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Dr. Webs Einnahmen-Ausgabenrechnung 2015 für jedermann zum kostenlosen Download

22. Januar 2015

Vor über vier Jahren schrieb Dr. Web-Autorin Manuela Müller einen bis heute viel beachteten Beitrag zum Thema Einnahme-Überschussrechnung (EÜR), auch als Einnahmen-Ausgabenrechnung (EAR) bekannt. Eigens für diesen Beitrag entwarf sie eine entsprechende Kalkulationstabelle auf der Basis von Open Office und Excel. Dieses Tool nahm sich unser Leser Thomas Räbiger nun bereits zum zweiten Male vor und arbeitete es auf den heutigen Stand der Erfordernisse um. Dabei ist die Version 2015 auf allen Plattformen unter Excel, Open Office und erstmals auch mit Google Tabellen zu verwenden. Wie schon bisher, kann die aktuelle Version 2015 ebenso kostenfrei genutzt werden. Im folgenden Beitrag finden Sie Erläuterungen zur Verwendung und den Download…

Der Fiskus: das unbekannte Wesen

Für viele Selbstständige – vor allem für Existenzgründer –  ist die Buchführung eine lästige Pflicht. Dies vor allem, weil sie ein großer Zeitfresser ist. Besonders dann, wenn weder Buchführungskenntnisse noch eine entsprechende Software vorhanden sind und zudem die Neigung besteht, ein- und ausgehende Rechnungen nebst Zahlungsbelegen bunt durcheinander gewürfelt in Ablagekörben oder Schuhkartons zu horten, wird die Buchführung zu einer Mammutaufgabe.

Mit ein wenig Selbstdisziplin und einem pfiffigen Tool von Dr. Web bekommen Sie dieses Wirrwarr spielend in den Griff und erhalten eine rechtlich konforme Auflistung Ihrer Einnamen und Ausgaben. Zudem bietet das Tool eine grafische Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben.


Einnahmen und Ausgaben werden aus den Monatslisten automatisch in eine dynamische, grafische Jahresauswertung übertragen – ein Klick auf die Bilder zeigt größere Ausschnitte an.

Die rechtlichen Grundlagen

Wie bereits in einem separaten Artikel über die Einnahmenüberschussrechnung ausführlich erläutert, sind Freiberufler, Selbstständige und Gewerbetreibende, die nicht ins Handelsregister eingetragen sind, von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit. Für diese Gruppe reicht eine einfache Einnahmen- und Ausgabenliste, auf deren Basis der Gewinnüberschuss ermittelt wird, völlig aus. Außerdem darf bei Inanspruchnahme der vereinfachten Buchführung der Jahresumsatz laut Paragraf 141 der Abgabenordnung nicht höher als 500.000 Euro sein und der Gewinn nicht über 50.000 Euro liegen. Ins Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer, die unter diesen Grenzwerten bleiben, fallen seit Inkrafttreten des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes ebenfalls unter die vereinfachten Buchführungsvorschriften.

Belege sammeln, Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen

Bleiben Sie als selbstständiger Webworker mit Ihrem jährlichen Gewinn unter 50.000 Euro, ist eine Einnahmeüberschussrechnung für Sie somit völlig ausreichend. Dafür sammeln Sie im laufenden Jahr sämtliche Belege – sprich eingehende und ausgehende Rechnungen, Quittungen, Fahrkarten (eventuell Ersatzbelege, wenn Sie einmal einen Bon verloren haben sollten) und heften diese monatsweise ab.

Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind (das heißt einen Jahresumsatz von über 17.500 Euro haben), müssen Sie in den ersten zwei Jahren der Selbstständigkeit monatliche Umsatzsteuererklärungen abgeben. In dem Zuge sind auch monatliche Aufstellungen der angefallenen Einnahmen und Ausgaben zu machen. Ab dem dritten Geschäftsjahr reichen vierteljährliche Umsatzsteuererklärungen – solange die Umsatzsteuerzahllast 7.500 Euro pro Jahr nicht übersteigt.

Liegt Ihr Jahresumsatz unter 17.500 Euro, so können Sie die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Sie weisen dann auf Ihren Rechnungen keine Mehrwertsteuer aus, können aber im Gegenzug auch keine Umsatzsteuer aus eingehenden Rechnungen gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Die Inanspruchnahme der Regelung ist wahlfrei, bindet Sie aber in jedem Falle für die nächsten fünf Jahre. Immer vorausgesetzt, der Umsatz steigt innerhalb dieses Zeitraums nicht über 17.500 Euro jährlich. Wichtiger Hinweis: Kleinunternehmer vermerken auf ihren Ausgangsrechnungen als Info für den Kunden, der ja seinerseits auch prüfungspflichtig ist, was die Korrektheit Ihrer Rechnungen betrifft: „Rechnungsbetrag gemäß § 19 UStG ohne Ausweis von Mehrwertsteuer.“ Im Grunde selbstverständlich, dass Sie in diesem Falle auch nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen und -erklärungen verpflichtet sind.

Tipp: Theoretisch könnten Sie Zahlungsbelege auch in Tüten oder Kartons aufbewahren und eine handgeschriebene Liste mit den Einnahmen und Ausgaben einreichen. Was zunächst einfach erscheint, ist nach mehreren Monaten des Sammelns allerdings nicht mehr gut zu ordnen. Heften Sie Rechnungen und Belege daher lieber nach Monaten geordnet in Hängeheftern oder Stehordner ab. Bei Kassenbons und kleineren Belegen empfiehlt es sich, diese auf Zettel zu kleben – oder falls ausreichend groß – direkt zu lochen und im Ordner abzuheften. Das erleichtert Ihnen oder einem möglicherweise von Ihnen beauftragten Steuerberater erheblich die Arbeit und späteres Wiederauffinden von einzelnen Rechnungen.

Sortieren Sie die Belege einfach nach deren Datum. Noch idealer ist es, Kontoauszüge und Zahlungsbelege gemeinsam abzulegen und die entsprechenden Belege direkt den jeweiligen Kontoauszügen zuzuordnen. Auch wenn es nicht vorgeschrieben ist, sollten Sie für Ihr neues Unternehmen ein separates Geschäftsgirokonto einrichten.

Lassen Sie Excel für sich rechnen

Soweit so gut. Die Belege sind sortiert – nun geht’s an die Erfassung. Eine spezielle Buchhaltungssoftware benötigen Sie für Ihre Einnahme-Ausgaben-Liste nicht. Es reicht auch eine handgeschriebene Liste oder das Erfassen mit einer Tabellenkalkulation. Wir haben ein praktisches Tool für Sie erstellt, das Ihnen die folgenden Aufgaben abnimmt:

  • Erfassen, Datieren und fortlaufende Nummerierung der Einnahmen und Ausgaben
  • Automatisches Addieren von Ausgaben und Einnahmen, Bilden der Über- oder Unterdeckung
  • automatischer Übertrag in den Folgemonat
  • komfortables Eingeben von Buchungstexten über Auswahllisten
  • Herausrechnen der gezahlten Vorsteuer und Umsatzsteuer
  • flexible Eingabe der Mehrwertsteuersätze (19, 7 und 0 Prozent)
  • Ermitteln der voraussichtlichen Umsatzsteuerzahllast ans Finanzamt
  • automatisches Erstellen einer Jahresauswertung
  • grafische Darstellung der monatlichen Einnahmen und Ausgaben

So benutzen Sie das Tool

Die Arbeit mit dem Einnahme-Ausgaben-Rechner (E/A-Rechner) ist denkbar einfach. Laden Sie die Excel-Datei herunter, entpacken sie sie und speichern Sie diese unter einem beliebigen Namen ab. Nach dem ersten Öffnen der Datei füllen Sie zunächst das Arbeitsblatt Stammdaten aus.

Firmenname, Anschrift und Steuernummer werden anschließend automatisch in die Tabellenblätter mit den monatlichen Aufstellungen Ihrer Einnahmen und Ausgaben übernommen. Die Angabe eines Übertrags beziehungsweise Anfangsbestands ist sinnvoll, wenn Sie das Tool als Kassenbuch verwenden. Bei der Nutzung als Einnahme-Ausgabe-Liste brauchen Sie in dieses Feld nichts einzutragen.


Die Stammdaten werden automatisch in die anderen Tabellenblätter übernommen.

Immer wiederkehrende Buchungstexte und Kostenarten, wie zum Beispiel „Büromaterial“, „Honorar“, „Miete“ oder „Reisekosten“ sowie Steuersätze müssen Sie ebenfalls nur einmal im Zellbereich D2:D17 im Tabellenblatt „Stammdaten“ erfassen.

Anschließend können Sie auf diese Einträge in den Tabellenblättern „Jan“ bis „Dez“ bequem über eine Auswahlliste zugreifen.


Buchungstexte werden automatisch aufsteigend sortiert.

Belege erfassen

Wenn Sie nun zu einem der Tabellenblätter „Jan“ bis „Dez“ wechseln, sehen Sie, dass Ihre Stammdaten übernommen wurden. Nun haben Sie Ihr Tool soweit vorbereitet, dass Sie mit dem Erfassen der Belege beginnen können. Auch dabei nimmt das Tool Ihnen einige Arbeit ab: Die fortlaufende Belegnummer wird automatisch generiert, sobald Sie ein Datum in Spalte B eintragen.

Überall dort, wo Sie ein kleines rotes Dreieck sehen, wie in der folgenden Abbildung, ist ein Kommentar mit Erläuterungen der jeweiligen Funktion hinterlegt. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, wird der Kommentar eingeblendet.


Fortlaufende Nummern werden automatisch generiert.

Erfassen Sie nun in den Spalten B bis D das Datum des Belegs, den Buchungstext und die Kostenart. Bei Ausgaben tragen Sie in Spalte E den Bruttopreis und in Spalte F den Mehrwertsteuersatz ein – bei Einnahmen wählen Sie die Spalten J und K. Die enthaltene Steuer und der Nettobetrag werden automatisch ausgerechnet und gesondert in den Spalten G und H beziehungsweise L und M aufgeführt.

In Spalte N wird der Saldo gebildet. Sofern Sie in den Stammdaten einen Übertrag eingegeben haben, wird dieser Übertrag zu Ihrer ersten Buchung addiert beziehungsweise abgezogen. Die folgenden Buchungen werden jeweils aufaddiert.

Hinweis: Achten Sie darauf, dass in einer Zeile jeweils nur eine Einnahme oder eine Ausgabe erfasst werden darf. Andernfalls wird in Spalte N eine Fehlermeldung angezeigt.

Ob Sie mit Ihren Einnahmen und Ausgaben im grünen beziehungsweise roten Bereich liegen, zeigen Ihnen die kumulierten Werte in den Zellen N3 bis N5 auf einen Blick:


Schwarze Zahlen – alles im Lot.


Rote Karte: Der Umsatzrückgang fällt sofort auf.

Umsatzsteuer wird automatisch erfasst

Äußerst hilfreich und eine gute Gedächtnisstütze für Selbstständige, die Umsatzsteuer nur alle drei Monate ans Finanzamt abführen müssen, ist die automatische Erfassung der gezahlten und vereinnahmten Umsatzsteuer. Das Tool ermittelt zudem die voraussichtliche Zahllast ans Finanzamt.

Die Werte aus den Monatstabellen werden automatisch in die Jahresauswertung übernommen und quartalsweise kumuliert. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es zu leichten Abweichungen zwischen den so ermittelten Werten und der tatsächlichen Forderung des Finanzamts kommen kann – etwa dann, wenn Sie einen falschen Steuersatz eingeben oder eine Zahlung dem falschen Monat zugeordnet haben. Die folgende Tabelle aus dem Arbeitsblatt „Jahresübersicht“ ist dennoch eine gute Hilfe für Ihre Liquiditätsplanung.

Update des Jahres 2015

Das Tool wurde für die aktuelle Version insbesondere wieder um die Kompatibiltät zu Open Office erweitert und ist erstmals auch für die Verwendung mit Google Tabellen vorbereitet. Einige Fehler wurden behoben und gewünschte Features erweitert, vor allem:

  • Dropdown-Menus angepasst
  • Formfehler beseitigt
  • Hinzufügen von neuen Zeilen verbessert, somit wird auch nur das gedruckt, was eingetragen ist.
  • Hinzufügen bis annähernd 5000 Zeilen pro Monat möglich
  • Hinzufügen von Zeilen bei Buchungstexten und Kostenarten möglich
  • „Tipps zur Benutzung des Tools“ angepasst

Das Tool zum Herunterladen

Ein letzter Tipp: Speichern Sie nach dem Herunterladen die Datei einmal als leeres Exemplar mit neutralem Namen an einem sicheren Platz ab und ein zweites unter dem Namen des jeweiligen Jahres, das Sie damit erfassen – etwa „EA-Rechner-2015_AKTIV.xlsx“. Das hat den Vorteil, dass Sie im nächsten Jahr mit einem frischen Tool beginnen können, ohne alte Einträge löschen zu müssen. Und falls Sie mal eine Formel ruinieren sollten, können Sie in Ihrem leeren Exemplar nachsehen, was in die entsprechende Zelle hineingehört.

Download des Einnahmen-Ausgaben-Rechners in der Version 2015

Um den Rechner mit Google Tabellen zu verwenden, laden Sie ihn einfach in Ihren Google Drive hoch und rufen ihn auf. Auch hier empfiehlt es sich, ein leeres Original zu behalten.

Viel Erfolg mit Ihrem neuen Einnahmen-Ausgaben-Rechner. Wir freuen uns über Fragen, Lob oder Anregungen zum weiteren Ausbau in den Kommentaren.

(dpe)

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren in der IT daheim. Seit Anfang des neuen Jahrtausends schreibt er für diverse Medien, hauptsächlich zu den Themenfeldern Technik und Design. Man findet ihn auch auf Twitter und Google+.

23 Kommentare zu „Dr. Webs Einnahmen-Ausgabenrechnung 2015 für jedermann zum kostenlosen Download
  1. Dirk Verheyen am 22. Januar 2015 um 15:40

    Sieht gut aus, leider verweigert OpenOffice 4.1.1 auf Mac OS 10.10 das Abspeichern der Datei.
    Ich hätte es sonst gerne mal getestet

    Gruß, Dirk

    • Martin Wörister am 25. März 2015 um 12:04

      Hi, nur um das Problem zu bestätigen, es besteht auch in OpenOffice 4.1.1 auf Windows 7. Die Fehlermeldung lautet schlicht „Fehler beim Speicher des Dokumentes EA-Rechner-2015: Schreibfehler. Die Datei konnte nicht geschrieben werden.“

      Falls jemand eine Ahnung hat, woran das liegen könnte – ich würde dieses Tool liebend gern verwenden :)

  2. Frank am 22. Januar 2015 um 17:52

    Hallo,
    danke für Info und Download, sieht auch für mich gut aus. Auch der Tipp mit Google-Docs.

    Viele Grüße,
    Frank

  3. Tobi am 24. Januar 2015 um 11:40

    Danke für die tolle Excel-Datei.
    Wäre es möglich eine Option für Kleinunternehmer hinzuzufügen? Wenn diese aktiviert ist sollten die Felder „Umsatzsteuer“ und „Vorsteuer“ in den einzelnen Monaten verschwinden und statt „Umsatzsteuernummer:“ einfach nur „Steuernummer“ da stehen.

    Würde mich über ein Feedback freuen.

  4. Chris am 2. Februar 2015 um 13:31

    Hallo,

    super Hilfmittel zur Buchung.
    Gibt es einen Grund warum die Spalte I in den Monatsblättern
    leer und zusammengeschoben ist?

    Gruß
    Chris

  5. P. Stude am 5. Februar 2015 um 15:10

    Eine Anregung: Eine Zusammenfassung der einzelnen monatl. Kostenarten in einer weiteren Tabelle, wäre für die Jahresauswertung hilfreich.

  6. Tobias Schmidt am 25. März 2015 um 13:21

    Hallo!
    Vorweg. Suepr Arbeit! Vielen Dank dafür!

    Ich hätte eine Frage zu dem Blatt „Stammdaten“:

    Was soll normalerweise bei „Übertrag / laufende Nummer“ stehen?

    Bei mir steht da nur:

    ‚Jan‘!A5000
    ‚Feb‘!A5000
    ‚März‘!A10
    ‚april‘!A5000
    ‚mai‘!A5000

    usw. usf.

    Vieel Dank!

    ciao

    • Ellen am 1. April 2015 um 19:55

      Hallo,

      das Problem habe ich auch. In den Monatsblättern steht unter Nummer „#REF!“, bei enthaltene Steuer wird „#Value!“ bemängelt und bei Betrag wieder „#REF!“
      Das Januarblatt funktioniert, aber ab Februar streikt es leider.

      • Ellen am 1. April 2015 um 20:22

        Sorry, vergessen zu erwähnen: ich nutze libre unter ubuntu.
        Mit google docs gehts, btw. :-)

      • Duncan am 4. April 2015 um 09:19

        Hier liegt wohl eine der Inkompatibilitäten zwischen MS-Office und Libre-Office. Gleiche Datei funktioniert in MS aber mit gleichen Fehlern nicht in Libre….

  7. Vitali am 3. April 2015 um 21:57

    Hallo, ich habe Problem! Exel-Programm schreibt mir bei Eingabe nach Brutto Ausgaben einen #WERT an, als Fehler! was soll ich tun?

  8. Mr. Muckerl am 5. April 2015 um 16:20

    Hallo,
    ich wollte einfach nur DANKE sagen für das Tool – echt spitzen Arbeit!!

    Gruss,
    Mr. Muckerl

  9. Simon am 28. April 2015 um 21:36

    Hallo, Problem mit Exel-Programm (2007).Bei Eingabe Brutto Ausgaben ist alles i.O. aber bein Eingabe brutto Einnahme in der Spalte J meldet der Excel in der Spalte G, L und N einen #WERT! an, als Fehler! was soll ich tun?

    • Vitali am 29. April 2015 um 17:11

      probiere erstmal datum einzugeben

    • Robert am 30. April 2015 um 12:04

      Bei Ausgaben und Einnahmen darauf achten das Ein Komma gesetzt wird.
      Bei einem Punkt in Spalte E zB. (10.00€)erscheint in der Spalte G, L und N die Meldung #WERT!
      Also darauf achten bei Beiträgen in Euro immer mit Komma arbeiten

  10. Vitali am 29. April 2015 um 18:49

    es rechnet die Prozente falsch!warum?

    • John am 30. April 2015 um 15:10

      Gleiche Problem habe ich auch er rechnet nicht die Vorgegebenen Prozente. BITTE UM HILFE …

  11. Enning am 10. Mai 2015 um 23:04

    hallo, super tool, doch leider habe ich ein Problem bei der Einganbe der Einnahmen.
    wenn ich bei Einnahmen Brutto meinen Umsatz eintippe und den Steuersatz wähle, rechnet die Formel leider nichts aus und auch bei netto steht die selbe summe drin. ich benötige da mal dringend eure Hilfe!

    bzw in welche spalte trage ich denn meine Einnahmen ein?!

    Danke

  12. nick am 1. Juli 2015 um 17:26

    Vielen Dank für das Tool.

    Ich muss aber eine Kritik los werden:
    Seit mehreren Jahren wird dieses Tool mit dem Steuersatzfehler auf drweb.de angeboten. In den Kommentaren kam oft die Frage auf, wie man diesen Fehler behebt, doch leider blieb bis jetzt diese Frage unbeantwortet. Ich finde es sehr fahrlässig, dieses Tool mit so einem gravierenden Fehler zu veröffentlichen. Ich selbst nutze es seit Januar 2015 und habe erst jetzt bemerkt, dass der Steuersatz nicht 19% beträgt, sondern mit 16% berechnet wird. Somit habe ich im ersten Quartal eine falsche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben.

    Leider habe ich nicht herausfinden können, wie man diesen Wert ändert. Ich habe den Steuersatz in den Stammdaten von 19% auf 23,4569% geändert. So werden die Steuern zumindest bis zu einer Summe von 6900 € korrekt berechnet.

    • nick am 3. Juli 2015 um 10:19

      Tut mir Leid, ich hatte einen Denkfehler. Da die Mehwertsteuer herausgerechnet wird und nicht dazu, ist alles korrekt. :X Sorry

  13. Matze am 2. August 2015 um 10:23

    Hallo
    Wie kann ich einen Eintrag in der Tabelle löschen?
    Gruß Matze

  14. Billy am 2. September 2015 um 14:40

    hallo

    nutze das tool als kleinunternehmer
    allerdings heißt das ja das ich die mehrwertsteuer nicht angebe verstehe ich aber nicht so genau wie trage ich dann einnamen ein ohne mehrwertsteuer

    und muss ich in den stammdaten immer die buchungstexte eintragen denn wenn ich direkt den text im feld eintrage sagt er ich muss das dropdown nutzen

    wie trage ich zb hosting und domain kosten ein ???

    also welchen buchungstext und welche buchungsart ?

  15. Franz Doibelstein am 3. September 2015 um 17:15

    Wie und wo finde ich den download von Libre Office. Benutze ich die Excel Version werden Kommentare z.B. bei Buchungstext, Kostenart nicht gelöscht. Bitte helft mir.
    Franz

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