Rene Schmidt 3. Juni 2005

10 Tipps für ein erfolgreiches Inkasso

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Jeder Selbstständige kennt das Problem: säumige Kunden. Was tun mit Kunden, die nicht zahlen? Von ihnen kann Ihre Existenz abhängen. Dr. Web gibt 10 Tipps, mit denen Sie an Ihr Geld kommen!

Einige wichtige Grundsätze haben sich im Alltag bewährt:

Zahlungsfrist
Überlegen Sie sich, wann Ihre Kunden bezahlen sollen. Normal sind 10 oder 14 Tage. Paragraf 286 (3) BGB erwähnt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Rechnungsstellung, danach ist der Kunde automatisch in Verzug.

Geben Sie Anreize
Geben Sie Ihren Kunden Anreize, vorzeitig zu zahlen. Beispiel: 2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen. Ein guter Kaufmann weiß: Die Dispozinsen seines Girokontos Kosten weniger, als das Skonto verfallen zu lassen – er wird aus Eigeninteresse vorzeitig zahlen. Zahlt der Kunde nach Anlauf der Skontofrist und zieht sich trotzdem Skonto ab, rufen Sie Ihn wieder an und verdeutlichen ihm den Sinn des Skontos. Ob Sie die Differenz zurück fordern, müssen Sie im Einzelfall abwägen – im Zweifel sollten Sie das erste Mal darauf verzichten.

Bleiben Sie am Ball
Nicht jeder Kunde handelt nach kaufmännischen Prinzipien und nutzt Skonti. Tragen Sie in Ihren Kalender ein, bis wann ein Kunde auf jeden Fall bezahlt haben muss und treten Sie umgehend in Aktion, wenn dieser Termin ohne Zahlung verstrichen ist. Zögern Sie nicht, in Aktion zu treten und schieben Sie nichts auf – laxes Inkasso hat laxe Zahlungsmoral zur Folge.

Der richtige Moment Teil 1
Datieren und schicken Sie Ihre Rechnungen (wenn möglich) so, dass der 30. oder 31. Tag nach Rechnungsstellung auf einen Montag oder Dienstag fällt. Gegen Wochenende neigen Menschen dazu, unangenehme Aufgaben wie Rechnungen bezahlen auf „nächste Woche“ zu verschieben und dann zu vergessen.

Der richtige Moment Teil 2
Rufen Sie zu Wochenbeginn den Kunden an. Sie sparen Porto und gegenüber dem Postweg mindestens einen Tag Zeit. Vielleicht hat der Kunde die Rechnung übersehen und alles ist in Ordnung – oder der Kunde ist mit der Rechnung nicht einverstanden. Klären Sie dies direkt am Telefon. Fragen Sie nach, bis wann Sie mit der Zahlung rechnen können und fordern Sie freundlich die Zahlung (Beispiel: „bitte diese Woche noch!“).

Seien Sie direkt
Wichtig: Suchen Sie bei Inkasso-Anrufen nicht nach Alibi-Themen als Anrufgrund, sondern sprechen Sie als erstes die offene Rechnung an („Ich rufe wegen der noch offenen Rechnung Nr. X vom 01.01.2005 an“). Setzen Sie weiche Fristen, beispielsweise „bis Ende dieser Woche“. Kunden neigen bei harten Fristen mit fixem Datum zu unbewussten Abwehrreaktionen und tendieren dazu, die Frist aus Trotz bis zum letzten Moment auszunutzen.

Bleiben Sie freundlich
Vergessen Sie nicht die soziale Komponente Ihrer Geschäftsbeziehung. Vergrätzen Sie den Kunden nicht. Zeigen Sie negative Emotionen nicht direkt, auch wenn Sie innerlich kochen. Sagen Sie dem Kunden, dass Sie fristgerecht bezahlt werden wollen – aber bleiben Sie freundlich. Neukundengewinnung ist ein hartes Brot. Daher sollten Sie das Ziel haben, ihn zur Zahlung zu bewegen und als Kunden zu halten – allerdings nicht um jeden Preis. Notieren Sie sich das neue Zahlungsziel zur Wiedervorlage im Kalender.

Die freundliche Erinnerung
Hält der Kunde sich nicht an die telefonisch getroffene Abmachung, gehen Sie das Inkasso formaler an. Schreiben Sie dem Kunden eine Mahnung, nennen Sie sie jedoch Zahlungserinnerung und bleiben Sie freundlich. Drohen Sie nicht, fordern Sie höflich die kurzfristige Zahlung.

In jedem Fall gilt: Treten Sie konsequent auf! Vermeiden Sie unterwürfige Floskeln wie „sollte sich die Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es als Gegenstandslos“. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die Rechnung pünktlich zu zahlen, nicht Sie! Wenn sich etwas überkreuzt, ist das das Pech des Kunden. Fordern Sie den Kunden nicht auf, das Schreiben zu ignorieren!

  • Listen Sie in dem Schreiben die offenen Rechnungen auf, inklusive Rechnungsdatum, -nummer und -betrag sowie dem Tag der Fälligkeit.
  • Notieren Sie sich erneut den ‚Tag der Abrechnung‘, damit Sie am Ball bleiben.

Jetzt wirds ernst: 2. Mahnung!
Hat der Kunde bis jetzt noch immer nicht gezahlt, könnte es langsam für Sie ungemütlich werden: die Zahlung steht nun schon sehr lange aus. Das kann je nach Höhe des Rechnungsbetrages existenzbedrohend sein.

Gesetzlich vorgeschrieben ist eine einzige Mahnung. Wägen Sie nun ab, was Sie in diesem Fall tun möchten:

  • Noch zwei Mal außergerichtlich mahnen und danach das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.
  • Sofort das gerichtliche Mahnverfahren einleiten (siehe letzter Punkt).

Entscheidungskriterien hierfür könnten sein:

  • Umsatzvolumen des Kunden
  • Dauer der Geschäftsbeziehung
  • Außergewöhnliche Umstände beim Kunden
  • mögliche Folgeaufträge durch den Kunden

Setzen Sie diese Kriterien auch an, um zu entscheiden, ob Sie ab jetzt dem Kunden die Kosten für die Mahnung in Rechnung stellen, beispielsweise Porto und Verzugsschaden.

Aussergerichtliche Mahnung
Mehr als zwei weitere außergerichtliche Mahnungen sollten Sie dem Kunden nicht schicken. Es ist unwahrscheinlich, dass er danach ohne Weiteres zahlt. Nennen Sie in der zweiten und dritten Mahnung eine konkrete und angemessene Zahlungsfrist, zum Beispiel „innerhalb von 10 Tagen“. Kündigen Sie in der dritten Mahnung an, dass Sie ein gerichtliches Mahnverfahren anstreben werden, sollte er seiner Zahlungspflicht nicht innerhalb der genannten Frist nachkommen.

Ist die letzte Frist abgelaufen, bleiben Ihnen nur noch zwei Möglichkeiten.
Erste Möglichkeit: Ist der Rechnungsbetrag so hoch, dass ca. 10-20% der Summe für eine Bank interessant erscheinen könnten, sollten Sie sogenanntes Factoring in Erwägung ziehen. Vereinfacht erklärt, „verkaufen“ Sie einem Factor die Forderung gegenüber einem Kunden. Vorteil für Sie: 80-90% des Betrags wird Ihnen von der Bank sofort gutgeschrieben. Der Rest dient als Sicherheit. Weiteres zu diesem Thema erfahren Sie bei Ihrer Hausbank.

Zweite Möglichkeit und der wahrscheinlich bessere Weg: Bei lohnenswerter Rechnungshöhe sollten Sie ein gerichtliches Mahnverfahren nach §§ 688 ff ZPO beantragen. Bevor Sie das tun, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die gesetzlichen Vorgaben bis hierhin erfüllt haben:

  • Vergewissern Sie sich (wenn möglich), dass der Kunde zahlungsfähig,
  • die Forderung berechtigt ist und
  • dass der Kunde in Verzug ist, die Mahnung also erhalten hat (am besten per Einschreiben mit Rückschein).

Die Kosten für das Mahnverfahren variieren von Dienstleister zu Dienstleister. Sie betragen ungefähr 100 EUR bei einer Forderung in Höhe von 900 EUR. Sind alle Bedingungen erfüllt, trägt der Schulder die Kosten des Mahnverfahrens und Sie erhalten nach einigen Monaten Ihr Geld. Ist eine der genannten Bedingungen nicht erfüllt, tragen Sie die Kosten für das erfolglose Mahnverfahren.

Ist der Kunde zahlungsunfähig, sollten Sie sich umgehend juristisch von einem Rechtsanwalt beraten lassen.

Das gerichtliche Mahnverfahren können Sie in Schriftform über im Schreibwarenhandel erhältliche Vordrucke einleiten. Zeitgemäßer ist der Weg über Online-Mahndienste, die von Rechtsanwälten betrieben werden. Eine Auswahl:

Erstveröffentlichung 03.06.2005

Ein Kommentar

  1. Hallo, das genannte Optimahnoffice hat seine Dienstleistung am 30.11.2008 abgeschaltet.

Tut uns leid, aber die Kommentare sind geschlossen...

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