Beruf

Effiziente Selbstorganisation für Freelancer

27. April 2010
von
Jeff Gardner (Übersetzung Manuela Müller)

Als selbstständiger Web-Worker sind Sie gezwungen, täglich mehrere verschiedene Hüte aufzusetzen. Sie sind Geschäftsführer, Art Director, Büro-Manager, Kaffeeholer und manchmal auch der Hausmeister. Ziemlich viel für eine Person – häufig mindert dieser Wust an Aufgaben die Zeit für kreatives Denken. Selbstorganisation ist in jedem Unternehmen wichtig. Für Freelancer ist sie unerlässlich.

Die gute Nachricht? Sie müssen keine geborene Organisations-Maschine sein. Lassen Sie sich überzeugen, wie schmerzlos und simpel gute Selbstorganisation sein kann. Mit diesen Tipps und Strategien entrümpeln Sie Ihren überquellenden Schreibtisch, Zettelsammlungen und Stapelkästen fast im Handumdrehen. Ok – etwas guter Wille gehört natürlich auch dazu.

Weiterführende Artikel zu diesem Thema:

1. Gute Organisation hat nichts mit Pedanterie zu tun

Was es heißt, gut organisiert zu sein, darüber herrschen meistens völlig falsche Vorstellungen. Viele Menschen verwechseln Ordnung mit Pendanterie, was überhaupt nicht stimmt. Mit Ordnungsschildchen versehene Aktenmappen und feinsäuberliche Aufgabenlisten sind eine Methode. Im Kern geht es jedoch darum, eine Strategie zu haben. Gut organisiert zu sein, bedeutet schlicht und ergreifend, ein klar definiertes und dauerhaft eingeführtes System zu nutzen, um Aufgaben zu erledigen.

Wie gehen Sie also vor, um eine Strategie zu finden und einzuführen, wenn Sie noch einmal ganz von Anfang starten? Es beginnt mit Ihrem Ziel: Was wollen Sie erreichen? Denken Sie darüber nach, was Sie von Woche zu Woche in Ihrem täglichen Tagesablauf am meisten nervt, und beginnen Sie damit. Formulieren Sie klare und einfache Ziele und behandeln Sie diese übergreifenden Ziele als Vorgabe in Ihrer Strategie für mehr Effizienz.

Praktisches Beispiel

Falls Sie häufiger Schwierigkeiten haben, Ihre Rechnungen pünktlich zu zahlen, weil die Belege in den Stapeln auf Ihrem Schreibtisch unauffindbar verschwinden, machen Sie es zu Ihrem Ziel, Rechnungen im Verlauf eines ganzen Jahres bereits vor der Fälligkeit zu zahlen – wirklich jede Rechnung, nicht 60 Prozent.

2. Routine-Aufgaben in regelmäßigen Abläufen organisieren

Viele Menschen neigen dazu, zwischen Aufgaben hin und her zu springen, was einen enormen Energie- und Zeitaufwand bedeutet, weil man immer wieder umschalten und sich neu eindenken muss.

Wenn Sie das effizienter erledigen wollen, bündeln Sie Ihre Aufgaben. Beginnen Sie mit den Routinearbeiten. Erstellen Sie eine Liste der Dinge, die Sie täglich, wöchentlich und monatlich erledigen müssen.

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Originalfoto: garyknight.

Sobald Sie diese Liste fertig haben, beginnen Sie damit, einen sinnvollen Ablauf zu entwerfen. Dieser Ablauf hilft Ihnen, Ihre Zeit effizienter einzuteilen. Ordnen Sie Ihre Aktiväten nach Ort, Art der Aufgabe oder Kunde. Wenn Sie gleichartige Aufgaben wie das Überweisen von Rechnungen oder Besuche von Kunden mit Erledigungen, die Sie in der Nähe dieser Kunden machen müssen, zusammenfassen, sparen Sie nicht nur Fahrtkosten, sondern auch viel Zeit und Energie.

4 Tipps

  1. Fassen Sie gleichartige Aufgaben zusammen
    Lassen Sie sich nicht von E-Mails in Ihrer Arbeit unterbrechen. Anstatt die E-Mails einzeln zu beantworten, wenn Sie eintrudeln, sollten Sie einen festen für Ihr Unternehmen sinnvollen Rhythmus erstellen. Sofern Sie keinen Support leisten oder an zeitkritischen Projekten arbeiten, sollten Sie nur zweimal pro Tag Ihre E-Mails en block beantworten. Legen Sie nach Möglichkeit auch Meetings in einem zusammenhängenden Zeitblock Block pro Tag, anstatt mehrere einzelne über den Tag zu verteilen. Falls das an einem bestimmten Tag nicht möglich ist, verschieben Sie den ganzen Block lieber auf den folgenden Tag.
  2. Führen Sie regelmäßige Arbeitszeiten ein
    Freelancer haben sehr viel Entscheidungsspielraum bei ihren Arbeitszeiten, was sowohl Fluch als auch Segen bedeuten kann. Wenn Sie ein paar Stunden hier und ein paar Stunden dort arbeiten und zwischendurch private Dinge oder Telefonate erledigen, zwingen Sie Ihr Gehirn, mehrmals am Tag an- und abzuschalten. Versuchen Sie stattdessen, in etwa die gleiche Stundenzahl pro Tag am Stück zu arbeiten. Fassen Sie Ihre Arbeitszeit in einem Block mit kleinen Erholungspausen zusammen. Letzteres ist vor allem dann erforderlich, wenn Sie überwiegend am Bildschirm arbeiten. Die konsequente Trennung von Arbeit und Freizeit hilft Ihnen, sich zu konzentrieren und Ihre Aufgaben effizienter und schneller zu erledigen. So gewinnen Sie mehr Zeit, die Sie wirklich zu Ihrer freien Verfügung haben.
  3. Planen Sie feste Termine für Verwaltungsaufgaben ein
    An erster Stelle sind Sie natürlich Designer oder Entwickler, Marketing-Experte oder Website-Betreiber. Wenn Sie freiberuflich arbeiten, sind Sie außerdem auch Office-Manager. Lassen Sie diese Verwaltungsarbeiten nicht auflaufen. Planen Sie für jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat Verwaltungsarbeit wie Ablage, das Sichern von Daten, Materialeinkäufe, die Einnahmen-/Ausgabenrechnung und ähnliches einen festen Termin ein.
  4. Zeit zum Denken
    Außer Web-Worker und Office-Manager sind Sie auch Geschäftsführer. Als solcher oder solche sollten Sie sich Gedanken über die Gesamtausrichtung und die Ziele Ihres Ein-Personen-Unternehmens machen. Planen Sie dafür also Zeit ein – mindestens an einem Tag im Monat sollte dafür Raum sein.

Denken Sie immer daran: Eine Arbeits-Routine hat weder etwas mit Starrheit zu tun – noch sollte sie sich so anfühlen. Eine auf Ihre beruflichen Gegebenheiten und Ihre persönlichen Vorlieben und Bedürfnisse abgestimmte Routine hilft Ihnen vielmehr dabei, Aufgaben strukturiert und mit möglichst wenig Zeit- und Energieaufwand erfolgreich zu erledigen.

3. Systeme

Organisiert zu sein, ist nicht gleichbedeutend mit einem leichten Fall von Zwangsneurose. Ein einfaches und gut funktionierendes System hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeit systematisch zu erledigen. Je mehr Sie zu tun haben, desto wichtiger ist das System. Es vermeidet, dass Sie Aufgaben oder Termine vergessen, was wiederum entspannteres und konzentrierteres Arbeiten ermöglicht.

Die klassische Methode

Ich bin ein Anhänger einfacher Methoden. Mein Schreibtisch ist voller Haftnotizen und ich habe fast immer ein Notizbuch bei mir, um kreative Einfälle und andere Geistesblitze schriftlich festzuhalten. Abgesehen davon, dass Sie so zu einer geschriebenen Liste kommen, aktiviert das Schreiben einen anderen Teil des Gehirns. Dieser Teil sorgt dafür, dass Ihre Ideen in bestehende Strukturen eingebettet werden, so dass Sie das Neue besser und länger erinnern.

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Originalfoto: shawncampbell.

Ein weiterer Vorteil von Notizbüchern: Sie funktionieren ohne Strom, können also nicht mitten in der Arbeit abstürzen und Ihre wertvollen Gedanken mit sich ins Daten-Nirvana reißen. Zudem sind Sie damit unabhängig von Internetverbindungen, falls Sie gerne mit web-basierten Aufgabenlisten und Notizzetteln arbeiten. Sollten Sie notorisch dafür bekannt sein, Ihre Unterlagen mit Kaffee oder anderen Getränken zu fluten, nehmen Sie ein wasserfestes Notizbuch, wie es Biologen und andere Forscher auf Expeditionen mit sich führen.

Apropos: Können Sie sich noch an ein Leben vor dem Mobiltelefon erinnern? Wissen Sie noch, wieviele Telefonnummern Sie früher auswendig kannten? Das menschliche Gehirn ist in der Lage, umfangreiche Informationen zu speichern. Aber wie jeder Muskel, ist Ihr Hirn nur dann leistungsfähig, wenn Sie es regelmäßig trainieren. Geben Sie Ihrem Hirn eine Chance, bevor Sie das Erinnern an web-basierte Aufgabenlisten und Kalender delegieren. Sie werden staunen!

Noch ein Wort zu Web-Apps: Diese kleinen Dinger sind zum großen Geschäft geworden. Inzwischen gibt es fast für jede erdenkliche Aufgabe eine exakt darauf zugeschnittene App, die diese eine Aufgabe perfekt erledigt. Ähnlich wie bei E-Mails, lassen sich manche Menschen durch das Abrufen und Beantworten neuer Meldungen oder dem Herumgepfriemel an Ihrer derzeitigen Lieblings-App ständig in ihrer Arbeit unterbrechen. Für Teams können solche Apps durchaus die einzige Chance sein, effektiv miteinander zu kommunizieren. Aber als Freelancer werden Sie vermutlich nicht mit mehr als einer oder zwei weiteren Personen an einem Auftrag arbeiten. Warum vereinfachen Sie die Dinge nicht und verzichten auf das Koordinieren Ihrer Aufgaben per Web-App. Ein gut geführtes Notizbuch erfüllt den Zweck nahezu ebenso gut wie eine web-basierte Projekt-Management-App, ohne dabei einen Großteil Ihres monatlichen Honorars zu verschlingen.

Wenn Sie etwas mehr Struktur benötigen als ein Notizbuch sie bieten kann, finden Sie vielleicht etwas Passendes unter diesen analogen Methoden und Systemen zur Arbeitsorganisation:

  • Getting Things Done
    Selbstmanagement-Methode von David Allen
  • The Hipster PDA
    Karteikarten mit Clip, plus Spezialstift – absolut wasserfest, beschriftet fettfleckiges Papier zuverlässig. Einfacher geht es nicht.
  • The Printable CEO
    Formblätter zur Zeitplanung, Projekt-Management und Aufgaben-Verfolgung zum Ausdrucken.

Digitale Kontrolle

Analoge Lösungen können Wunder wirken, wenn Sie überwiegend alleine durch die Galaxie der Arbeitswelt reisen. Wenn Sie in (virtuellen) Teams arbeiten, sieht das natürlich anders aus. Eine Web-App ist dann oft das Mittel der Wahl, um Projekte zu koordinieren. Vergewissern Sie sich, dass Sie eine solche App wirklich benötigen, bevor Sie zwei Tage damit verschwenden, nach dem geeigneten Tool zu suchen, es zu testen und den anderen zu erklären, wie der Arbeitsablauf funktioniert. Genug gewarnt – hier sind drei besonders empfehlenswerte Apps zur Steuerung Ihres nächsten Projekts:

  • Basecamp
    Das web-basierte, benutzerfreundliche und absolut einfach zu bedienende Bacecamp darf hier nicht unerwähnt bleiben. Es eignet sich hervorragend um Projekte und Teams zu koordinieren.
  • Campaign Monitor
    Management von E-Mail-Verteilern und zum Analysieren der Konversionsraten. Mithilfe des Tools erstellen Sie zudem gut designte HTML-E-Mails. Dieses App ist Spitzenklasse.
  • Blinksale
    Rechnungen einfach erstellen. Diese App arbeitet mit Basecamp im Zusammenspiel.

Tipp: Entscheiden Sie sich lieber für Apps, die auf eine einzelne Aufgabe zugeschnitten sind. Eine Multi-Funktions-App wird Sie nur mit unzählingen Funktionen frustrieren, die Sie möglicherweise nicht verstehen, aber höchstwahrscheinlich nie benötigen.

Das, was Sie bei sich haben

Unter Fotografen gibt es eine alte Weisheit: “Die beste Kamera ist immer diejenige, die Du dabei hast.” Guter Punkt. Welchen Gegenstand haben Sie üblicherweise Tag für Tag garantiert dabei? Genau, Ihr Handy. Dank iPhone und Android ist Ihr Telefon inzwischen ein nahezu ebenso leistungsstarkes Organisations-Werkzeug wie Ihr Computer.

  1. Verwenden Sie die Notizfunktion
    Notieren Sie Ihre Geistesblitze. Ersetzen Sie in dem Abschnitt oben das Wort “Notizbuch” durch “Mobiltelefon”, und Sie wissen, was ich meine.
  2. Machen Sie Ihre Voice-Mailbox zur Sekretärin
    Mobiltelefone zeichnen in aller Regel Sprachnachrichten auf. Rufen Sie sich selbst an und diktieren Sie Ihrem mobilen Anrufbeantworter Aufgaben und Ideen. Die Nachricht werden Sie später mit Sicherheit abhören. Besonderer Pluspunkt: Sie ersparen sich mühseliges Tippen auf dreifach belegten Tastaturen oder dem übereifrig korrigierenden iPhone.
  3. Beuten Sie das App-Universum aus
    Sowohl für iPhone als auch Android gibt es ein ganzes Universum von App-Entwicklern, die für jeden erdenklichen Zweck eine eigene App entwickeln – vor allem Produktiväts-Tools. Schauen Sie nach, was es für Ihr Mobiltelefon gibt.

Berge abtragen

Sie haben ein Problem: Sie sehen die Holzmaserung oder das Glas Ihrer Schreibtischplatte nicht mehr. Jeder Quadratzentimeter ist mit Stiften, Papierstapeln, CDs, Visitenkarten, Tageszeitungen und halbgelösten Sudokus bedeckt. Womöglich stehen auch Kaffeetassen und Teller mit angebissenen Keksen oder Pizzaresten darauf. Irgendwo dazwischen liegt auch Ihre Arbeit. So sieht Ihr Schreibtisch natürlich nicht ist – aber Sie wissen, was ich meine.

  1. Positionieren Sie einen Abfalleimer in der Nähe des Schreibtischs
    Wenn der Eimer in der Nähe Ihrer Wirkungsstätte steht, werden Sie ihn häufiger nutzen, als wenn Sie erst aufstehen müssen. Falls es Platz genug gibt, stellen Sie einen zweiten Eimer für Altpapier daneben.
  2. Nutzen Sie Ihren Schreibtisch ausschließlich zur Arbeit
    Ebenso wenig wie Sie in ihrem Schlafzimmer arbeiten, sollten Sie am Schreibtisch Zeitung lesen, Kreuzworträtsel lösen oder essen. Ich weiß, Sie sind Freiberufler – und es ist nicht einfach, Beruf und Privatleben zu trennen. Die meisten erfolgreichen Freelancer, die ich kenne, ziehen eine klare Linie zwischen beiden Lebensbereichen und würden diese um nichts in der Welt miteinander mischen.
  3. Informationen sofort zuordnen
    Halten Sie Ihren Schreibtisch frei, indem Sie Informationen sofort nach deren Eintreffen kategorisieren. Öffnen und sortieren Sie Post täglich nach dem Eintreffen. Werfen Sie Werbung und Unverlangtes/Überflüssiges sofort weg. Sortieren Sie sämtliche Belege, die sich in Ihrer Geldbörse sammeln mindestens einmal pro Woche. Sie müssen diese Unterlagen nicht sofort bearbeiten, aber lassen Sie Post und Quittungen nicht zu Stapeln auflaufen.
  4. Aktenordner sind Freunde
    Ok, Hängemappen und Aktenordner sind vielleicht ein bisschen öde und kaufmännisch, aber sie sind hervorragende Ordnungsmittel. Geben Sie jedem Projekt je nach Umfang eine eigene Hängemappe oder einen extra Stehordner, die sie in oder nahe bei Ihrem Schreibtisch aufbewahren. Beschriften Sie die Ordner entsprechend und sammeln Sie darin Notizen, die Sie beim Telefonieren auf lose Blätter kritzeln, Seiten aus Ihrem Notizbuch oder Entwürfe, die Sie unterwegs auf Servietten gezeichnet haben.
  5. Räumen Sie den digitalen Desktop auf
    Falls Sie es noch nicht getan haben, fangen Sie jetzt an und bringen Sie ein System in Ihre digitalen Ordner und Dokumente. Ordnung in Ihrem Computer ist von größter Bedeutung. Kleiner Tipp: Organasieren Sie die digitalen entsprechend der analogen Ordner. Sammeln Sie alle digitalen Schnippsel zu einem Projekt im zugehörigen Ordner. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, sollten Sie den digitalen und den analogen Ordner archivieren. Alles, was Sie nicht länger aufbewahren müssen (siehe Gesetzliche Aufbewahrungsfristen), sollten Sie nach einem Jahr wegwerfen.

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Originalfoto: The Wu’s Photo Land.

Zur Erinnerung: Beständigkeit ist der Schlüssel zur guten Organisation. Gewöhnen Sie es sich an, Sachen vom Schreibtisch in die entsprechenden Ordner zu räumen, wenn Sie Ihren Arbeitstag beenden.

Werfen Sie Papier über Bord

Auch im Zeitalter des angeblich papierlosen Büros, läuft kein Geschäft ohne Papier: Nach wie vor gibt es Rechnungen, Quittungen, Faxe und Briefe. Hier sind ein paar Tipps, wie Sie diese Papierberge in den Griff bekommen.

  1. Schaffen Sie einen Dokumentenscanner an
    Wenn Sie es sich leisten können, investieren Sie in einen speziellen Dokumentenscanner (zum Beispiele Fujitsu ScanSnap) und scannen Sie all Ihre Rechnungen und Belege. Das entbindet Sie zuverlässig von der zunehmenden Brandgefahr in Ihrem Aktenschrank. (Die Wahrscheinlichkeit, dass bei Ihnen ein Feuer ausbricht, dürfte jedoch viel geringer sein als die eines Festplatten-Crahs – Anmerkung der Redaktion.) Shreddern Sie Ihre Dokumente nach dem Scannen aus Sicherheitsgründen in einem Aktenvernichter. Wenn Sie Ihre Dokumente ausschließlich digital aufbewahren, müssen Sie Ihre Datenbestände unbedingt und regelmäßig systematisch sichern. Andernfalls sind Sie bei einem irreparablen Defekt Ihrer Festplatte völlig aufgeschmissen.
  2. Legen Sie nach Monaten beziehungsweise Jahren ab
    Sollten Sie das nötige Kleingeld für einen Dokumentenscanner nicht aufbringen können oder wollen, rate ich Ihnen, Belege, Rechnungen und Kontoauszüge nach Monaten abzuheften und für jedes Jahr einen Sammelordner anzulegen. Halten Sie Projektordner und Buchhaltungsunterlagen separat. Machen Sie in Ihrem  Projektordner handschriftliche Notizen, wo die entsprechende Rechnung zum jeweiligen Projekt zu finden ist. Doppeltes Ablegen und vorheriges Kopieren können Sie so vermeiden. Wenn Sie die Buchhaltungsunterlagen in der beschriebenen Form sammeln, haben Sie auch gleich einen Großteil der Belege für Ihre jährliche Steuererklärung beisammen.
  3. Stellen Sie auf papierlos um
    Soweit das bei Ihren Kunden und Kooperationspartnern möglich ist, verzichten Sie auf Papier. Senden Sie Rechnungen und ausführliche Briefe als PDF-Dokument.

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Originalfoto: dawnzy58.

Der Weg ist das Ziel

Gut organisierte Menschen haben wesentlich höhere Chancen in Ihrem Beruf und Leben Erfolg zu haben. Nun, da Sie wissen, dass Selbstorganisation keine angeborene Fähigkeit, sondern erlernbar und ausbaufähig ist, haben Sie keine Ausrede mehr. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu analysieren was Sie wie erledigen und ändern Sie die verbesserungswürdigen Abläufe ganz bewusst. Sie werden staunen, welchen Unterschied selbst kleine Änderungen bedeuten!

(mm),(tm)


Ein Kommentar zu „Effiziente Selbstorganisation für Freelancer
  1. Andy am 7. Mai 2010 um 20:23

    Kann Blinksale auch für Deutsche anwender benutzt werden oder ist es für uns eher weniger zu gebrauchen?

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