E-Mail-Signaturen, Gesetze & Zertifikate

von Michael Dobler | 21. Oktober 2009 | keine Kommentare |

Sie können mit der Abkürzung EHUG nichts anfangen? Trösten Sie sich. Das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie Unternehmensregister ist erst ein paar Jahre alt, keine Bettlektüre, und betrifft E-Mail-Verschicker. Wie auch eine Neuregelung im Telemediengesetz. Es geht um die ganz alltägliche geschäftliche E-Mail.

Spam Mails, Viren und Phishing belasten zunehmend den internationalen E-Mail Verkehr. Da man sein Gegenüber oftmals kaum kennt, ist es schwierig zu entscheiden, wer vertrauenswürdig ist und wer nicht. Insbesondere im Geschäftsbereich und überall dort, wo Zahlungsprozesse stattfinden, möchte man sichergehen, dass es sich um einen seriösen Anbieter oder Käufer handelt.

Ein Impressum gehörte schon immer in ein Newsletter oder E-Mailing. Ob ein kennzeichnender Rattenschwanz unter der Grußformel steht, war bei einer normalen Geschäftsmail egal. Das änderte sich mit dem EHUG. Kapital- und Personengesellschaften müssen in ihrer E-Mail-Korrespondenz folgende Angaben mitschicken:

Firma mit Rechtform
Sitz der Gesellschaft
zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer
alle Geschäftsführer und Stellvertreter, mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen
und bei Firmen mit einem Aufsichtsrat noch der Vor- und Zuname des Vorsitzenden

Diese Angaben sind Pflichtangaben bei jedem geschäftlichen E-Mail Verkehr, der Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, aber auch Vertragsverhandlungen betrifft. Lediglich ein Link zum Impressum auf dem Internet-Aufritt reicht also nicht aus. Auch bei Antworten und Weiterleitungen muss die Signatur rein. Clevere Anwender regeln das automatisch in ihrem E-Mail-Client.

Größere Unternehmen können über den Einsatz eines Signaturservers automatisch jeder ausgehenden E-Mail eine Standardsignatur hinzufügen. Die lässt sich zudem noch als Nachrichtenticker (neue Messetermine, Produkte) einsetzen. Und durch die Serverlösung kann man sicher sein, dass kein notorisch unterbeschäftigter, klagewütiger Anwalt einem eine signaturlose E-Mail unter die Nase hält.

Einen weiteren Spielplatz für Rechtsstreitereien wurde im § 6 Abs. 2 des Telemediengesetzes (TMedienG) eröffnet. Danach muss das kommerzielle Ansinnen einer E-Mail im Absender und der Betreffzeile offen ersichtlich sein. Also keine irreführende Betreffzeilen und ein Klarname (das ist der Absendername, der alternativ zur Absender-E-Mail angegeben werden kann), der es dem Empfänger sofort ermöglicht zu sehen, um was für eine Mail es sich hier dreht. Damit sollte auch der E-Mail-Marketer rechtlich aus dem Schneider sein.

Einwurf: Was ist das Telemediengesetz?

Im Telemediengesetz werden Grundlagen für den Datenschutz von über Onlinemedien erhaltenen Kundendaten oder auch Kennzeichnungspflichten wie etwa in Form des Impressum geregelt. In seiner aktuellen Form existiert das Telemediengesetz bereits seit dem 1. März 2007 und löst in seiner Funktion das Regelwerk des Teledienstgesetzes, des Teledienstdatenschutzgesetzes sowie des Medienstaatsvertrages ab. Zu den maßgeblichen Änderungen der vorherigen Gesetzesregelung kann die Einschätzung von Spammails als Ordnungswidrigkeit angesehen werden. Zuvor existierte keine rechtlich bindende Grundlage in Sachen Spam. Außerdem muss hervorgehoben werden, dass sich die Einholung von Auskünften hinsichtlich personenbezogener Daten neu gestaltet.

War es bisher so, dass lediglich Strafverfolgungsbehörden sowie Gerichte auf Verdachtsgrundlage die Möglichkeit hatten, derartige Informationen einzuholen, existiert diese Möglichkeit nun für eine Vielzahl verschiedener Behörden, wie etwa dem Bundesnachrichtendienst oder den Verfassungsschutzbehörden der Länder. Auch Privatpersonen wird diese Möglichkeit nun eingeräumt, sofern es zur Durchsetzung von Rechten am geistigen Eigentum erforderlich ist. Dies ist vor allem dann gegeben wenn bestimmte Schriftrechte verletzt wurden. Als positiv kann dargestellt werden, dass das neue Telexdienstgesetz einen ganzheitlichen Ansatz in der Regelung des Rechts von Telemedien verfolgt, und nicht, wie es in der Vergangenheit der Fall war, auf verschiedene Regelwerke zurückgreift. Dies soll unter anderem dazu führen, rechtliche Grundlagen zu vereinfachen und die Auflegung von rechtswidrigen Vorfällen zu instrumentalisieren.

Nichtsdestotrotz wird das Telemediengesetz nicht als Erfolg angesehen, da sämtliche Regelungen zu vage dargestellt werden. So wird beispielsweise kritisiert, dass keine praxisrelevanten Regelungen dargestellt werden, sondern ein eher der Wirklichkeit fremder Ansatz verfolgt wird, etwaige Zustände zu beschreiben.

So existieren beispielsweise keinerlei Handlungsregelungen welche sich auf derzeit relevante Themen beziehen, die beispielsweise die Haftung von Suchmaschinenlinks aufgreifen. Als Beispiel sei erwähnt, dass des öfteren Suchmaschinenergebnisse auf minderwertige Onlineangebote führen, welche wenig Informationsgehalt bieten, aber auf vielerlei Art und Weise darauf abzielen, den Besucher zu Onlinekäufen zu animieren.

Gesetzliche Bestimmungen für digitale Signaturen und Verschlüsselungen

Der Gesetzgeber sieht vor, dass Datenschutzrichtlinien bei der E-Mail Korrespondenz eingehalten werden. Ähnlich wie beim Briefgeheimnis gilt daher prinzipiell, dass Inhalte einer E-Mail einem besonderen Schutz unterliegen. Gleichzeitig ist das Urheberrecht des Verfassers zu schützen. Im geschäftlichen E-Mail Verkehr ist dies ausdrücklich vorgeschrieben.

Digitale Signaturen und Verschlüsselungs-Algorithmen stellen sicher, dass die E-Mail tatsächlich von dem genannten Absender stammt und vertrauenswürdig ist. Sie fungieren wie eine eigenhändige Unterschrift. Der Empfänger kann daraus ablesen, dass die E-Mail tatsächlich vom Absender stammt, auf dem Weg zu ihm nicht verändert oder manipuliert wurde und dass der Inhalt geschützt ist, so dass lediglich der autorisierte Empfänger ihn lesen kann.

Unternehmen setzen E-Mail-Signaturen mittlerweile auch dann ein, wenn es sich um E-Mails handelt, die geschäftsinterne Informationen enthalten. Nicht nur Forschungsunternehmen, sondern auch Hightech Industriefirmen müssen sich vor Spionage und dem Zugriff Unbefugter absichern und verwenden unter anderem E-Mail Signaturen für ihre E-Mails.

Die Technik der E-Mail Signaturen

Grundlage aller E-Mail Signaturen sind Zertifikate des TC TrustCenters der Deutschen Telekom oder der Deutschen Post. Hier können Sie für einzelne Personen oder aber für ein gesamtes Unternehmen entsprechende E-Mail-Signatur-Zertifikate beantragen.

Dienstleister übernehmen diese Aufgabe gerne für Sie. Sie sorgen auch dafür, dass die E-Mail-Signaturen von allen Browsern gelesen werden können. In den gängigen Web-Browsern wie Microsoft Internet Explorer, Firefox, Safari, Opera und Google Chrome sind dafür bereits Vorkehrungen getroffen. So genannte Rootzertifikate, also Zertifikatvordrucke, sind hier von TC TrustCenter vorinstalliert. Sie lassen sich leicht in die individuellen E-Mail Anwendungen einbinden. Bei der digitalen Signatur handelt es sich um einen gesonderten Datensatz, der der jeweiligen E-Mail angehängt wird. Dieser Datensatz enthält wichtige Informationen bezüglich des Absenders und weist ihn eindeutig aus.

Ähnliches kann man für den Hausgebrauch aber auch selbst einrichten. Drei frühere Artikel wissen darüber Bescheid:

Der Gesetzgeber behandelt die digitale Signatur in E-Mails wie eine handschriftliche Unterschrift. Rechnungen, die per E-Mail mit einer elektronischen Signatur versandt werden, sind demnach uneingeschränkt rechtssicher.

Die steuerliche Relevanz digitaler Signaturen

Durch die E-Mail-Signatur bekommen E-Mails mit Rechnungen auch den Status der Vorsteuerabzugsfähigkeit. Im Business-to-business Bereich ist der Geschäftsmann als Empfänger sogar dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verifizieren und zusammen mit der Signatur des Rechnungsausstellers zu archivieren. Dies fordert das Finanzamt. Bei einer Steuerprüfung werden diese Identifikationsmerkmale in jedem Fall verlangt, damit Rechnungen steuerlich geltend gemacht werden können. ™

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