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Wie man ein perfektes Angebot schreibt

11. Februar 2010
von

Wegen des Potentials an Varianten in den verschiedenen Aspekten eines Webdesign-Projekts kann das Erstellen eines Angebots oder einer Rechnung schwieriger als in anderen Branchen wie Buchhaltung oder Rechtsberatung sein. Wenn Ihr Angebot nicht sorgfältig ausgearbeitet wurde, kann das zu Missverständnissen und verärgerten Kunden führen (ganz zu schweigen von dem Kummer, den Sie damit haben). Das Gleiche gilt für Rechnungen. Wenn ihnen nicht klar ist, wofür sie bezahlen, können Kunden Zahlungen herauszögern oder Kosten anfechten.

Bei der Vorbereitung eines Angebots gilt es, zwei Hauptfaktoren im Hinterkopf zu behalten. Erstens haben Sie es wahrscheinlich mit Leuten zu tun, die noch nicht Ihre Kunden sind und zweitens haben Sie es mit Kunden zu tun, die Ihnen (wahrscheinlich) Nachfolgegeschäfte einbringen werden. Dieser Artikel liefert eine ganze Reihe von Tipps, die auf diesen zwei Prinzipien aufgebaut sind und soll Designern helfen, effektive Angebote und Rechnungen zu erstellen.

Es gibt wahrscheinlich genauso viele Formate für Webdesign-Angebote, wie es Webdesigner gibt. Vieles von dem, was Sie in ein Angebot aufnehmen, ist eine Frage der persönlichen Wahl. Aber es gibt ein paar Dinge, die in jedem Angebot enthalten sein sollten.

Die Grundlagen

Ein Angebot sollte grundlegende Informationen über Ihr Unternehmen enthalten (meistens Kontaktinfos), Informationen darüber, wer der potentielle Kunde ist und die Tatsache, dass es sich hier um ein Angebot handelt.

In vielen Fällen würden Sie Ihr Logo und den Geschäftsnamen zusammen mit den Kontaktinformationen oben auf der Seite einfügen. Darunter erscheinen dann die Kontaktinformationen Ihres Kunden. Fügen Sie auch das Datum irgendwo oben ein. Letztendlich schreiben Sie auch das Wort “Angebot” oder Ähnliches, vorzugsweise in größerer Schrift und fett. Das sind nur Formalitäten, aber sie sind dennoch wichtig und es ist durchaus möglich, dass einige Designer in ihrer Eile, ein Angebot  vom Tisch zu kriegen und es an den neuen Kunden zu senden, eines oder mehrere dieser Dinge vergessen.

Der Umfang des Projekts

Irgendwo in Ihrem Angebot sollten Informationen über den Umfang des Projekts erscheinen. Wird es nur eine einfache Broschürenseite? Ein Online-Store? Wird sie ein Blog enthalten? Ein Intranet oder einen Mitgliedsbereich? Community-Funktionen? Es gibt tonnenweise Variablen, die in die Erstellung einer Website einfließen können und es ist wichtig, an dieser Stelle zumindest die wichtigsten zu beschreiben. Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, was Ihre potentiellen Kunden wollen, bevor Sie ihnen ein Angebot schicken (das sollte in der Feststellungsphase mit einem formellen oder informellen Kundenfragebogen geschehen).

Dieser Abschnitt sollte deutlich gekennzeichnet, kann jedoch entweder als eine Reihe von Aufzählungspunkten oder in Absätzen formatiert sein. Was am Besten funktioniert hängt sicherlich von der Art der Site und der Anzahl der in ihr enthalteten Funktionen ab. Eine Liste mit Aufzählungspunkten sieht sauberer aus und erleichtert dem Kunden das Lesen – solange es nicht zu viele Punkte sind. Schrecken Sie nicht davor zurück, fette oder unterstrichene Typen zu verwenden, um besonders wichtige Abschnitte hervorzuheben.

Idealerweise beginnen Sie diesen Abschnitt (oder einen eigenen Abschnitt, wenn er lang genug ist) mit einer Problemdarstellung, in der Sie noch einmal die Wünsche Ihres Kunden nennen und formulieren. Damit stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was er möchte und dass der Kunde weiß, dass Sie seine Bedürfnisse verstanden haben. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrem potentiellen Kunden verdeutlichen, dass Sie seine Bedürfnisse verstehen, worum es in seinem Unternehmen geht und dass Sie ihm dabei helfen können, seine Ziele zu erreichen.

Das ist auch der Abschnitt, in dem Sie Ihre Fähigkeiten verdeutlichen können. Je genauer Sie darstellen, was Sie für einen Kunden tun und nicht tun können, desto weniger wahrscheinlich ist es, dass er falschen Annahmen unterliegt und er wird umso mehr Vertrauen in Ihr Können haben. Indem Sie von vornherein ehrlich sind, bauen Sie Vertrauen bei Ihrem Kunden auf und das macht es wahrscheinlicher, dass er Sie engagiert. Und wenn der Kunde das Angebot annimmt, wird er im Verlauf des Projekts mit größerer Wahrscheinlichkeit auf Ihre Vorschläge hören und Ihnen Vertrauen.

Die Timeline des Projekts

Generell möchten Webdesign-Kunden wissen, wie lange es dauert, bis ihre Website läuft. Mein Rat: Schauen Sie sich etwas von Scotty ab (aus der originalen Star Treck Serie). Weniger versprechen und mehr liefern. Mit anderen Worten: Wenn Sie denken, es wird zwei Wochen dauern, sagen Sie Ihrem Kunden, dass Sie drei Wochen brauchen.

Calendar in A Designers Guide To Effective Proposals And Invoices
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Es gibt zwei Gründe für die Wahl dieses Ansatzes. Erstens bringt jedes Projekt unerwartete Probleme und Herausforderungen mit sich – vielleicht hat der Kunde Vorlagen mit drei Tagen Verspätung geliefert oder die gewünschte Domain war bereits vergeben und er brauchte eine Woche, um mit einer Alternative zu kommen oder vielleicht unterstützt das von ihm im Vorfeld gekaufte Hosting keine Datenbanken oder PHP5. Was auch immer die Gründe dafür sind, wenn Sie sich selbst ein wenig Pufferzeit einräumen, müssen Sie sich nicht krummlegen, um Termine einzuhalten, die plötzlich unrealistisch geworden sind oder das Projekt mit einer Woche Verspätung abliefern.

Und es gibt einen noch wichtigeren Grund dafür, weniger zu versprechen und mehr zu liefern: Wenn alles gut läuft und Ihnen keine Schwierigkeiten begegnen werden Sie den Ruf erlangen, schneller und effizienter als andere Designer zu sein. In beiden Fällen haben Sie am Ende glücklichere Kunden, ohne dass es Sie die letzten Haare kostet!

Also kommen Sie mit einer realistischen Timeline für das Projekt daher. Wenn es eine besonders große oder komplizierte Site ist, brechen Sie ihn in Meilensteine auf. Sie können zum Beispiel versprechen, ein erstes Modell in zwei Wochen, eine funktionale Testsite in einem Monat und die endgültige Site in zwei Monaten zu liefern. Für einen kleineren Auftritt könnten Sie die Entwürfe für die kommende Woche und die fertige Site für eine Woche nach Genehmigung der Entwürfe zusagen.

Wenn Sie die schriftliche Timeline erstellen, vergewissern Sie sich, dass Sie erwähnen, dass einige der Meilensteine von der Zustimmung des Kunden abhängen können. Es ist nicht unvernünftig, stufenweise Stichtage festzulegen, zu denen der Kunde bestimmte Aspekte des Projekts revidiert. Lassen Sie ihn in der dokumentierten Timeline wissen, dass jede Verzögerung von seiner Seite den gesamten Zeitplan beinträchtigen wird.

Die Projektkosten

Wenn Sie die Projektkosten in Ihrem Angebot in gut dargestellter und gut erklärter Art und Weise aufführen, kann das zum Grad der Zufriedenheit Ihres Kunden beitragen und die Zeit, die er für das Bezahlen seiner Rechnungen benötigt, beeinflussen. Sie sollten die Kosten basierend auf den Phasen des Projekts herunterbrechen. Wie Sie das tun hängt davon ab, wie Sie den Kunden normalerweise Rechnungen stellen und wie umfangreich das jeweilige Projekt ist.

Für eine einfache Website könnten Sie schreiben: “Broschürenauftritt, 4 Seiten mit Kontaktformular, $500″ oder so ähnlich. Für eine komplexere Site müssen Sie das jedoch in separate Punkte aufbrechen. So könnten Sie eine Gebühr für das Grunddesign haben, eine für das Hinzufügen der E-Commerce Funktionen, eine Gebühr für eigene Illustrationen und vielleicht noch eine andere für angepasste Programmierung. In jedem Fall stellen Sie sicher, dass Sie deutlich machen, ob es sich um eine Pauschale oder einen Satz auf Stundenbasis handelt (und wie viele Stunden damit abgedeckt sind).

Heben Sie auch potentielle zusätzliche Gebühren hervor. Diese könnten Dinge wie die Registrierung von Domainnamen, das Konfigurieren des Hostings und monatliche Kosten sowie laufende Wartungsgebühren abdecken. Wenn Sie diese Informationen mit in Ihr Angebot aufnehmen, vermeidet das Überraschungen aus der Sicht des Kunden.

Andere Dinge, die mit aufgenommen werden sollten

Abhängig von Ihren eigenen normalen Geschäftspraktiken und Ihren einzelnen Kunden mag es noch andere, weniger wichtige Dinge geben, die Sie vielleicht in Ihr Angebot einschließen möchten. Dazu gehören:

Businessmeeting in A Designers Guide To Effective Proposals And  Invoices
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  • Stellen Sie sicher, dass Sie erreichbar sind. Stellen Sie sicher, dass Sie für den Kunden mehrere Möglichkeiten aufführen, wie er Sie kontaktieren kann. Der Kunde sollte zumindest Ihre E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer haben, erwägen Sie aber auch, Ihre Handynummer anzugeben und einen oder mehrere IM-Usernamen, wenn es den Umständen entspricht.
  • Eine Geheimhaltungsklausel – Vielleicht möchten Sie auch noch eine Geheimhaltungsklausel in Ihr Angebot aufnehmen, die es Ihren potentiellen Kunden verdeutlicht, dass die in Ihrem Angebot enthaltenen Informationen keinem Anderen gezeigt werden sollten (insbesondere nicht anderen Designern).
  • Technische Spezifikationen – Einige Designer spezifizieren gerne, in welchen Browsern die Site funktionieren wird und auch jedwede besonderen oder eigenen Technologien, die der Auftritt verwenden wird. Das könnte auch die Angabe eines bestimmten CMS beinhalten.
  • Gestaltung von eigenen Illustrationen -  Manchmal wünscht ein Webdesign-Kunde, dass Sie sein Logo aufmöbeln (oder eins aus einer Skizze entwickeln) oder andere Gestaltungsarbeiten für ihn übernehmen. Diese Dinge sollten sicherlich separat aufgeführt werden.
  • Zahlungsbedingungen -  Wenn Sie mit Ihrem Kunden einen Zahlungsplan ausgearbeitet haben ist das Angebot die richtige Stelle, um diesen genau darzulegen.. Sie könnten auch Dinge wie Sanktionen für unpünktlich erfolgte Zahlungen erwähnen.
  • Eine Kurzbiographie des Unternehmens oder des Designers -  Geben Sie Ihrem potentiellen Kunden eine Vorstellung davon, wer Sie sind und was Sie in der Vergangenheit getan haben, um ihm die Entscheidung ein wenig leichter zu machen. Wenn Sie diese Informationen auf der ersten Seite Ihres Angebots platzieren, ist es für den Kunden leichter, sich zu erinnern, warum er in erster Linie Sie in Erwägung gezogen hat.
  • Ein Deckblatt – Ein Deckblatt ist hervorragend dafür geeignet, Dinge wie Ihre Firmenbiographie und die Geheimhaltungsklausel aufzunehmen. Es kann dem Angebot auch einen professionelleren Anstrich verleihen, insbesondere dann, wenn das Angebot mehr als nur zwei Seiten lang ist.
  • Kopf- und Fußzeilen -  Kopf- und Fußzeilen mit Ihren Kontaktinformationen und Seitenzahlen erleichtern es Ihrem potentiellen Kunden, Ihr Angebot organisiert zu halten und Sie zu kontaktieren, ohne zur ersten Seite zurückblättern zu müssen. Außerdem trägt es zu einem geschliffeneren Erscheinungsbild bei.
  • Moodboards und/oder Wireframes – Bei besonders vielversprechenden Projekten oder bei solchen, bei denen Sie ziemlich zuversichtlich sind, dass der Kunde Sie engagieren wird, ist das Hinzufügen von ein paar Wireframes oder Moodboards (mit Farbschemata oder anderen Designelementen) ein netter zusätzlicher Touch. Investieren Sie aber nicht zu viel Zeit darin und geben Sie nicht  zu viel von sich, bevor Sie das Projekt tatsächlich haben.
  • Fallstudien – Sie können dem Kunden auch mehr Vertrauen in Ihre Fähigkeiten geben, wenn Sie Fallstudien von ähnlichen Sites oder von Ihren fertiggestellten Projekten mit einschließen. Führen Sie beliebige relevante Projekte auf, beschränken Sie sich jedoch auf 2 – 4 starke und zutreffende Beispiele, um Ihre zukünftigen Kunden nicht zu überfordern.
  • Fügen Sie ein Anschreiben hinzu. Geben Sie in einer E-Mail oder einem Anschreiben eine kurze Einführung und einen Überblick über das, was in dem Angebot enthalten ist, Ihre Qualifikationen und Ihre Kontaktinformationen.
  • Setzen Sie ein Meeting an. Wenn Sie Ihrem potentiellen Kunden das Angebot mailen oder anderweitig zusenden, schließen Sie in Ihr Angebot die Bitte um ein Meeting ein, in  dem jedwede Fragen, die der Kunde zu Ihrem Angebot oder dem Projekt selbst haben könnte, diskutiert werden. Das Wissen, dass es möglicherweise ein Nachfolgemeeting geben wird, könnte die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass der Kunde Ihr Angebot zeitgerecht durchsieht.

Vergessen Sie nicht…

Hier noch einige andere Dinge, die Sie bei der Erstellung Ihrer Angebote im Hinterkopf behalten sollten:

  • Rechtschreibung prüfen und Korrektur lesen! Es gibt nichts Schlimmeres, als ein Angebot zu erhalten, dass mit typographischen und grammatikalischen Fehlern übersäht ist. Vergessen Sie nicht, dass die Rechtschreibprüfung Ihres Computers nicht idiotensicher ist. Lesen Sie noch einmal manuell nach – vorzugsweise auf einem Ausdruck.
  • Fragen Sie Ihren Kunden, ob er eine gedruckte oder eine digitale Version des Angebots wünscht und falls digital, welches Format er bevorzugt.
  • Wenn es sich um ein gedrucktes Angebot handelt, verwenden Sie Papier von hoher Qualität und stellen Sie sicher, dass in Ihrem Drucker noch ausreichend Tinte ist. Sie wollen, dass Ihr Angebot so professionell wie möglich aussieht.
  • Verwenden Sie eine anpassbare Vorlage, damit die Erstellung von zukünftigen Angeboten einfacher und effizienter ist.
  • Seien Sie ordentlich und professionell, überladen Sie Ihr Angebot jedoch nicht. Sein Zweck ist, Informationen zu übermitteln und nicht Ihre Designerfähigkeiten zur Schau zu stellen.

Was jetzt?

Nun haben Sie das perfekte Angebot angefertigt und es Ihrem potentiellen Kunden zugesendet – was jetzt?

Wenn Sie von Ihrem Kunden nicht innerhalb von etwa einer Woche nach Unterbreitung des Angebots gehört haben (davon ausgehend, dass Sie mit dem Absenden das Angebots kein Nachfolgemeeting angesetzt haben), ist es in Ordnung, nachzuhaken. Es liegt an Ihnen, ob Sie eine E-Mail senden oder telefonieren und kann auch von der Art des Kunden, mit dem Sie es zu tun haben, abhängen. Setzen Sie sich jedoch mit ihm in Verbindung um sich zu vergewissern, dass er das Angebot erhalten hat und um festzustellen, ob es irgendwelche Fragen gibt. Wenn der Kunde bis dahin noch keine Entscheidung gefällt hat versuchen Sie herauszufinden, wann es wohl so weit ist. Dann planen Sie noch einmal nachzufassen, wenn Sie nach diesem Datum immer noch nichts gehört haben.

Workdesk in A Designers Guide To Effective Proposals And Invoices
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Angenommen sie entscheiden sich, Sie zu engagieren – was sind jetzt die nächsten Schritte? Sie werden von Ihrem Kunden ein unterzeichnetes Angebot oder einen Vertrag wollen, zusammen mit einer Sicherheit. Wann immer Sie mit einem neuen Kunden zusammenarbeiten, werden Sie eine Sicherheit in Höhe von 25 – 50 % haben wollen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen (das sollte in Ihrem ersten Angebot festgelegt worden sein). Wenn diese eingetroffen ist, terminieren Sie die Meilensteine und Fristen, die in dem Zeitstrahl des Angebots umrissen wurden. Halten Sie Ihren Kunden über Ihren Fortschritt auf dem Laufenden, insbesondere dann, wenn es sich um ein langfristiges Projekt handelt (oft sind ein bis zwei Updates pro Woche angemessen).

Wenn Ihnen klar ist, dass Sie eine Frist nicht werden einhalten können, lassen Sie es Ihren Kunden so schnell wie möglich wissen. Er wird diese Vorabmitteilung zu schätzen wissen, insbesondere dann, wenn der nächste Meilenstein irgendeine Art von Aktivität seinerseits erfordert (wie zum Beispiel Illustrationen überprüfen oder Beta-Tests). Seien Sie auf dem Laufenden und stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden sich an die in dem Angebot vereinbarten Fristen halten (wie die Lieferung von Illustrationen, Revision der Site oder das Erledigen von terminierten Zahlungen). Wenn Sie ihnen Dateien zur Revision übersenden fügen Sie eine Mitteilung hinzu, die sie an ihre Verantwortung erinnert, innerhalb des in dem Angebot festgelegten Zeitraums ein Feedback zu liefern. Das bekräftigt noch einmal, dass Sie Ihre Fristen nur dann einhalten können, wenn sie ihre einhalten.

Ständige Kommunikation mit Ihrem Kunden ist der Schlüssel zum reibungslosen Ablauf eines jeden Projekts. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden wissen, dass Sie sich mit allen Fragen oder Bedenken, die sie in Bezug auf das Projekt haben könnten, an Sie wenden können. Und machen Sie das gleiche mit ihnen. Wenn Sie Fragen zu etwas haben, was sie Ihnen geschickt haben oder zu irgendwelchen Aspekten des Projekts, fragen Sie sie. Es ist besser zu fragen und die Sache beim ersten Mal richtig zu machen als Stunden oder Tage auf etwas zu verwenden, was Sie später ändern müssen.

Quellen und Literatur zum Thema

(sl), ™

Cameron Chapman ist eine professionelle Web- und Grafikdesignerin mit über sechs Jahren Erfahrung. Sie schreibt für mehrere bekannte Weblogs, darunter ihre eigenes Projekt Cameron Chapman On Writing. Sie ist außerdem Autorin von Internet Famous: A Practical Guide to Becoming an Online Celebrity.

2 Kommentare zu „Wie man ein perfektes Angebot schreibt
  1. Alexander Tenge am 29. März 2013 um 16:28

    Hallo,

    danke für den interessanten und nützlichen Artikel!
    Einen kleinen Hinweis habe ich allerdings:

    “Rechtschreibung prüfen und Korrektur lesen! Es gibt nichts Schlimmeres, als ein Angebot zu erhalten, dass mit typographischen und grammatikalischen Fehlern übersäht ist.”

    “Übersäht” schreibt sich “übersät”. Demonstriert allerdings noch einmal ausdrücklich die Wahrheit Ihrer Worte :)

    Beste Grüße

  2. Thomas Winterbacher am 2. April 2013 um 16:16

    Sehr guter und gelungener Artikel in Sachen Angebotslegung! Danke dafür! Was ich halt noch einfliessen lassen würde, sind mehr “die Rahmenbedingungen” bzw. AGBs. Ich persönlich arbeite gerade an meinen, will nicht mehr als eine Seite mit 7 oder 8 Punkten haben.

    Beste Grüße

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