Tipps gegen Spam

Da sich die vollautomatische Beantwortung von E-Mails nicht bewährt hat, ist die Beantwortung mittels vorab definierter Textbausteine sinnvoll. Textbausteine erlauben, auf gleiche Fragen gleiche Antworten zu geben und den Aufwand deutlich zu reduzieren.

Eine Software brauchte man dazu nicht unbedingt. So sich das elektronische Postaufkommen in Grenzen hält, genügt eine “Kladde” – eine simple Text- oder Worddatei – aus der man sich die benötigten Antworten oder Textteile immer wieder nach Bedarf herauskopiert. Einem Profi und Viel-Mailer reicht das aber nicht genug.

Outlook Express
Leider unterstützt Outlook Express die Funktion der Textbausteine nicht. Mit Hilfe der Signatur, etwas zweckentfremdet, können dennoch Textbausteine verwendet werden. Dazu geht man in das Menü “Extras -> Optionen -> Signaturen”. Das Häkchen vor “Allen ausgehenden Nachrichten Signaturen hinzufügen” wird entfernt. Dann wird über “Neu” für jeden der Textbausteine eine eigene Signatur erstellt. Über “Umbenennen” bekommt jede eine treffende Kurzbezeichnung. Wird eine neue E-Mail verfasst, können die Testbausteine genutzt werden. An passender Stelle wird einfach auf “Einfügen -> Signatur” geklickt und der entsprechende Textbaustein ausgewählt. Die Tastenkombination dazu lautet ALT + I, gefolgt von ALT + S und dem auswählen der Signatur mit den Richtungstasten aus der Liste.

Textbausteine per Signaturtrick

Outlook & Word
Wer mit Outlook und Word viele Emails bearbeitet und oft denselben Inhalt versendet, der sollte diese Texte nur einmal schreiben. Über die Funktion “Autotext” können automatisch Textteile oder sogar vollständige Antworten definiert werden.

1. Zunächst schreibt man den Standardtext in Word. Beispiel: Ihre Bestellung ist bei uns angekommen. Wir werden Ihre Bestellung schnellst möglichst ausführen.
2. Dieser Text muss jetzt markiert werden. Dann wird die Tastenkombination ALT + F3 gedrückt. Jetzt sollte sich folgendes Menü öffnen:

Textbaustein festlegen

Hier wird ein passender Name eingegeben und auf OK geklickt. Die Schritte 1 + 2 können für jeden weiteren Text, der als Vorlage festgelegt werden soll, wiederholt werden. Wenn nun in Outlook mit Word als Email-Editor gearbeitet wird, kann an beliebiger Stelle ein Textbaustein eingefügt werden.

Textbaustein einfügen

Es gibt spezialisierte Programme, die das Arbeiten noch einfacher machen:

PhraseExpress
PhraseExpress ist so ein Programm. Was man sonst mühsam eintippt, lässt sich hier per Mausklick immer wieder einsetzen: Texte aus dem Vorratsregal sozusagen.

Auf der anschaulichen Oberfläche findet sich der Anwender auch ohne Langzeitstudium der Onlinehilfe schnell zurecht. Das kostenlose Programm speichert Textbausteine und fügt sich bei Bedarf mit nur zwei Mausklicks in ein beliebiges Textfenster (Word, E-Mail oder auch Excel) ein.

Die Textbausteine stehen übersichtlich organisiert in einem Aufklappfenster der Startleiste zum Abruf bereit. Neue Phrasen werden über die Zwischenablage hinzugefügt. Das Tool bietet viele praktische Anwendungsmöglichkeiten und ist ideal für Email- oder Briefvorlagen, Fußzeilen, Adressen und Chats. Auch das Einloggen in einen Account funktioniert jetzt mit einem Klick. Jede erdenkliche Routine-Tipperei am PC lässt sich so erleichtern.

PhraseExpress Demonstration

Turbo Email Answer & Auto-Responder
Diese auf Email spezialisierte Software beschleunigt ebenfalls die Beantwortung mittels Textbausteine. Der eingebaute Auto-Responder sorgt für vollautomatische Antworten, Weiterleitungen und Filterungen. Es wurde besonders auf vielfältige, fein abgestufte Automatisierungsmöglichkeiten geachtet.

Praktisch: Das Eintippen der Anfangsbuchstaben von Schlüsselnamen startet bestimmte Anwort-Templates. Beantwortete Emails können automatisch in vordefinierte Ordner verschoben werden. Eingehende Mails können dem wahrscheinlichsten Template zugeordnet oder auch vollautomatisch beantwortet werden. Auf alle Textbausteine kann per Windows-Hotkey und Zwischenablage von überall her schnell zugegriffen werden.

Turbo Email

AutoText
AutoText füllt Formulare mit Daten wie Name, Adresse und e-Mail oder beantwortet Mails mit immer wiederkehrenden Textpassagen und Floskeln. Die benötigten Textbausteine oder Grafiken geben Sie einmal in AutoText ein – etwa über die Zwischenablage. Anschließend stehen diese Daten in einer nach Kategorien geordneten Liste systemweit zur Verfügung. Per Mausklick oder Drag & Drop werden die gewünschten Daten, Texte inklusive ihrer Formatierungen oder Grafiken an die entsprechenden Stellen eingefügt.

AutoText

Email-Marketing bietet eine großartige Möglichkeit, Kunden zu gewinnen, zu halten oder zufriedener zu machen. Ein “Geben und Nehmen” sollte dabei das Hauptziel sein.

Surftipp: Email-Marketing: Dialog Pur (PDF Datei)

Erstveröffentlichung 15.02.2005

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