Wie man mit E-Mailbergen klarkommt
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E-Mail ist für viele arbeitende Menschen längst zu einer Belastung geworden. Zu viel Post, zu viele Mails, zu viel zu Tun, kurzum: Chaos im Mailprogramm. Muss alles nicht sein, wenn man sich vernünftig organisiert. Dr. Web gibt Tipps für hartgesottene Fälle.
Punkt 1: Erklären Sie Ihren Bankrott
Sollte Ihr Posteingang bereits überquellen, Dutzende oder gar Hunderte von Mails seit Wochen auf Antworten warten, hilft nur die Radikalkur. Da Sie diese Mails sowieso nie abarbeiten werden, kann gelöscht werden. Und zwar der komplette Posteingang. Erklären Sie Ihren Email-Bankrott. Am besten sichern Sie Ihre Daten und setzen das Mailprogramm komplett neu auf. So wie Sie es im Fall eines Festplattendefektes tun müssten. Die alten Daten müssen aufgehoben werden, deshalb die Sicherheitskopie. Das ist aus steuerlichen oder juristischen Gründen oft nötig - hier kommt es natürlich drauf an, worum es in der Post ging.
Punkt 2: Der Spam muss weg
Sollten Sie trotz Spamfilter unter ständigen Belästigungen gelitten haben, muss auch hier eine radikale Lösung her, bevor es mit der Arbeit weitergeht. Sie haben zwei Möglichkeiten:
1.) Besorgen Sie sich eine neue E-Mail-Adresse, die Sie fortan ausschließlich verwenden. Teilen Sie Freunden, Geschäftspartnern und Kunden diese Adresse mit. Achten Sie zukünftig darauf, die Mailadressen nicht online weiterzugeben. Also in Foren, Gewinnspielen, Formularen, denn von dort aus gelangen Adressen in den Spamkreislauf. Erscheint eine E-Mail-Adresse ein einziges Mal uncodiert auf einer Webseite, ist einem der Spam sicher.
2.) Arbeiten Sie mit einer Whitelist. Wie der Name schon andeutet, geht man hier den umgekehrten Weg zur üblichen Spambekämpfung. Bei derselben werden als Spam erkannte Absender auf eine schwarze Liste (Blacklist) gesetzt und fortan als Müll behandelt. Das funktioniert gut, kennt aber Grenzen. Spammer tricksen die Methoden immer wieder aus, neue Absender werden nicht sofort erkannt. Das Wihtelisting funktioniert umgekehrt. Ihre Mailprogramm behandelt alle eingehende Post wie Spam, es sei denn es handelt sich um einen Adsender den Sie zuvor auf einer "weißen" Liste notiert haben. Auch diese Methode hat Nachteile (nicht jeder kann Sie per Mail erreichen), Spam bekommen Sie damit allerdings garantiert keinen mehr. Was infrage kommt, hängt vom Einsatzzweck und Ihrer Tätigkeit ab. Radikale Lösungen sind Notwehr, kein Tagesgeschäft.
Punkt 3: Zukünftige Probleme verhindern
Beherzigen Sie zwei einfache Regeln:
- Bearbeiten Sie wichtige Mails sofort. Alles andere hat Zeit. Nur eben diese Mails nicht. Nur wenige Mails sind wirklich wichtig.
- Es gibt Dinge, die besser am Telefon oder persönlich besprochen werden.
Punkt 4: Investieren Sie in Ihre Technik
Nutzen Sie die Möglichkeit, zwei oder drei Monitore an einem Rechner zu betreiben. Einer dieser Bildschirme ist dann für das E-Mailprogramm reserviert. Das klingt nach zusätzlichem Streß. Das muss aber keineswegs so sein. Denn so kann man seine Produktivität deutlich steigen. Man wird nicht gestört und hat trotzdem alles im Blick. Eine Wohltat für viele. Geschrieben werden E-Mails nach wie vor auf dem Hauptmonitor. Es gibt einen Unterschied zum Einzelmonitorbetrieb. Lässt man sich nämlich von einer Alarmfunktion, die neue Mails anzeigt, nerven, löst das immer Streß aus. Ganz anders, wenn man neue Mails quasi aus dem Augenwinkel heraus eintreffen sieht. Sobald die gerade durchgeführte Tätigkeit abgeschlossen ist, also zum Beispiel der Satz zu Ende geschrieben wurde, wirft man einen Blick auf den Mail-Monitor und entscheidet, ob die eingegangene Post einer sofortigen Behandlung bedarf. Geben Sie dieser Methode eine Chance und probieren Sie es aus, wenn Sie können.
Punkt 5: Der E-Mail freie Tag
Nehmen Sie sich einmal die Woche von Ihrem Posteingang frei. Große Firmen machen das bereits vor und verordnen ihren Mitarbeitern einen E-Mail-freien Freitag - Zero E-mail Fridays geannt. Der kann mehrere Effekte haben. Einerseits wird der E-Mail-Streß - sofern immer noch vorhanden - wenigstens alle 4 Arbeitstage einmal ausgesetzt. Andererseits lernt man andere Kommunikationswege wieder mehr schätzen und bleibt auch in der Übung. Schließlich soll es Kollegen geben, die nur wenige Tische auseinander sitzen, aber nie ein Wort miteinander wechseln - alles wird per E-Mail geregelt.
Alle Maßnahmen zusammen, auch wenn man einige davon als pure Notwehr bezeichnen muss, sind dazu geeignet auch den stressigsten Posteingang nachhaltig trockenzulegen. Ein entspanntes, aber effektives Arbeiten ist auch mit elektronischer Post möglich. (tm)
Erstveröffentlichung 23.01.2008
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