Webdesign

Kalkulation für Einsteiger (Teil 2): Gewinn – Kosten – Umsatz – Preise

23. September 2010
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Nachdem Sie in einem ersten Schritt den zur Deckung Ihres privaten Lebensunterhalts benötigten Gewinn vor Steuern ermittelt haben, kalkulieren Sie den dafür benötigten Planumsatz und rechnen ihn in passende Stundensätze oder Stückpreise um. Dann vergleichen Sie das kalkulatorische Preisniveau mit den Marktkonditionen und legen schließlich Ihre Preise fest. Dieser Artikel wurde überarbeitet und auf den derzeit aktuellen Stand gebracht.

Ganz gleich, ob Sie Ihren gewünschten Gewinn vor Steuern gemäß Teil 1 dieses Beitrags differenziert anhand Ihrer privaten Lebenshaltungskosten oder ganz grob per Gehalts-Multiplikator ermittelt haben, nun können sie bildlich gesprochen endlich vom Wohnzimmertisch an den Büroschreibtisch wechseln. Ab sofort befinden Sie sich in der betrieblichen Sphäre.

Bei der internen Preiskalkulation nehmen Sie als Selbstständiger die am Ende des Jahres fällige Gewinnermittlung gedanklich vorweg. Sie stellen sie einfach auf den Kopf:

  • Sie nehmen den gewünschten Gewinn vor Steuern,
  • addieren die dafür erforderlichen Betriebsausgaben hinzu und ermitteln auf diese Weise Ihren (Plan-)Umsatz.
  • Den wiederum verteilen Sie auf die produktiven Stunden (das sind die, die Sie Ihren Kunden tatsächlich in Rechnung stellen können) und kommen so zu Ihrem Stundensatz.
  • Sofern Sie unterschiedliche Dienstleistungen zu differenzierten Stundensätzen anbieten wollen, verteilen Sie Ihren geplanten Jahresumsatz auf die verschiedenen Honorarquellen. Den Verteilungsschlüssel bildet die voraussichtlich darauf jeweils verwendete Arbeitszeit.
  • Da Sie bereits wissen, was “hinten rauskommen” soll, ermitteln Sie im nächsten Schritt zunächst einmal Ihre jährlichen Kosten.

Kalkulationsschritt 4: Vom Gewinn über die Kosten zum Umsatz

Genau genommen ist an dieser Stelle zu unterscheiden zwischen

  • den Fixkosten (die unabhängig vom Umsatz anfallen) und
  • den variablen Kosten (die in Abhängigkeit von der Zahl und dem Umfang von Einzelaufträgen anfallen, zum Beispiel Reisekosten).

Da die Zusammensetzung des Kostenapparats je nach Branche sehr unterschiedlich ist, legen wir im Folgenden der Einfachheit halber nur die Fixkosten zugrunde. Angesichts der überschaubaren Kostenstruktur bei typischen Solo-Unternehmern (wie zum Beispiel selbstständigen Webdesignern), ist diese Vereinfachung durchaus vertretbar.

Sie müssen nur darauf achten, dass Sie alle auftragsbezogenen Zusatzkosten im Einzelfall auch tatsächlich an Ihre Kunden weiterreichen. Sollte das nicht möglich sein, müssen Sie die nicht “fakturierbaren” Einzelkosten (= nicht in Rechnung gestellten auftragsbezogenen Kosten) aufs Jahr hochrechnen und als Fixkosten behandeln, das heißt auf sämtliche Aufträge (und Kunden) umlegen.

Typische Betriebsausgaben

Die folgenden Betriebsausgaben fallen bei betrieblichen Einzelkämpfern auf dem IT-Sektor üblicherweise an:

  • Büro-Miete (ersatzweise Raumkosten des heimischen Arbeitszimmers),
  • Werbung,
  • Büroausstattung,
  • Büromaterial,
  • Telekommunikations- und Onlinekosten,
  • Darlehenszinsen,
  • Reisekosten,
  • Beratungs- und Weiterbildungskosten,
  • gegebenenfalls Personalkosten (Hilfskräfte),
  • betriebliche Versicherungen,
  • Beratung und Weiterbildung,
  • (Abschreibungen auf) Geschäftswagen und
  • (Abschreibungen auf) Büroausstattung, Computer und Peripheriegeräte.

Abschreibungen auf Investitionen?

Wichtig: Ob Sie bei Ihren internen Kalkulationen die Steuervorschriften beachten oder nicht, bleibt Ihnen überlassen. Das gilt auch für das gewählte Abschreibungsverfahren. Zur Erinnerung: Anschaffungen im Wert über 410 Euro dürfen Sie im Jahr der Anschaffung nicht in voller Höhe steuerlich geltend machen. Diese Ausgaben müssen im Rahmen der steuerlichen Gewinnermittlung vielmehr über die “betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer” verteilt werden. Bei einem Pkw beträgt die zum Beispiel sechs Jahre, bei einem PC drei Jahre.
(Weiterführende Informationen entnehmen Sie unserem Grundlagenbeitrag “Abschreibungen: Zumutung oder Segen?“).

Auf welche Weise Sie (die Finanzierung von) Investitionen in Ihre Preiskalkulation einbeziehen, können Sie jedoch selbst entscheiden. Sie müssen sich nur darüber im Klaren sein, welche Auswirkungen Ihre Entscheidung hat. Denn, ob Sie den Wert einer Anlage ganz, teilweise oder gar nicht in Ihre Kostenrechnung einbeziehen, hat unmittelbar Auswirkungen auf die Höhe kostendeckender und Existenz sichernder Preise:

Angenommen, Sie betrachten die Anschaffung der neuen High-End-Workstation oder gar die des 7er-BMWs im ersten Jahr in voller Höhe als Betriebsausgabe, dann müssen Sie unterm Strich von Ihren Kunden deutlich höhere Honorare verlangen, als wenn Sie das nicht tun (in dem Fall ist dann die Darlehenslaufzeit halt entsprechend länger).

Wer umgekehrt ganz oder weitgehend ohne Investitionen auskommt (indem er zum Beispiel auf einen Geschäftswagen verzichtet und/oder seine Kundenaufträge am alten Privat-PC erstellt), kommt anfangs rechnerisch mit wesentlich geringeren Umsätzen und niedrigeren Angebotspreisen über die Runden. Der gleiche Anbieter wird aber früher oder später zwangsläufig mit überholter oder defekter Betriebsausstattung zu kämpfen haben und nicht über die notwendigen Mittel für Ersatzbeschaffungen verfügen.

Konsequenz: Auch wenn Sie kostenmäßig unter noch so günstigen Bedingungen arbeiten (mietfreie Arbeit im Heimbüro, Nutzung vorhandener technischer Infrastruktur, Mitarbeit von Angehörigen), tun sie normalerweise gut daran, die “eigentlich notwendigen” Kosten einzukalkulieren. Nur so kommen Sie zu realistischen Preisen.

In Bezug auf die Abschreibungen heißt das: Rechnen Sie grundsätzlich mit der tatsächlichen Nutzungsdauer. Wenn Sie jedes Jahr einen neuen Computer brauchen, müssen Sie dessen Kaufpreis selbst dann in voller Höhe als Betriebsausgabe kalkulieren, wenn das Finanzamt das buchhalterisch nicht gestattet und im Rahmen der steuerlichen Gewinnermittlung auf der dreijährigen Abschreibungsdauer besteht!

Vorzeitige Vollabschreibung oder Verkauf

In manchen Fällen ist es unvermeidbar, Jahr für Jahr (zum Beispiel) die allerneueste PC-Generation anzuschaffen (denken Sie nur an Programmierer oder Tester von Computerspielen). Wenn Sie gegenüber dem Finanzamt die vorzeitige technische oder wirtschaftliche Vollabschreibung von betrieblichen Anlagen geltend machen wollen, müssen Sie dafür gute Gründe nennen können. Etwas anderes ist es, wenn Sie Ihre “alten” Computer unterhalb des buchhalterischen Restwerts verkaufen und dadurch rechnerisch Verlust machen. Hauptsache, Sie verkaufen an Dritte und erzielen übliche Gebrauchtwarenpreise.

Kalkulationsschritt 5: Gesamtarbeitszeit ermitteln

Angestellte haben’s gut. Solange sie regelmäßig im Büro “auf der Matte stehen”, sich keine größeren Verfehlungen zuschulden kommen lassen und ihr Chef zahlungsfähig ist, können sie Monat für Monat mit einer Gehaltsüberweisung in der arbeitsvertraglich vereinbarten Höhe rechnen. Und zwar auch dann, wenn in ihrem Betrieb Auftragsflaute herrscht oder sie in Urlaub, krank und auf Fortbildung sind.

All diese Unwägbarkeiten müssen Selbstständige von vornherein in ihre Preise einkalkulieren. Mehr noch, anders als bei Angestellten genügt es in der Regel nicht, nur seine Arbeitskraft zur Verfügung zu stellen: Hat der Kunde am Ergebnis etwas auszusetzen, sind oft langwierige unbezahlte Nacharbeiten erforderlich. Zunächst einmal unbezahlt sind auch all die Vermarktungs- und Verwaltungsarbeiten, die in größeren Unternehmen häufig von eigens dafür eingestellten Mitarbeitern erledigt werden. Denken Sie nur an:

  • Einkauf und Vertrieb,
  • Werbung und PR,
  • Buchhaltung und Steuer oder auch
  • Reparatur, Wartung und Reinigung.

Wundern Sie sich da noch über die oft “horrenden” Stundensätze von Dienstleistern? Doch eins nach dem anderen. Ein Jahr hat bekanntlich 365 Tage.

  • Wenn Sie davon die 52 Wochenenden abziehen, bleiben noch 261 Tage.
  • Sie wollen karge 3 Wochen Urlaub (= 15 Arbeitstage) machen? Rest: 246 Tage.
  • Eine Woche krank oder aus anderen Gründen arbeitsunfähig (von Fortbildungen ganz zu schweigen)? Bleiben unterm Strich noch 241 Tage.

Ausgehend von einem achtstündigen Normalarbeitstag ergeben sich demnach 241 x 8 = 1.928 Arbeitsstunden pro Jahr – wohlgemerkt bei einer 100-prozentigen Auslastung!

Kalkulationsschritt 6: Produktive Arbeitszeit

Wie nah Sie an diese theoretische Marke kommen, hängt von den Bedingungen Ihres Einzelfalls ab. Viele Gründer wären in der Anlaufphase mit einer Auslastung von 50 Prozent hoch zufrieden. Selbst alte Hasen unter den Solo-Selbstständigen kommen selten auf mehr als 75 Prozent. Und selbst, wenn sie voll ausgelastet sind, müssen die Routinetätigkeiten abends, am Wochenende oder während des Urlaubs erledigt oder an externe Dienstleister vergeben werden. Ein Auslastungsgrad von zwei Drittel der insgesamt 1.928 Stunden, das entspricht etwa 1.285 produktiven Stunden, kann also als guter Durchschnitt gelten. In dem Fall rechnen Sie wie folgt weiter:

Angenommen Sie wollen als verheirateter selbstständiger Webdesigner ein Jahreseinkommen von 56.000 Euro erwirtschaften (um “netto” 45.000 Euro = 3.750 Euro pro Monat zur Verfügung zu haben, wovon Sie aber noch die Krankenversicherung und Altersvorsorge bestreiten müssen, vgl. Teil 1 des Beitrags). Nehmen wir weiter an, es fallen zurückhaltend geschätzte 14.000 Euro Betriebsausgaben an, dann müssen Sie im Laufe von 1.285 Stunden einen Plan-Umsatz von 70.000 Euro erwirtschaften. Das entspricht einem Stundensatz von rund 55 Euro oder einem Tagessatz von 440 Euro.

Und die Umsatzsteuer?

Die kommt noch obendrauf: Bei allen bisherigen Werten handelte es sich um Nettobeträge. Wenn Sie hauptsächlich mit gewerblichen Kunden zusammenarbeiten, stellen die 55 Euro bereits den entscheidenden Endpreis dar (die zusätzlich berechnete 19-prozentige Umsatzsteuer zieht dieser Kundenkreis ja von seinen eigenen Umsatzsteuereinnahmen ab). Wenn Sie jedoch überwiegend “vorsteuerabzugsberechtigte” Kunden bedienen (zum Beispiel Behörden, Vereine oder gar Privatleute), dann wird aus dem Stundensatz von 55 Euro unter Strich ein Endverkaufspreis mehr als 65 Euro!

Und was sagt die Konkurrenz dazu?

Mit dem (exemplarisch) ermittelten Stundensatz von 55 Euro lägen Sie als selbstständiger Webdesigner laut GULP Stundensatz Kalkulator recht genau im bundesweiten Honorar-Mittelfeld. Ob Sie Ihre Preisvorstellung jedoch tatsächlich am Markt durchsetzen können, hängt von Ihren Qualifikationen, Erfahrungen, Ihrem Standort, der Zielgruppe und natürlich Ihrem Verhandlungsgeschick ab.

Im Übrigen müssen Sie damit rechnen, dass Ihr Stundensatz für Sie selbst zwar die zentrale Orientierungsgröße darstellt. In den Verhandlungen mit Ihrer Kundschaft spielt der Stundensatz in vielen Fällen jedoch nur eine nachgeordnete Rolle. Hier geht es vielmehr darum, den eigenen Stundensatz im Rahmen von Festpreiskalkulationen an den Kunden zu bringen. Voraussetzung dafür wiederum sind Erfahrungswerte über die durchschnittliche Dauer abnahmereifer Werkvertragsprojekte.

Fazit

Die Einkünfte von Selbstständigen sind von sehr vielen Faktoren abhängig. Dass Sie letztlich wirklich “verdienen, was Sie verdienen”, kann Ihnen keine noch so genaue Planung garantieren. Trotzdem sollten Sie sich unbedingt über Ihren Einkommensbedarf und Ihre damit einhergehenden Umsatz-, Kosten- und Gewinnerwartungen Klarheit verschaffen. Nur so können Sie Etappenziele festlegen und dafür sorgen, dass Sie nicht erst am Ende von Großprojekten oder gar Anfang des nächsten Jahres feststellen, ob Sie rote oder schwarze Zahlen geschrieben haben. Besser als mit dem beliebten Management by Kontoauszug stehen Sie mit überschlägigen Planzahlen sogar dann da, wenn Sie davon abweichen. So wissen Sie immerhin, wo Sie in Zukunft Abstriche machen oder zusätzliche Anstrengungen unternehmen müssen.

Mindestens ebenso wichtig: Machen Sie es nicht zu genau! Und: Rechnen Sie sich bloß nicht schwindelig. Kalkulationsgrößen, wie die genaue Einkommensteuerbelastung lassen sich einfach nicht auf den Cent genau bestimmen. Treffen Sie notfalls begründete Annahmen. Rechnen Sie im Zweifel mehrere verschiedene Szenarien durch, zum Beispiel eine optimistische, eine realistische und eine pessimistische. Und: Versuchen Sie es erst gar nicht als billiger Jakob. Sorgen Sie dafür, dass Sie nicht unter Ihre Schmerzgrenze gehen und ziehen Sie notfalls rechtzeitig die Reißleine.

Material zum Thema:

  • Die gewerkschaftsnahe Selbstständigenplattform e-lancer-nrw.de stellt seinen schlichten Honorarkalkulator “Der Weg zum Wunscheinkommen” im Excel-Format zum Download bereit.
  • Im bereits erwähnten GULP Stundensatz Kalkulator können IT-Freelancer ihre Honorarvorstellungen auf Realitätsnähe hin überprüfen – inklusive Differenzierung nach Branchen, Regionen und Zielgruppen.
  • Der HighText Verlag veröffentlicht regelmäßig einen iBusiness-Honorarleitfaden, der nach Stundensätzen von Freiberuflern und Agenturen unterscheidet. Die nächste Ausgabe ist ab Mitte September 2010 verfügbar. Kostenpunkt: 39,80 Euro (für iBusiness-Premiummitglieder: 31,84 Euro).
  • Einen Vergleich mit dem durchschnittlichen Jahresbruttogehalt angestellter Webdesigner ermöglicht der knappe Gehaltsreport Webdesigner, den das Magazin Stern veröffentlicht hat. Die Werte sind zwar auf dem Stand von 2006 – als Anhaltspunkte aber nach wie vor brauchbar.

Update: 05.08.2010
Erstveröffentlichung 01.02.2007

ist ein bekannter Fachautor, der für Dr. Web unter Pseudonym schreibt.

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