRM können Mitarbeiter noch effektiver zusammenarbeiten, indem sie Dokumente miteinander teilen und ihre Aufgaben und Termine viel einfacher als bisher koordinieren. Jederzeit den vollen Überblick über alle bisherigen Kundenaktivitäten zu haben, sorgt für mehr Transparenz, steigert die Produktivität und erhöht die Effizienz im Kundendienst und Vertrieb. Nicht zuletzt lassen sich durch den Einsatz von Cloud CRM die IT-Kosten spürbar senken, weil das Unternehmen nur für die tatsächliche Nutzung bezahlt und nicht in ohnehin rasch veraltende Hardware und Software investieren muss.

Nadeem Ahmad

Nadeem Ahmad ist Mitglied der Geschäftsleitung bei weclapp, einem Anbieter für cloud-basierte CRM- und ERP-Software aus Marburg. Er begeistert sich seit über 10 Jahren für neue Technologien, Business Software & E-Commerce.

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