Online Rechnungen schreiben – Ein Marktüberblick, Folge 1 (.de)

Die Faktura ist eine Aufgabe, die sich sehr gut in der Form der SaaS (Software as a service), also webbasiert abwickeln lässt. Nicht übermäßig komplex, dabei aber essentiell für jeden selbständig Abrechnenden. Gerade einzelkämpfende Webworker oder ITler mit häufig wechselnden Einsatzstellen können durch die Nutzung einer Online-Faktura die Zeit von der Leistungserbringung bis zur Rechnungsschreibung bankenfreundlich verkürzen. Wir schauen, was es am Markt so alles gibt…

Lösungen aus Deutschland

In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf die deutschen Anbieter. Prinzipiell steht schließlich zu vermuten, dass Sie mit einem deutschen Hersteller rechtlich auf der sicheren Seite sind, insbesondere soweit es die Einhaltung der sich stetig wandelnden Umsatzsteuer-Erfordernisse betrifft. Da mag der amerikanische Dienstebetreiber vielleicht nicht immer so dahinter her sein.

Auch das Erfordernis der digitalen Signatur bei Online-Rechnungen wird immer wieder gern thematisiert. Dabei ist dieser Punkt unter dem Gesichtspunkt des Umsatzsteuerrechts noch am einfachsten zu regeln. Sie müssen lediglich sicherstellen, dass die online versandte Rechnung beim Kunden ausgedruckt und zu den Buchhaltungsunterlagen genommen wird. Dann nämlich ist es keine Online-Rechnung mehr und dem Fiskus ist formal Genüge getan. Genauso gehen Sie selbstverständlich vor bei Rechnungen, die Sie selber per Mail erhalten.

Grundsätzlich gilt, dass Faktura-Software keine Testate braucht, dementsprechend keine besonderen rechtlichen Anforderungen zu erfüllen hat. Die Merkmale einer korrekten Rechnung ergeben sich allein aus dem Umsatzsteuerrecht und sind natürlich auch mit Software aus anderen Sprachzonen umsetzbar.

Im nächsten Teil des Marktüberblicks werde ich Lösungen aus anderen Teilen der Erde vorstellen, soweit sie mindestens englischsprachig sind. Wenn Ihnen dann eine dieser Lösungen besser gefällt und sie der Sprache hinreichend mächtig sind, spricht nichts dagegen, diese auch zu verwenden, es sei denn, ich hätte eine einschränkende Anmerkung getätigt.

Übrigens: Alle Preisangaben sind netto, also zuzüglich Mehrwertsteuer und alle Anbieter (bis auf speziell genannten) arbeiten mit Datenverschlüsselung. Dies alles vorausgeschickt, beginnen wir mit dem Überblick.

SalesKing

SalesKing (SK) ist ein brandneuer Wettbewerber im Ring der Fakturierer. Aufgrund seiner auch im kostenlosen Segment bereits sehr umfangreichen Leistungspalette haben wir SalesKing einen eigenen Beitrag gewidmet.

SK bietet einen kostenlosen Account, der ausreicht, um beliebig viele Rechnungen mit beliebig vielen Produkten an beliebig viele Kunden zu verschicken. Zum Verschicken gibt es ein integriertes Mailsystem.

Im Freelancer-Account für acht Euro monatlich kommt die Möglichkeit hinzu, neben Rechnungen auch Abo-Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Mahnungen schreiben zu können. Außerdem können eigene PDF-Vorlagen für die diversen Dokumenttypen eingesetzt werden.

Den Business-Account für monatlich 30 Euro benötigen nur Unternehmen, die Multiuser-Zugriff auf die Faktura benötigen. Der Business-Account bietet alle Features des Freelancer-Accounts, allerdings für drei gleichzeitige Benutzer.

Oomi

Erstmalig dieser Tage am Markt erschienen, ist ein Instant-Rechnungsdienst namens Oomi, der von der in Frankfurt beheimateten Picahold Ltd. angeboten wird. An Oomi ist einiges bemerkenswert.

Oomi ist vollständig kostenlos. Eine Registrierung ist nur erforderlich, wenn man auch nach dem Löschen seiner Browser-Cookies noch Zugriff auf die erstellen Dokumente haben will. Oomi ist letztlich ein Rechnungsformular für die Sofortfakturierung. Hier werden keine Kunden oder Produkte verwaltet. Wie in der Schreibmaschine anno dunnemals tippert man die Daten ein und klickt auf “Als PDF öffnen”. Fertig. Nun können Sie die Rechnung oder das Angebot zur Post tragen oder per E-Mail versenden.

Bemerkenswert ist aber auch: Als reinrassige Quick-and-Dirty-Anwendung macht sich Oomi (mit Ausnahme des Zugriffs via https) keinen Kopf um Fragen der Datensicherheit whatsoever. Sie müssen also fundiert entscheiden, ob Oomi zumindest als reiner Word-Ersatz in Frage kommt. Immerhin können Sie das Dokument, nachdem Sie ein PDF daraus gemacht haben, direkt wieder löschen.

Klar ist, dass Oomi nicht das primäre Fakturawerkzeug sein kann, sondern bestenfalls als schnelles Werkzeug für zwischendurch taugt.

Fastbill

“FastBill – Fast Money” verspricht das Produkt der Essener FastBill Ltd. Nach eigener Aussage ist FastBill marktführend in Deutschland. Eine Aussage, die ich so nicht nachprüfen kann, die jedoch meinem Eindruck nicht entspricht.

Auch FastBill bietet eine Free-Edition. Diese ist allerdings nur geeignet, wenn Sie nicht mehr als 3 (in Worten: drei) Kunden haben, denen Sie dann immerhin unbegrenzt viele Rechnungen schreiben können. Ebenfalls bereits in die Free Edition integriert ist eine Zeiterfassung. Die Dokumente können mit Ihrem individuellen Layout versehen werden.

Zusätzlich zur Verwaltung der Ausgangsrechnungen mitsamt Kundenverwaltung und Mahnwesen bietet FastBill die Verwaltung von Eingangsrechnungen an, so dass Einnahme-Überschuss-Rechnungen direkt in der Faktura-Software möglich sind. Nicht Bilanzierungspflichtige sparen sich so eine zusätzliche Lösung und erschlagen gleichzeitig ihre übrigen Buchhaltungserfordernisse.

Letztlich bietet die Free Edition den gesamten Leistungsumfang der anderen Pakete. Allein aus dem System versandte E-Mail werden mit einer Werbekennung versehen und Signaturen kosten mit 20 Ct pro Stück doppelt soviel wie in den anderen Editionen. Allerdings dürfte die Beschränkung auf drei Kunden für jeden Interessenten schwer wiegen.

Das Starter-Paket für monatliche 9,90 € erlaubt immerhin schon 50 Kunden, sowie drei Benutzer. In den über das System versandten E-Mails ist kein Hinweis auf FastBill mehr vorhanden. Welches Unternehmen drei Benutzer benötigt, um 50 Kunden damit zu verwalten, bleibt schleierhaft. Aber, so steht es geschrieben.

Interessant wird es ab dem Professional Paket. Gegen ein monatliches Entgelt von 19,90 Euro verwalten fünf Benutzer immerhin 200 Kunden, was für den durchschnittlichen Freelancer und Kleinunternehmer ausreichen dürfte, und im Business-Paket für 39 Euro monatlich erledigen selbiges bis zu 10 Benutzer mit insgesamt 1.000 Kunden.

Collmex Rechnung

Die Collmex GmbH aus Saarbrücken ist ein Anbieter von Unternehmenssoftware. Zum Portfolio gehört neben der Faktura mit unterschiedlicher Leistungsfähigkeit auch eine Buchhaltungssoftware mit Bilanz und Einnahme-Überschussrechnung.

Das hier zu betrachtende Produkt “Collmex Rechnung” als Online-Faktura steht in drei verschiedenen Leistungsstufen zur Verfügung. In der Variante Rechnung Light ist der Dienst kostenfrei nutzbar. Rechnung Light reduziert nicht die Zahl verwaltbarer Kunden, sondern schränkt die Leistungsbreite ein. So können Sie mit “Rechnung Light2 beliebig viele Angebote, Rechnungen und Gutschriften mit beliebig vielen Produkten an beliebig viele Kunden schicken. Rechnungen stehen im PDF-Format zur Verfügung. Dabei kann Ihr individuelles Rechnungslayout zum Einsatz kommen.

In der Version “Rechnung Basic” für schlanke 4,95 Euro monatlich erhalten Sie zusätzlich eine Offene-Posten-Verwaltung, sowie das sich anschließende Mahnwesen. Ab Basic ist das Fakturieren in anderen Währungen möglich. Die Basic-Variante integriert eine vollständige Projektverwaltung mit der Möglichkeit, erfasste Tätigkeiten automatisch abzurechnen. Alle Daten können als CSV oder HTML lokal gespeichert werden.

Mit der Version “Rechnung Plus” erweitert sich der Leistungsumfang um eine komplette Warenwirtschaft mit Lagerverwaltung. Außerdem steht eine umfassende Adressverwaltung bereit, die mit Marketinginstrumenten die Kundenakquise unterstützen kann. “Rechnung Plus” bietet weitere Dokumente, wie Abo-Rechnungen oder Abschlagsrechnungen für Handwerker. “Rechnung Plus” kostet immer noch recht schlanke 7,95 Euro im Monat. Alle Versionen sehen nur einen Benutzer vor. Grundsätzlich ist “Collmex Rechnung” jedoch mehrbenutzerfähig.

Easybill

Die easybill GmbH aus Kaarst bietet ein optisch etwas hausbackenes Produkt gleichen Namens. Zur hausbackenen Optik passt die Nähe zur Steuerberaterzunft.

So bietet Easybill als einzige hier vorgestellte Lösung eine Export-Schnittstelle zum Steuerberater. Hiervon wird allerdings nur profitieren, wer wirklich namhaft viele Rechnungen pro Buchungszeitraum erzeugt. In allen anderen Fällen bucht die Steuerfachangestellte anhand eines Ausdrucks des Rechnungsausgangsbuches schneller, als Sie gucken können. Der finanzielle Vorteil einer Exportschnittstelle liegt dann im Centbereich.

Für das Inkasso bietet Easybill in den kostenpflichtigen Versionen eine Schnittstelle zur Mediafinanz AG. Auch das kann ich nicht wirklich als Vorteil erkennen. Grundsätzlich nicht und auch unter Betrachtung des konkreten Inkassounternehmens nicht, ist dieses doch – sagen wir – kein unbeschriebenes Blatt.

Insgesamt macht Easybill den Eindruck, als würde ihr Geschäftsmodell sehr stark auf der Idee eines Postverarbeiters beruhen. Schon fast penetrant werden die Möglichkeiten, Rechnungen per Post oder Fax von der Easybill GmbH versenden zu lassen, in den Vordergrund gestellt.

Easybill Free lässt Sie unbegrenzt viele Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Aborechnungen, Erinnerungen und Mahnungen erstellen. Versenden dürfen Sie diese aber nur an maximal drei Kunden. Eigene Dokumente können auf die Plattform hochgeladen werden. Ansonsten erhalten Sie nahezu den gesamten Leistungsumfang mit Ausnahme der Möglichkeit, eigenes Briefpapier zu verwenden, eigene E-Mail-Templates zu erstellen, eine gescannte Unterschrift einzubinden und Ihr Inkasso der Mediafinanz AG zu überlassen. Außerdem sind alle weiteren Dienstleistungen, wie Postversand et cetera teurer als in den kostenpflichtigen Paketen.

Easybill Basic für 4,99 Euro im Monat erlaubt Ihnen alles, was die Free Version kann und die eben genannten Dinge, welche die Free Version nicht kann. Dabei ist Easybill Basic auf 20 Kunden limitiert.

Interessant wird es daher erst mit der Version Easybill Plus für 9,99 Euro. Dieses Paket beinhaltet keine Begrenzung der Kundenzahl und ist ganz offensichtlich das Produkt, zu dessen Nutzung man die Kunden letztlich mehr oder weniger sanft führen möchte. Die günstigeren Varianten scheinen eher Appetizer zu sein.

Billomat

Die Billomat GmbH & Co. KG aus Herford gehört zu den webzwonulligeren Vertretern an der doch recht trockenen Faktura-Front. Autorenkollege Schlömer hat hier bei Dr. Web bereits im Dezember 2007 einen Beitrag zu Billomat verfasst, der hinsichtlich der Usabilitybewertungen auch heute noch richtig ist. Aktualisierungsbedürftig hingegen sind die Konditionen, zu denen Billomat heutzutage seine Leistungen bereit stellt.

Eine nachgerade als zersplittert zu bezeichnende Preisstruktur droht den Interessenten zu verwirren, stellt sich letztendlich jedoch als ganz einfach dar: Der Webworker braucht den Tarif M zu 9 Euro monatlich. Wenn man Billomat fragt…  Aber der Reihe nach.

Billomat staffelt seine Tarife nach Klamottengrößen von S bis XL. Kostenlos ist der Tarif S. Dieser bietet grundsätzlich den vollen Leistungsumfang, jedoch mit einschneidenden Beschränkungen. So können pro Monat nur 5 Dokumente (Angebote und Rechnungen) erstellt werden. Die Kundendatenbank ist auf 25 Einträge begrenzt und maximal 40 Stammartikel sind verwaltbar. Außerdem läuft die Datenübertragung unverschlüsselt ab und erzeugte PDFs und E-Mails tragen Werbehinweise. Mit einfachen Worten: Völlig unbrauchbar!

Im Tarif S+ für immerhin 4 Euro monatlich ändert sich nichts, außer das die Datenübertragung ab hier verschlüsselt abläuft und PDFs und E-Mails keine Werbung mehr beinhalten. Wir erinnern uns kurz: Für 4,95 Euro gibt es bei Collmex schon das Mahnwesen und die komplette Projektverwaltung bei unbegrenzten Kunden und Dokumenten. Billomat erlaubt hier weiterhin nur 5 Dokumente pro Monat an 25 Kunden. Lächerlich.

Der Tarif M erhöht die Möglichkeiten dann überproportional, kostet aber auch 9 Euro im Monat. Dafür gibt es bei Collmex und SalesKing bereits die best ausgestattesten Ein-Benutzer-Pakete, bei Billomat befinden wir uns so gerade im Mittelfeld und müssen weiterhin mit Einschränkungen, wie 50 Dokumente im Monat bei 350 Stammartikeln und 200 Kunden leben.

Damit nicht genug. Billomat dreht weiter an der Preisschraube. Im Tarif L für stolze 19 Euro monatlich schreiben Sie 300 Dokumente an 750 Kunden mit maximal 1.000 Stammartikeln. Erst der Tarif XL für wahrlich stramme 49 Euro im Monat, mithin 588 Euro im Jahr, verzichtet auf Erbsenzählereien bei Kunden, Produkten und Dokumenten. Inakzeptabel.

Beachten Sie dabei stets, dass selbst in der teuersten Variante ausschließlich Angebote und Rechnungen erstellt werden können. Weitere Dokumenttypen wie Mahnungen, Gutschriften et cetera kennt Billomat nicht. Fazit: Rudimentäres Leistungsportfolio bei frechen Preisvorstellungen.

AEConnect

AEConnect vom Herschbacher Einzelunternehmer Mike Weißenfels ist geeignet, einen Hauch Nostalgie in diese Marktübersicht zu bringen. Ein designerisches Neunziger-Revival empfängt den hartgesottenen Tester und lässt ihn nicht mehr los.

Ich will Ihre Zeit nicht lange mit ausführlichen Darstellungen des Produktes strapazieren. Auch Herr Weißenfels limitiert die kostenfreie Version, die er Basic nennt auf 3 Dokumente und 20 Kunden, spickt das Interface mit Werbung, verschlüsselt nicht, bietet keine Anpassungsmöglichkeiten. Nutzlos.

Wir überspringen die Advanced Version und gehen direkt zur Premium genannten Version über, die immerhin 100 Dokumente an 500 Kunden erlaubt, dabei aber auch immerhin mit 9,90 Euro monatlich zu Buche schlägt.

Wer will, schaut mal dort vorbei. Alle anderen nutzen zeitgemäße Software.

MeinAuftrag.NET

Auch schön ist das Angebot MeinAuftrag.NET des Bad Salzungener Einzelunternehmers Frank Gratz. In der Optik meiner ersten Access 97 – Anwendung präsentiert sich eine Applikation mit einem interessanten Featureset, auf den ersten Blick.

Auf den zweiten Blick stellt man fest, dass die erweiterten Funktionen alle zwar grün behakt, aber mit einem Sternchen versehen sind. Sie forschen nach und stellen fest, das Sternchen bedeutet, dass die Funktion erst “in Kürze zur Verfügung” steht. Man könnte auch bezogen auf den Betrachtungszeitpunkt sagen: Nicht!

So relativieren sich die Preise sehr schnell. Kostenlos ist der Tarif 10. Hier können Sie an 10 Kunden Features ausprobieren, die in Kürze zur Verfügung stehen werden. Im Tarif 50 für 4,95 Euro monatlich können Sie gleiches mit 50 Adressen, im Tarif 100 für 9,95 Euro monatlich und im Tarif 100 Plus für 14,95 Euro monatlich stehen Ihnen dann 10.000 Adressen dafür zur Verfügung.

Ich spare mir eine Bewertung und verweise auf weiter oben vorgestellte Dienste.

Online-Rechnungen.de

Das Portal Online-Rechnungen.de des Unternehmers Nikolaos Valkanis bietet nutzwertige Informationen insbesondere für kleinere Unternehmer und ist mit dem angegliederten Blog schon allein eine Empfehlung wert.

Zusätzlich zur Informationsgestellung bietet die Website auch die Onlineerstellung von Rechnungen an. Kostenlos kann man drei Rechnungen pro Tag erstellen, die mit einem Werbespruch “Kostenlos erstellt über online-rechnungen.de” verziert sind und daher für ernsthafte Gewerbetreibende nicht in Frage kommen. Zudem läuft die Datenübertragung unverschlüsselt ab. Diese Leistung ist ohne Registrierung frei zugänglich, ähnelt also dem weiter oben vorgestellten Oomi ohne allerdings auch nur annähernd dessen Komfort zu erreichen.

In der kostenpflichtigen, Premium genannten Variante geht es mit dem gleichen Komfort weiter. Hier können Sie ab 4 Euro pro Monat unbegrenzt viele Rechnungen an maximal 100 Kunden mit maximal 50 Artikeln erstellen. Verzichten müssen Sie auf den Werbespruch, was sicherlich leicht fällt. Verzichten müssen Sie nicht auf Datenverschlüsselung, was anderenfalls nicht leicht gefallen wäre.

Fazit: Lassen Sie es mich positiv formulieren. Online-Rechnungen.de ist eine gute Anlaufstelle für Informationen rund um die rechtssichere Rechnungserstellung.

Gesehen, aber nicht näher angeschaut

Goomoog.de – Schauen Sie selbst und bewerten Sie für sich, ob Sie dem Betreiber einer derartigen optischen und strukturellen Katastrophe glauben, ihre Fakturadaten anvertrauen zu können oder zu sollen.

LexLive – das Produkt aus dem Hause Lexware überrascht mit einer Coverflow-Optik, viel Flash-Einsatz und einer kostenlosen Einführungsphase für das Produkt bis zum 31.12.2009. Ab dem ersten Januar werden dann mäßige 4,99 Euro aufgerufen. Für verspielte Gemüter sicherlich einen Blick wert, mir ist da wesentlich zu viel Unruhe. Außerdem gibt es Anleitungen nur in Videoform. Ein ineffektiver Zeitfresser.

Empfehlung

Das technisch modernste Produkt mit der innovativsten Oberfläche ist eindeutig SalesKing. Die gesamte Nutzererfahrung ist intuitiv. Das Leistungsspektrum ist bereits in der kostenfreien Variante groß genug für die Bedarfe des Webworkers an sich. Selbst eine Offene Posten Verwaltung bringt die kostenfreie Version mit, so dass das Fehlen des Mahnwesens (in der kostenlosen Variante) kompensierbar ist.

Ebenfalls in gehobener Liga spielt Collmex, reicht dabei jedoch nicht ganz an SalesKing heran. Dafür bietet Collmex das komplettere Portfolio. Wer seine Buchhaltung und seinen Webshop mit der Faktura integriert betreiben will, kommt an Collmex nicht vorbei. Die kostenfreie Version ist funktional in etwa vergleichbar mit derjenigen von SalesKing. ™

Weitere Beiträge:

• 5 Ideen wie Sie wiederkehrende Arbeitsschritte & Marketingprozesse gewinnbringend im Internet automatisieren! Ein Gastbeitrag von Robert Nabenhauer.
• Wachstum durch Facebook-Gewinnspiele: Wie Sie über Facebook virale Gewinnspiele & eine schnell wachsende Fangemeinde aufbauen
• Wie Sie aufmerksamkeitsstarke Prelaunch-, Launch- und Relaunch-Szenarien aufbauen und dabei Viralität, Spannung & Kaufkraft erzeugen
• Wie Sie waschechte Iphone-Apps mit PhoneGAP entwickeln, um am lukrativen App-Markt mitzumischen
• Wie Sie Ihr Shop-Sortiment so präsentieren, dass der Kunde in Zukunft mehr findet und eher kauft! Ein Gastbeitrag von Nicolas Schmidt-Voigt.
• 11 faszinierende BuddyPress-Plugins, um kostenlos aus WordPress ein soziales Netzwerk zu zaubern
• Die Vorboten einer neuen Internet-Industrie! Ein exklusiver Rückblick & Blick hinter die Kulissen der Clickbank-Exchange 2011 in New York.