Clockodo: Umfangreiche Zeiterfassung für Freiberufler und andere Selbständige

Zeit ist Geld. Vor allem, wer selbständig ist, weiß um die Richtig- und Wichtigkeit dieses Satzes. Aber Zeiterfassung wird gerade bei Selbständigen, die keine festen Arbeitszeiten haben und täglich an mehreren Projekten arbeiten, häufig vernachlässigt. Denn auch Zeiterfassung ist letztendlich mit Arbeit verbunden. Schließlich müssen Zeiten nicht nur genau erfasst, sondern dann eindeutig Kunden beziehungsweise Projekten zugeordnet werden. Mit Clockodo gelingt dir eine professionelle und schnelle Zeiterfassung im Handumdrehen. Sie eignet sich für Freiberufler wie für Selbständige mit mehreren Mitarbeitern gleichermaßen.

Clockodo

Kunden, Projekte und Stundensätze anlegen

Hast du dich bei Clockodo angemeldet, kannst du den Dienst zwei Wochen lang kostenlos und uneingeschränkt testen. Dazu stehen dir nach der Registrierung Beispieldaten zur Verfügung, die du aber per Klick schnell löschst.

clockodo_ueberblick
Überblick über die letzten 7 Tage

Um effizient Zeiten zu erfassen und abrechnen zu können, legst du zunächst in den Stammdaten Kunden und Projekte an. Die Projekte sind dabei jeweils einem Kunden zugewiesen. Für jedes Projekt legst du optional ein Budget fest. Dabei entscheidest du, ob das Budget zwingend eingehalten werden muss oder ob es sich nur um einen Richtwert handelt.

Um einzelne Leistungen für ein Projekt – wie Konzeption, Gestaltung –, aber auch nicht abrechenbare Arbeiten wie Akquise und Buchhaltung erfassen zu können, legst du in den Stammdaten zusätzlich einzelne Leistungen an.

clockodo_kunden-projekte
Kunden und Projekte verwalten

Im letzten Schritt musst du noch Stundensätze hinterlegen. Neben einem Standard-Stundensatz gestattet dir Clockodo, individuelle Stundensätze für einzelne Projekte und Leistungen festzulegen. So entscheidest du ganz individuell, welche Leistungen du bei welchem Projekt mit welchem Stundensatz abrechnest.

clockodo_stundensaetze
Stundensätze verwalten

Zeiterfassung mit Clockodo: manuell oder automatisch, im Browser oder mit App

Die eigentliche Aufgabe von Clockodo – nämlich die Zeiterfassung – funktioniert ganz simpel. Falls du ein Freund von Webdiensten bist, startest du die Zeiterfassung im Browser über ein Popup, welches Clockodo dir öffnet. Hier wählst du aus einer Liste das Projekt sowie eine Leistung, die du erbringst, und startest die Stoppuhr. Optional gibst du noch eine Beschreibung für die anstehende Tätigkeit an. Ob du das Popup mit der Stoppuhr geöffnet lässt oder schließt, spielt keine Rolle. Die Uhr läuft weiter, bis du sie gestoppt hast.

clockodo_apps
Browser-Popup und Desktop-App

Falls du mal vergessen hast, eine Zeit zu erfassen, trägst du diese einfach nachträglich manuell ein. Dies machst du, indem du Anfangs- und Endzeit für ein Projekt und eine Leistung eingibst. Du kannst aber ebenso ganz pauschal einen Geldbetrag eintragen. Auf diese Weise hast du die Möglichkeit, zusätzliche Aufwendungen, die sich nicht zeitlich erfassen lassen, in die Projektkalkulation mit einzubeziehen.

Neben der Webapp zur Zeiterfassung bietet Clockodo Apps für dein Androidgerät oder iPhone an. Eine klassische Desktopanwendung für Windows steht zum Herunterladen bereit. Aussehen und Funktionalität der Webapp sowie der Desktop- und Mobilapps sind identisch. Du kannst problemlos zwischen den einzelnen Anwendungen hin- und herwechseln.

clockodo_zeiteintrag
Zeiteinträge manuell erfassen

Laufende Stoppuhren werden dir überall angezeigt. So kannst du die Zeiterfassung für eine Arbeit mit der App auf deinem iPhone starten und später mit der Windows-Anwendung beenden. Die Windows-Anwendung hat jedoch noch ein besonderes Feature. Sie erkennt, wenn du mal eine Zeit lang nicht am Rechner beschäftigt warst und fragt dich bei deiner Rückkehr, ob die Zeit, in der keine Mausbewegungen und Tastatureingaben festgestellt wurden, als Arbeitszeit für das Projekt berücksichtigt werden soll.

Dieses Feature ist sehr hilfreich, wenn man öfter mal vergisst, die Zeiterfassung zu stoppen. Aber grundsätzlich ist es ohnehin jederzeit möglich, erfasste Zeiten nachträglich anzupassen.

Die Berichte: Zeit und Umsatz

Die ganze Zeiterfassung nützt natürlich nichts, wenn sie später nicht ausgewertet werden kann. Hier stellt dir Clockodo anpassbare Berichte zur Verfügung, die dir Auskunft darüber geben, wie lange du woran gearbeitet und wie viel Umsatz du dadurch generiert hast.

clockodo_bericht
Bericht über ein Projekt

Für einen vorher festgelegten Zeitraum informierst du dich dann darüber, wie lange du an einzelnen Kunden und Projekten gesessen hast. Du kannst dir aber auch anzeigen lassen, wie sich die Zeit auf die einzelnen Leistungen oder Arbeitstage verteilt hat.

Dazu wird dir jeweils ein Kreis- sowie ein Balkendiagramm angezeigt. Auf dem Kreisdiagramm siehst du sehr schön die Verteilung der Kunden, Projekte und Leistungen. Das Balkendiagramm zeigt dir die Verteilung bezogen auf einzelne Arbeitstage an.

Interessant sind natürlich vor allem die Projektberichte. Hier siehst du sehr schnell, wie viele Stunden du für ein Projekt gearbeitet und wie viel Umsatz du gemacht hast. Bei budgetierten Projekten zeigt dir ein Fortschrittsbalken an, zu wieviel Prozent das Budget bereits erschöpft ist.

clockodo_projektberichte
Aussagekräftige Projektberichte

Für jedes Projekt wird dir zudem die Effizienz als Prozentwert ausgegeben. Dieser verrät dir, wie das Verhältnis von abrechenbarer zu nicht abrechenbarer Zeit ist. Oft werden Präsentationen und Kundengespräche nicht berechnet. Je mehr Zeit du für diese Dinge aufwendest, desto schlechter wird der Effizienzwert für ein Projekt. Das verschlechtert dann natürlich deinen effektiven Stundensatz, den dir Clockodo ebenfalls für jedes Projekt ausrechnet.

Du erhältst also mit den Berichten einen sehr umfangreichen allgemeinen, sowie einen projekt- und kundenbezogenen Überblick über die erfasste Zeit. Und da Zeit – wie anfangs bereits festgestellt – immer Geld ist, informiert dich Clockodo über den generierten Umsatz.

Mitarbeiter – oder Arbeiten im Team

Wer Mitarbeiter beschäftigt oder projektbezogen zusammen mit anderen im Team arbeitet, findet zusätzlich die Möglichkeit, Mitarbeiter anzulegen und diese in die Zeiterfassung für Kunden und Projekte zu integrieren. So behältst du Budgets für ein Projekt sehr viel besser im Blick. Denn jeder Mitarbeiter erfasst selbst seine geleistete Zeit für ein Projekt. Budgetüberschreitungen können so im Vorfeld festgestellt und bei entsprechendem Controlling sehr einfach verhindert werden. Das kommt letztendlich dem Kunden entgegen. Dann nämlich, wenn Nachverhandlungen zum Budget bereits sehr früh angegangen oder durch gezieltes Umsteuern sogar ganz vermieden werden können.

clockodo_mitarbeiterverwaltung
Mitarbeiter hinzufügen und verwalten

Da Clockodo ein webbasierter Dienst ist, spielt es keine Rolle, wo deine Mitarbeiter arbeiten. Wer also als Freiberufler in einem Team zusammen mit anderen Freischaffenden arbeitet, behält trotzdem Zeiten und Budgets immer im Auge – und das zeitnah.

Aber auch Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen, profitieren von den Mitarbeiterfunktionen von Clockodo. Denn neben der Arbeitszeiterfassung funktioniert auf Wunsch sogar die Urlaubsverwaltung darüber. So vergibst du für deine Mitarbeiter Zeit- und Urlaubskontingente und genehmigst Urlaubsanträge, die ebenfalls über Clockodo gestellt werden können. Bequem fügst du Feiertage für einzelne Bundesländer – zum Beispiel Nordrhein-Westfalen – deinem Kalender hinzu, ohne diese manuell einpflegen zu müssen.

Rechtevergabe: Inhaber, Manager und Mitarbeiter

Als Inhaber hast du die Hoheit über deinen Account bei Clockodo. So fügst du neben Mitarbeitern, die in erster Linie Zeiten erfassen und für ihre eigene Arbeitszeit Berichte erstellen lassen können, auch Manager hinzu. Diese haben das Recht, eigene Kunden und Projekte an- sowie Budgets festzulegen. Ebenso kannst du weitere sogenannte Inhaber hinzufügen, die dann wie du selbst Komplettzugriff auf deinen Account haben.

clockodo_rechte
Rechteübersicht

Bei Mitarbeitern entscheidest du individuell, auf welche Kunden und Projekte diese Zugriff haben und welche Berichte und Umsätze sie einsehen sollen.

Rechnungen erstellen mit anderen Diensten

Am Ende eines Projektes wird abgerechnet – und das ja in der Regel im wörtlichen Sinne. Zwar kann Clockodo selbst keine Rechnungen erstellen. Aber Clockodo unterstützt Webanwendungen wie billomat und easybill. So verknüpfst du deinen Clockodo-Account ganz einfach mit einem bestehenden Account bei einem Online-Rechnungsdienst und erstellst für abgeschlossene Projekte Rechnungen über einen dieser Dienste.

clockodo_rechnung
Clockodo mit Rechnungsdienst verknüpfen

Über eine REST-API hast du zudem die Möglichkeit, eigene Anbindungen selbst zu programmieren.

Clockodo: Preise und Fazit

Nach der zweiwöchigen Testphase kostet dich Clockodo sechs Euro im Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Jeder weitere Mitarbeiter, den du anlegst, wird mit zusätzlichen fünf Euro im Monat berechnet. Die Zahlung erfolgt per PayPal oder Lastschrift.

Clockodo ist ein umfangreiches und dennoch einfach zu bedienendes Werkzeug zur Zeiterfassung. Es hat nicht nur Kunden und Projekte im Blick, sondern hilft dir zudem, den Überblick über Budgets, Effizienz und Mitarbeiter zu behalten. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und auf Deutsch sowie in vielen anderen Sprachen nutzbar.

Wer von Anwendungen zur Zeiterfassung wie Mite, Tempo oder Toggl zu Clockodo wechseln möchte, kann dort gespeicherte Daten nach Clockodo importieren. Auch der CSV-Import von Kunden-, Projekt- und Leistungsübersichten ist möglich. Ein Export dieser Daten ins CSV-Format zuzüglich der Zeiterfassungsdaten ist ebenfalls vorgesehen.

(pot/dpe)

Unter der Bezeichnung "Redaktion Dr. Web" findest du Beiträge, die von mehreren Autorinnen und Autoren kollaborativ erstellt wurden. Auch Beiträge von Gastautoren sind hier zu finden. Beachte dann bitte die zusätzlichen Informationen zum Autor oder zur Autorin im Beitrag selbst.

Sortiert nach:   neueste | älteste | beste Bewertung
trackback

[…] Quelle: Clockodo: Umfangreiche Zeiterfassung für jedermann | DR. WEB […]

Michael Oeser
Gast
2 Monate 10 Tage her

Nutze Clockodo selbst in Kombination mit FastBill (deren Zeiterfassung ist leider unbrauchbar). Das Design ist zwar mäßig, der Funktionsumfang aber wirklich gut. Vor allem die umfangreichen individuellen Reports sind klasse.

Deine Preisangebane sind aber irgendwie nicht richtig. Ich zahle für 1 aktiven Mitarbeiter 5 Euro inkl. MwSt. und für jeden weiteren 4 Euro inkl. MwSt.

Mehmed Gük
Gast
Mehmed Gük
2 Monate 9 Tage her

Das Programm scheint ideal geeignet zu sein, wenn Freiberufler ihre Zeiterfassung digital gestalten möchten. Die App-Anbindung ist super! Ich habe schon ein paar kostenpflichtige Apps probiert, sie waren ausreichend, aber Clockodo wirkt professioneller.

wpDiscuz

Mit der Nutzung unseres Angebots erklärst du dich damit einverstanden, dass wir Cookies verwenden. Weitere Informationen

Wir verwenden Cookies, um Inhalte und Anzeigen zu personalisieren, Funktionen für soziale Medien anzubieten und die Zugriffe auf unsere Website zu analysieren. Dadurch geben wir nicht personenbezogene Informationen zur Nutzung unserer Website an unsere Partner für soziale Medien, Werbung und Analysen weiter. Nähere Informationen findest du in unserer Datenschutzerklärung. Durch die Weiternutzung unserer Website (oder das ausdrückliche Klicken auf "Einverstanden") gehen wir davon aus, dass du mit der Verwendung von Cookies einverstanden bist.

Schließen