Eine Mahnung ist immer eine heikle Sache. Niemand will auf unbezahlten Rechnungen sitzen bleiben. Aber seine Kunden vergrätzen will man auch nicht. Wie können Sie also Ihren berechtigten Ansprüchen Nachdruck verleihen und doch höflich und freundlich bleiben?

Die Zahlungserinnerung
Früher war es Praxis, säumigen Zahlern mehrere aufeinanderfolgende Mahnungen zu schicken, die sich in Tonfall und Nachdruck steigerten. Das ist heute eigentlich nicht mehr nötig, da nach einer Gesetzesänderung Kunden automatisch 30 Tage ab Rechnungsdatum in Verzug geraten, ohne noch in Stufen angemahnt werden zu müssen.

Trotzdem empfiehlt es sich, im ersten Schreiben nicht gleich die Keule zu schwingen und seine Rechte zu erwähnen. Zu oft bleibt die Rechnung im Alltag liegen, ohne das böse Absicht dahinterstecken muss.

Meistens reicht es wirklich, seine Kunden an den ausstehenden Betrag zu erinnern. Und ganz hart gesottene Fälle zucken auch angesichts der dritten Mahnung nur mit der Schulter. Hier müssen andere Methoden von Inkasso bis Forderungsmanagement her. Hat Ihr Kunde nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist noch nicht gezahlt, haken Sie also freundlich nach.

Höfliche Erinnerung
Halten Sie Ihr Schreiben höflich, erwähnen Sie das Wort Mahnung nicht und drohen Sie nicht mit unangenehmen Folgen. Auch eine Fristsetzung muss nicht sein. Gehen Sie am besten davon aus, dass Ihr Kunde die Zahlung nur vergessen hat.

Nutzen Sie die Gelegenheit und schicken Sie gleich eine Kopie der Rechnung mit. So können Sie unterschwellig auf die Zahlung aufmerksam machen und das Ganze gleichzeitig als Service-Leistung aussehen lassen.

Beispiel:

• Wir haben für unsere Rechnung vom xx noch keinen Zahlungseingang feststellen können. Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie schon gezahlt haben oder nehmen Sie die Überweisung vor.

• Der Betrag für xx ist noch nicht auf unserem Konto eingegangen. Das kommt vor, eine Rechnung ist schnell übersehen oder kann verlorengehen. Deshalb haben wir Ihnen Ihre Rechnung noch einmal in Kopie beigefügt.

Schön wäre auch ein Satz, dass das Schreiben gegenstandslos ist, sollte der Kunde bereits gezahlt haben. Selbst wenn er noch nicht gezahlt hat, ist das doch ein freundlicher Ausklang.

Für Kauf bedanken, um Feedback bitten
Neben diesem Standard-Schreiben gibt es auch pfiffige Varianten, um sich in Erinnerung zu bringen. Bedanken Sie sich zum Beispiel noch einmal für den Kauf oder den Auftrag. Oder fragen Sie nach, ob der Kunde mit dem Produkt zufrieden ist.

Beispiel:

• Wir freuen uns, dass Sie xx gekauft haben und er / sie / es Ihnen offenbar gut gefällt. [Annahme, da keine Beschwerden eingetroffen sind.] Bitte begleichen Sie noch die beigefügte Rechnung über …

• Wir freuen uns, dass wir Ihren neuen Webauftritt gestalten durften. Wir hoffen, dass er Ihnen schon viele zufriedene Besucher gebracht hat. Da wir die Qualität unserer Arbeit ständig verbessern wollen, sind wir für Ihre Mithilfe und Ihr Feedback dankbar. [...] PS: Bitte überweisen Sie in den nächsten Tagen noch den ausstehenden Betrag von …

An eigene Leistung erinnern
Das letzte Beispiel geht übrigens schon in die Richtung „an die eigene (sehr gute) Leistung erinnern”. Damit machen Sie Ihrem Kunden indirekt klar, was er zu verlieren droht, wenn er die Rechnung nicht bezahlt und die Geschäftsbeziehung damit aufs Spiel setzt.

Ein weiteres Beispiel dafür wäre:

• Wir hoffen, dass Ihr neuer Webauftritt Ihnen schon viele zufriedene Kunden gebracht hat. Es ist ja heutzutage gar nicht mehr so leicht, den notorisch flüchtigen Surfer von seinen Produkten zu überzeugen. Für weitere Verbesserungen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. [...] PS: Anbei finden Sie noch einmal in Kopie unsere Rechnung vom xx. Vermutlich sind Sie im Tagesgeschäft noch nicht dazu gekommen, sie zu bezahlen. Es wäre schön, wenn Sie das in den nächsten Tagen nachholen könnten. Vielen Dank.

Die Mahnung
Erst, wenn Ihre Zahlungserinnerung keinen Erfolg hatte, sollten Sie deutlicher werden. Gebrauchen Sie ausdrücklich das Wort “Mahnung”, nehmen Sie in jedem Fall die Rechnungsdaten mit auf und setzen Sie eine neue Zahlungsfrist. Allerdings heißt es auch hier: Wenn Sie nicht gerade wissen, dass es sich um einen Gewohnheitstäter handelt, schwingen Sie nicht die Keule. Schreiben Sie bestimmt, aber sachlich und höflich.

Versäumnis ansprechen
Reden Sie nicht mehr um den heißen Brei herum. Nennen Sie das Versäumnis des anderen beim Namen.

• Leider müssen wir feststellen …
• Leider haben Sie auf unser Schreiben vom xx nicht reagiert …
• Leider ist unsere Rechnung vom xx noch nicht beglichen …

Bitten Sie dann darum, dass der Kunde seinen Teil des Kaufs oder Auftrags erfüllt und den ausstehenden Betrag bis zum xx bezahlt.

Einen Anruf in Aussicht stellen
Nicht jeder säumige Zahler ist ein abgebrühter Gewohnheitstäter. So mancher dürfte angesichts eines persönlichen Kontakts mit seinem Gläubiger ins Schwitzen geraten. Nutzen Sie das und stellen Sie zum Beispiel einen Anruf in Aussicht:

• PS: Sollten Sie die Rechnung nicht bis zum xx bezahlt haben, rufen wir sie an.

Zusätzliche Kosten erwähnen
Mahnkosten, Gerichtskosten oder andere unbestimmte Kosten können Ihre Kunden ebenfalls zur Zahlung veranlassen. Freundlich formuliert könnte das beispielsweise so aussehen:

• Leider ist der Betrag xx für yy noch nicht auf unserem Konto eingegangen. Bitte holen Sie das nach. Das erspart uns und Ihnen zusätzliche Arbeit und Kosten.

• Holen Sie doch bitte die Überweisung bis zum xx nach. Das erspart Ihnen weitere Kosten, uns Arbeit und allen Verdruss.

• Wenn Sie das neue Zahlungsziel nicht einhalten, müssen wir Ihnen leider unsere Kosten zusätzlich in Rechnung stellen.

Mahnverfahren erwähnen
Möchten Sie Ihrem Kunden nur ungern ein Mahnverfahren auf den Hals hetzen, dann sagen Sie ihm das. Egal, wie wahrscheinlich dieses Verfahren angesichts des ausstehenden Betrags sein mag. Auch hier genügt es manchmal, durch die Blume zu sprechen.

Statt eines kriegerischen „sehen wir uns gezwungen, den Rechtsweg zu beschreiten” könnte es allerdings wieder freundlicher sein:

• Wenn möglich, möchten wir auf ein Mahnverfahren / rechtliche Schritte verzichten. Deshalb bitten wir Sie, den ausstehenden Betrag innerhalb der nächsten Tage zu bezahlen. Vielen Dank.

Das Zuckerchen
Niemand hat gesagt, dass Sie einen säumigen Zahler in einer Mahnung nicht locken können. Vorausgesetzt, Sie wollen ihn weiter als Kunden haben. Bieten Sie ihm zum Beispiel einen Rabatt für den nächsten Auftrag an. Damit nehmen Sie Ihrer Mahnung die Schärfe und machen ihm klar, dass Sie ihn als Kunden schätzen.

Beispiel:

• PS: Haben wir Ihnen eigentlich schon dafür gedankt, dass Sie immer ein treuer Kunde waren? Dann machen wir das jetzt – mit einem Rabatt von xx % auf Ihren nächsten Auftrag. Das ist versprochen.

Den Kunden anrufen
Ein Anruf muss kein Druckmittel sein, wie oben angedeutet. Im Gegenteil. Vieles kann man persönlich am Telefon besser klären als mit einem Brief. Fragen Sie Ihren säumigen Kunden, warum er nicht zahlt. Suchen Sie nach Lösungen wie zum Beispiel Ratenzahlungen. Halten Sie das Gespräch anschließend schriftlich fest und schicken Sie ihm davon eine Kopie.

Aber Achtung: Gehen Sie sicher, dass Ihr Kunde auch tatsächlich nicht gezahlt hat.

Machen Sie es nicht so wie ein Unternehmen, das mich einmal anrief, um sich mit mir über meine ausstehende Rechnung zu unterhalten. Und das in einem Ton, der mir deutlich sagte, dass ich das als Kulanzleistung zu betrachten hätte. (Wo sie doch auch gleich eine Mahnung hätten schicken können.) Bis ich ihnen schwarz auf weiß nachweisen konnte, dass ich meine Rechnung sofort nach Erhalt bezahlt hatte. Das war nicht nur peinlich für das Unternehmen. Damit hatten sie auch einen langjährigen Kunden verloren. So schnell kann es gehen. Der Ton macht eben doch die Musik. ™