Project Pier - Projektmanagement für den eigenen Webspace
Dass Onlinetools für den modernen Webworker große Vorteile bieten, ist nicht zu bestreiten. Kritisch zu betrachten, ist allerdings, dass sehr viele Onlinetools auf fremden Servern laufen und die eingegebenen Daten nur mit nicht klar erkennbarer Sicherheit und Vertraulichkeit behandeln. Wir versuchen daher, bei Dr. Web stets auf sinnvollere Alternativen zum Fremdhosting hinzuweisen. Nachdem wir vor einigen Tagen bereits Collabtive vorgestellt haben, beschäftigen wir uns heute mit der Projektmanagement-Software "Project Pier" und schauen, ob der Claim "easy online collaboration" zu Recht gewählt wurde.
Basics und Systemvoraussetzungen
Auch Project Pier wurde als Fork des mittlerweile kommerziellen activeCollab gestartet. Bis zum jetzigen Zeitpunkt bemühen sich die Entwickler um eine weitgehende Nähe zum Ursprungsprodukt, was man besonders daran erkennen kann, dass es jeweils möglich ist, von activeCollab zu Project Pier upzugraden. Project Pier (PP) wurde unter Verwendung von PHP, Javascript und einer MySQL-Anbindung realisiert und sollte daher auf nahezu jedem heute üblichen Webspace lauffähig sein. PP wird von einer vergleichsweise großen Entwicklergemeinde aus aller Welt gepflegt und weiter entwickelt. Gegenstand meines Test ist die aktuelle Version 0.8.0.3, die bis zum 18. August 2009 durch die Version 0.8.5 abgelöst werden soll.
PP steht unter der GNU Affero General Public License , was bedeutet, dass es frei zu nutzen und zu verändern ist, solange Veränderungen unter der gleichen Lizenz wiederum veröffentlicht werden. PP benötigt auf Serverseite mindestens PHP 5 mit GDlib und SimpleXML-Extension, sowie MySQL ab Version 4.1. Als Webserver wird ein Apache (ab Version 2) empfohlen, grundsätzlich funktioniert PP aber auch auf einem IIS (ab Version 5). Ich teste PP auf einem stinknormalen Hostingpaket der mittleren Preisklasse.
Installation
PP umfasst rund 1.600 Einzeldateien, belegt etwa 8 MB Platz auf Ihrem Webspace und gehört damit schon zu den etwas schwergewichtigeren PHP-Anwendungen. Zur Installation laden Sie sich die Zip-Datei der aktuellen Version auf die Projektsite herunter, entpacken sie und laden sie mittels Ihres FTP-Clients der Wahl auf den Webspace hoch. Ich habe bereits zuvor im Backend meines Hostingpakets eine Subdomain sowie eine Datenbank angelegt. Natürlich ist auch der Betrieb der Software in einem Unterverzeichnis möglich. Ich persönlich finde die Subdomain-Lösung eleganter - Geschmackssache.
Nachdem PP vollständig hochgeladen ist, rufen Sie die Subdomain oder die sonstige URL, unter der Sie PP erreichen wollen auf. PP erkennt, dass es noch nicht installiert ist und verweist Sie auf den korrekten Installationspfad.
Im ersten Schritt der Installation informiert PP Sie in übersichtlicher Weise über die Systemvoraussetzungen und die für eine erfolgreiche Installation erforderlichen Informationen, sowie die einzelnen Installationsschritte. In dieser vorbildlichen Art und Weise präsentieren sich leider nur wenige Installationsscripte.
Sodann prüft PP, ob alle Installationserfordernisse auf Ihrem System erfüllt sind. Mängel werden rot gekennzeichnet. In meinem Fall weist PP darauf hin, dass ich noch auf einige Verzeichnisse Schreibrechte vergeben muss. Dabei beschränkt PP sich erfreulicherweise auf das absolut Notwendigste.
Nachdem ich Schreibrechte auf die Verzeichnisse Upload, Cache und Public/Files sowie auf die config.php vergeben habe, läuft der Check fehlerfrei durch.
Im nächsten Schritt fragt PP nach den Datenbankinformationen. Außerdem besteht an dieser Stelle die Möglichkeit, den Scriptpfad anzupassen. In der Regel erkennt PP diesen aber selbst sehr zuverlässig.
Schlussendlich bietet PP Ihnen noch einmal eine Übersicht des Geleisteten und den Link zu Ihrer Installation. Der letzte Schritt besteht in der Anlage des ersten Users. Dieser User wird der Hauptadministrator des Systems. Außerdem geben Sie hier noch an, welcher Firma das System gehört. Das ist bei der Einumrichtung weiterer Benutzer von Bedeutung.
Erste Schritte
Nach dem ersten Login präsentiert PP Ihnen das Dashboard, von welchem aus, Sie späterhin auf Ihre Projekte und Aufgaben zugreifen werden. Von hier aus erfolgt auch die gesamte Administration des Systems, so der eingeloggte User die entsprechenden Rechte besitzt. Beim ersten Aufruf schlägt PP Ihnen eine weitere Vorgehensweise vor, nach der Sie Schritt für Schritt Ihr System alltagstauglich machen.
Abweichend von der vorgeschlagenen Reihenfolge wollen wir jedoch zunächst die Oberfläche auf Deutschsprachigkeit umstellen. Hierzu laden Sie die aktuelle deutsche Übersetzung herunter. Nachdem Sie das lediglich 20 KB große Paket entpackt haben, liegt Ihnen ein Verzeichnis namens de_de, sowie eine de_de.php vor. Diese beiden Elemente laden Sie per FTP in das Verzeichnis Language, welches sich direkt im Root der Installation befindet, hoch. Danach laden Sie die config.php auf Ihren Rechner herunter, öffnen sie mit dem Editor Ihrer Wahl (zum Beispiel dem für MacOSX kostenlos erhältlichen TextWrangler) und ändern die Zeile, in der die DEFAULT_LOCALIZATION definiert wird, von en_us auf de_de. Laden Sie die config.php wieder hoch. Bei dieser Gelegenheit können Sie noch die Schreibrechte von der Datei entfernen. Ein bisschen Paranoia hat noch niemandem geschadet. Befinden Sie sich noch im Backend Ihres PP, reicht ein Browserrefresh, um die Deutschsprachigkeit zutage treten zu lassen.
Nun könnten wir uns an die Abarbeitung der von PP vorgeschlagenen Schritte machen. Ich persönlich empfinde die Standardoptik des Dashboard als visuelle Umweltverschmutzung und kann mich nicht überwinden, auf einer solchen Basis weiter zu arbeiten. Wenn es Ihnen so geht wie mir, öffnen Sie auf der rechten oberen Ecke des Dashboard das Dropdownmenü namens "Administration" und wählen dort den Punkt "Einstellungen" > "Allgemeines".
Hier haben Sie die Möglichkeit, einen mehr oder weniger kreativen Namen für Ihr PP-System zu vergeben oder PP zur automatischen Updateprüfung zu veranlassen. Ebenso geben Sie hier den Speicherort für durch Projektteilnehmer hochgeladene Dateien an. Es empfiehlt sich, diese Einstellung auf Dateisystem zu belassen. Alternativ können Sie natürlich auch alles in die Datenbank ablegen lassen, was abhängig von Art und Zahl Ihrer Projekte allerdings sehr schnell zulasten der DB-Performance gehen wird.
Der einzige Punkt also, den ich zur Änderung in diesem Menü empfehle, ist das Theme. Klicken Sie auf das entsprechende Formularfeld, sehen Sie, dass PP bereits eine ganze Reihe Themes vorinstalliert hat. Es ist mir schleierhaft, warum ausgerechnet das hässlichste die Standardeinstellung erhalten hat. Ich entscheide mich für acSimple, schlagartig lässt der Innendruck meiner Augen nach.
Wo wir nun schon einmal hier sind, werfen wir noch kurz einen Blick auf die E-Mail-Einstellungen. Standardmäßig nutzt PP, wie alle sonstigen mir bekannten PHP-Anwendungen für den Mailversand die entsprechende PHP-Funktion, was in der Regel die Methode der Wahl sein dürfte. Auch in PP ist es möglich, anstelle der PHP-Funktion einem SMTP-Server diese Aufgabe zu übertragen.
Nachdem nun also die wesentlichen Probleme eines deutschsprachigen Ästheten behoben sind, kehren wir auf das Dashboard, das nun "Startseite" heißt, zurück und wenden uns der Abarbeitung der Vorschlagsliste zu.
Zunächst empfiehlt es sich, die Firmeninformationen zu aktualisieren. Dabei sind nahezu alle Informationen optional. Wirklich ändern müssen Sie hier lediglich die Zeitzone, denn die steht nach der Standardinstallation auf GMT.
Das Anlegen neuer Nutzer schlägt PP als nächsten Schritt vor. Dieser Vorgang ist ziemlich straight forward, bietet dabei aber ein Feature, das ansonsten nur selten zu finden ist, nämlich die automatische Generierung eines Passworts für den User. Gut in Sachen Sicherheit, wahrscheinlich aber zu selten genutzt. Auch ich entscheide mich im Rahmen des Tests lieber für ein Passwort, das ich mir merken kann. Dass PP auf weltweite Kollaboration vorbereitet ist, zeigt die Möglichkeit, jedem Benutzer eine eigene Zeitzone zuzuweisen. So kann der Entwickler in Indien mit dem Entwickler in Deutschland zusammenarbeiten, ohne dass es Irritationen über vereinbarte Zeitpunkte gibt.
Kehren Sie auf die Startseite zurück, sehen Sie, dass PP sich darum gekümmert hat, die bereits erledigten Aufgaben aus der Vorschlagsliste entsprechend zu kennzeichnen. Das System ist wirklich mit Liebe zum Detail programmiert.
Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit, weitere Firmen, beispielsweise Ihre Kunden anzulegen, soweit Sie mit diesen über die PP-Plattform zusammen arbeiten wollen. Auf diese Weise entsteht eine Art Rollenmanagement, denn die Mitarbeiter dieser Firmen erhalten im Gegensatz zu Mitarbeitern der eigenen Firma lediglich eingeschränkte Nutzerrechte, die sich pro Projekt und Nutzer gesondert festlegen lassen. Hingegen ist die Rechteverwaltung für eigene Mitarbeiter doch recht pauschal.
Kommen wir nun zum Kern des Pudels.
Das erste Projekt
Die Möglichkeit, neue Projekte anzulegen, besteht stets direkt von der Startseite aus und stellt einen recht simplen Vorgang dar. PP fordert einen Titel und eine Beschreibung an und zeigt im nächsten Schritt die automatisch zugeordneten Teilnehmer der eigenen Firma.
Über die Berechtigungsseite zum jeweiligen Projekt nimmt man nun weitere Personen der eigenen Firma oder solche von anderen Firmen hinzu. Beispielhaft nehme ich zu meinem Website-Meier-Projekt den Nutzer Dr. Web aus der Firma Smashing Media hinzu. Sie sehen, dass ich nun sehr feine Möglichkeiten der Rechtevergabe erhalte.
Die Übersichtsseite zum Projekt sieht zwar übersichtlich, aber noch recht leer aus.
Ich lege den ersten Meilenstein an. Dabei habe ich neben dem Offensichtlichen die Möglichkeit, den Meilenstein als privat zu kennzeichnen, was dazu führt, dass lediglich die Mitarbeiter meiner eigenen Firma diesen Meilenstein sehen können. Außerdem gebe ich hier vor, wem dieser Meilenstein zugewiesen werden soll. Dabei besteht die Möglichkeit, eine Zuweisung an alle, einzelne Mitarbeiter oder alle Mitarbeiter einer hinterlegten Firma vorzunehmen. Verwendet man Firmen systemintern beispielsweise als Teams, könnte man auf diese Weise seinen Teams Aufgaben zuweisen, also recht gezielt mehrere Mitarbeiter ansprechen.
Von der Übersichtsseite des Meilensteins aus gilt es nun, eine oder mehrere Aufgabenlisten anzulegen. Dies geschieht in einem Stapel, was die Anlage längerer Aufgabenlisten komfortabler werden lässt.
Hier wird deutlich, dass sich PP von anderen Lösungen, wie etwa dem hier ebenfalls vorgestellten Collabtive deutlich unterschiedet. An den Aufgaben ist es nämlich nicht möglich, einen Fälligkeitszeitpunkt zu definieren. Die Aufgaben werden auf einer Übersichtsseite kumuliert und sind von dort aus lediglich noch als erledigt abzuhaken. Etwaige Verschiebungsbedarfe müssen über den zugrundeliegenden Meilenstein realisiert werden.
Ein wesentliches Element der Projektkommunikation in PP stellen die so genannten Nachrichten dar. Nachrichten dienen dem Austausch von Informationen untereinander und integrieren diese Gesprächsebene, die ansonsten per E-Mail oder IM laufen würde, in das Projektgeschehen, was höchst sinnvoll ist. So steht zu jedem Projekt bei konsequenter Nutzung des Systems stets die gesamte Informationsbasis an Ort und Stelle zur Verfügung.
Nachrichten sind am weitestgehenden konfigurierbar. So können sie beispielsweise als "Wichtig" oder "Privat" markiert werden, um Ihnen Bedeutung zu verleihen oder sie nur intern der eigenen Firma sichtbar zu machen. An jede Nachricht können Dateien gehängt werden. Das wesentliche Feature dürfte jedoch die Möglichkeit sein, Nachrichten zu kommentieren. Am ehesten muss man sich diese Funktionalität vorstellen wie in einem Blog. Jemand schreibt einen Beitrag aka Nachricht und die übrigen Teilnehmer kommentieren diesen, respektive antworten darauf. So entsteht eine threadartige Übersicht der Diskussion. Nachrichten können sich auf Meilensteine beziehen und auch außerhalb von Meilensteinen, also ohne konkrete Zuordnung existieren.
Auch die Nachrichtenübersicht des jeweiligen Projektes erinnert optisch stark an einen Blog.
Interessant ist noch die Möglichkeit, hochgeladene Dateien mit entsprechenden Kommentaren zu versehen. Die Funktionalität ist mit denen der Nachrichten weitgehend identisch. So können Site-Entwürfe, Login oder sonstige Zwischenergebnisse in Dateiform schnell und unkompliziert besprochen werden.
Über das Feature "Formulare" ist PP ein ganz kleines Stück weit erweiterbar. Ein Formular besteht stets nur aus einem einzigen Feld und hängt die eingebenen Informationen entweder an eine Nachricht oder einen Meilenstein. Ich habe nun eine Nachricht verfasst und "Bereits geleistete Stunden" genannt. Danach richte ich ein Formular namens Zeiterfassung ein und verknüpfe es mit der Nachricht. Jetzt kann jeder Teilnehmer durch simplen Aufruf des Formulars aus dem Formulare-Tab des Projektmenüs seine Projektstunden als Kommentar an die Nachricht hängen. Ich gebe zu, das ist kein nobelpreisfähiges Beispiel, aber das Prinzip wird klar. Übrigens ist mir bislang kein anderes Produkt mit ähnlicher Funktionalität unter gekommen.
Was Project Pier nicht kann
Leider fehlt auch Project Pier, ebenso wie dem bereits vorgestellten Collabtive, die sehr nutzwertige Funktionalität, in einer personenbezogenen Übersicht anzeigen zu lassen, welche Personen welchen Projekten zugeordnet sind und welche Aufgaben sie noch zu erledigen, respektive bereits erledigt haben. Damit wird auch Project Pier für komplexere Aufgabenstellungen (viele Projekte, viele Nutzer, viele Aufgaben) ungeeignet.
Mag auf der Basis eines einzelnen Projekts eine solche Übersicht noch verzichtbar sein, so wird es doch für den Ressourcenverantwortlichen der Firma schwer, die Auslastung seiner Teams über alle laufenden Projekte im Blick zu behalten, von einer konkreten Kontrolle des Workflows (Was macht der Müller eigentlich den ganzen Tag?) ganz zu schweigen. Eine etwas rudimentäre Möglichkeit, sich immerhin global über den Verlauf der verschiedenen Projekte unterrichtet zu halten, besteht darin, den RSS-Feed der Gesamtaktivität zu abonnieren. Besser als nichts.
Unschön ist auch, dass es in Project Pier keine grafischen Elemente gibt. Dabei dürfte die reine Kalenderübersicht bereits das schmerzhafteste Fehlen darstellen. Nichts von dem, was im Projektmanagement-Business ansonsten state of the art ist, gibt es. Project Pier läuft rein textorientiert. Sicherlich. Man kann über einen iCalendar-Feed etwaige Meilensteine in die Kalenderanwendung seiner Wahl, so zum Beispiel auch in Google Calendar eintragen lassen, aber eine systeminterne Funktion wäre schon komfortabler gewesen. Leider ist der gesamte Faktor Zeit im Programm etwas stiefmütterlich behandelt. Zeitangaben muss man regelrecht suchen, was die Effizienz im Einsatz der Software doch stark einschränkt.
Schade ist weiterhin, dass Kommentare nur an Nachrichten und Dateien möglich sind und nicht an Meilensteinen oder - noch wichtiger - Aufgaben. Basecamp-Nutzer werden das Fehlen der Möglichkeit, auf Kommentare per Mail als Kommentar zu antworten, beklagen. Überhaupt, Basecamp - ein Import aus Basecamp ist, anders als bei Collabtive beispielsweise, nicht möglich.
Fazit
Project Pier ist eine stabile, funktionsreiche Lösung zur Abwicklung kollaborativer Projekte und Aufgaben. Dem Vorteil, wichtige Geschäftsdaten auf dem eigenen Server zu behalten, sind verschiedene, mehr oder minder schwere Nachteile im Vergleich zu bekannten Onlinediensten, wie etwa Basecamp, entgegen zu halten. Nutzer von activeCollab, die einen Umstieg in die Welt der freien Software erwägen, kommen indes nicht an Project Pier vorbei. Der Umstieg ist nahe an mühelos.
So bleibt mein Fazit etwas ambivalent. Ideal für den Anwender wäre sicherlich eine Verbindung der Features von Collabtive mit denen von Project Pier. Die solidere Basis stellt dabei Project Pier. Dennoch ergibt sich für mich als Collabtive-Anwender kein Wechselbedarf. Die wesentlichen Mängel Collabtives trägt auch PP und die geringen Vorteile von PP, wie etwa die iCal-Einbindung oder die blogartige Kommunikationsfunktion werden sicherlich bald in Collabtive nachgerüstet. (tm)
Über Dieter Petereit
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