Mit BüroEasy und QuickBooks soll sich die Buchhaltung kinderleicht gestalten. Wir haben uns die neuen Jahresversionen genauer angeschaut und verraten nun, ob die Programme einen weiteren Schritt nach vorne gemacht haben.

Möchte ein Unternehmer sich eigenständig um seine Buchhaltung kümmern, ist eine passende Software äußerst hilfreich. Neben den Online-Varianten haben sich insbesondere die Programme von Buhl Data und Lexware etabliert. Letzterer Software-Hersteller ist für die Programme Büro Easy und QuickBooks verantwortlich. Die neuen Jahresversionen erscheinen stets im Sommer, so auch jetzt die 2011er Versionen.

Zielgruppe – idealer Einsatzbereich der Programme

Die Basisinformationen zu diesen Programmen dürften aufgrund unserer letzten Artikel (siehe Büroprogramme 2010) bereits weitestgehend bekannt sein. Trotzdem noch einmal zur Erinnerung: QuickBooks Plus und Büro Easy sind für Kleinunternehmer mit bis zu fünf Mitarbeitern gedacht, die sich selber um ihre Buchhaltung kümmern möchten.

Leistungsumfang

• Rechnungen und Angebote erstellen
• Kassenbuch
• Überblick sämtlicher Geschäftszahlen
• Überwachung des Zahlungsverkehrs
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Einschlägige Kenntnisse oder Erfahrungen in der Buchhaltung sind nicht erforderlich. Insbesondere bei Büro Easy gestaltet sich der Einstieg erfreulich einfach. Grund sind die Schritt-für-Schritt-Begleitungen bei den Kernfunktionen. So zum Beispiel beim Anlegen der Stammdaten: Per Frage-Antwort-System wird der Anwender durch die Einrichtung geführt, sodass danach alle Basisinformationen archiviert sind. Neben der Büro Easy Standardversion wird die sogenannte Plus-Version angeboten, die eine Reisekostenabrechnung, Mitarbeiterverwaltung, Zeiterfassung, Termin- und Aufgabenmanagement sowie Projektverwaltung beinhaltet.

QuickBooks punktet mit Buchungsauswertungen

QuickBooks ist weniger einsteigerfreundlich als Büro Easy, bietet dafür aber eine etwas umfangreichere Funktionalität. Insbesondere die vielen Buchungsauswertungen können ein Argument für QuickBooks sein. Ansonsten sind die Programme nahezu identisch.

Beim ersten Programmstart werden die Stammdaten angelegt.

Die Neuerungen

Das wichtigste Kaufargument für die neuen Jahresversionen ist, dass die Programme bis Ende 2011 nutzbar sind. Die 2010er Versionen hingegen sind ab dem 1. Januar 2011 nur noch beschränkt zu gebrauchen. Möchte man also langfristig mit einem dieser Büroprogramme arbeiten, wird man sich die neue Jahresversion beziehungsweise das Update gezwungenermaßen zulegen müssen. Die neuen Programminhalte sind meist nur im Detail zu finden, können mitunter aber sehr nützlich sein.

Bei dem ersten Programmstart werden mit einem neuen Einführungsvideo die wesentlichen Programmfunktionen erklärt und der Moderator führt durch die einzelnen Menüs. Erfreulich ist, dass diese Erklärungen nun endlich dauerhaft ausgestellt werden können. Vorbei sind also die Zeiten, in denen die Tutorial-Videos immer wieder unaufgefordert starteten. Bei QuickBooks war dieses Problem ohnehin nicht vorhanden, weil es solche Tutorial-Videos nicht gibt. Selbst das umfangreiche Handbuch ist in der neuen Jahresversion nicht mehr enthalten und stattdessen als PDF-Datei auf der DVD zu finden. Das mag mit Kostensenkungen oder gar der Umweltfreundlichkeit zu begründen sein. Trotzdem: Ein Handbuch in Buchform dürfte von den meisten Kunden als anwenderfreundlicher empfunden werden.

Mehr Übersicht im Kunden-Center

Die meisten Programmveränderungen haben im Kunden-Detail-Center stattgefunden. So liefern neue Inhalte nun alle relevanten Daten über jeden einzelnen Kunden. Auf einem Klick ist erkennbar, welche Artikel oder Dienstleistungen der Kunde bisher erworben hat, wie es um seine Zahlungsmoral steht, welche Angebote unterbreitet wurden, wie der bisherige Auftragsverlauf war und vieles mehr. Überhaupt lässt sich das gesamte Kunden-Center nun übersichtlicher gestalten. So können einzelne Artikel beziehungsweise Kunden, die im täglichen Geschäft gerade keine Rolle spielen, vorübergehend ausgeblendet oder komplett gelöscht werden.

Auch die sogenannte Mehrfachauswahl kommt der Übersicht sehr zugute. So kann der Anwender nun mehrere Kunden beziehungsweise Artikel gleichzeitig anwählen und alle dazugehörigen Informationen auf einem Dokument übersichtlich zusammenstellen. Weiterhin wird die Arbeit durch eine neue Suchfunktion vereinfacht, die in allen Menüs zur Verfügung steht. Kunden, Artikel, oder Angebote werden damit umgehend gefunden. Dank der Sortierfunktion hat der Anwender nun sogar die Möglichkeit, eine eigene Ordnung zu erschaffen und sämtliche Listen nach Nummern, Namen oder anderen Kriterien zu sortieren. Zugegeben: All das sind keine Meilenschritte, erleichtern die tägliche Arbeit aber ungemein.

Das übersichtliche Menü vereinfacht den Einstieg.

BüroEasy – weitere Neuerungen

Weitere Neuerungen, die sich aber nur auf Büro Easy beziehen, sind die Akontorechnung und die Projektverwaltung.

Akonto-Rechnungen erlauben eine prozentuale beziehungsweise stückweise Rechnungsstellung nach Projektfortschritt. Die Abrechnung von großen Projekten erfolgt übersichtlich über einzelne Teile. Der jeweilige Fortschritt lässt sich über Berichte genau ermitteln.

Projektverwaltung: Damit können Sie Angebote und Rechnungen nach Projekt erstellen. Berichte und Tabellen werden mit Projektdaten ausgegeben. Das Erfassen von Angebots- und Rechnungsdaten nach Projekt erlaubt die Analyse von Kosten und Erlösen für einzelne Projekte. Daraus können Sie ersehen, welchen Anteil die Projekte beziehungsweise Umsätze mit einzelnen Kunden zum Gewinn des jeweiligen Geschäftsjahres beigetragen oder welche Löcher sie womöglich gerissen haben.

Fazit

Bahnbrechende Neuerungen haben wir nicht erwartet, und bahnbrechende Neuerungen haben wir auch nicht bekommen. Dennoch fällt das Fazit positiv aus. Insbesondere die Erweiterungen im Kunden-Detail-Center sind sinnvoll und erleichtern die Arbeit.

Dass bei Büro Easy nun die Tutorial Videos endlich dauerhaft abgestellt werden können, war zwar längst überfällig, ist aber trotzdem sehr erfreulich. Nichtsdestotrotz muss noch einmal erwähnt werden, dass nicht jeder Unternehmer zwingend mit solch einem Programm arbeiten muss. Wer nur für eine kleine Anzahl an Kunden tätig ist, dementsprechend wenig Rechnungen sowie Angebote erstellt und darüber hinaus die Einnahmen-Überschuss-Rechnung von einem Steuerberater erledigen lässt, kann gut auf ein solches Büroprogramm verzichten.

Die Alternativen
Die hauptsächlichen Konkurrenzprodukte stammen von Buhl Data und heißen “WISO Selbstständig” und “WISO Mein Büro” (siehe unseren Artikel). Die nächsten Jahresversionen werden voraussichtlich im Spätherbst erscheinen. Ein Artikel über die 2010er Versionen ist im Dr. Web Magazin bereits erschienen.

Weiterhin stehen verschiedene Online-Anwendungen zur Auswahl. So zum Beispiel auch aus dem Hause Lexware das sogenannte Lexlive. Damit können Freiberufler und Kleinunternehmer via Internet eine Kundendatenbank führen, Rechnungen, Angebote sowie Aufträge erstellen und all die Daten dem Steuerberater übermitteln. Nach einer kostenlosen 60tägigen Testphase kann die Internet-Anwendung für 4,99 Euro monatlich genutzt werden.

Darüber hinaus wird Lexlohn als Lohn- und Abrechnungsservice für Kleinunternehmer ohne Lohn-Fachkenntnisse angeboten. Die Grundgebühr beträgt 6 Euro monatlich und je Abrechnung schlagen weitere 3,50 Euro zu Buche. Langfristig möchte Lexware ohnehin verstärkt im Bereich des Internets aktiv sein. Aus dem Hause Lexware teilte man uns mit, dass Büro Easy und QuickBooks als Online-Anwendungen zukünftig denkbar seien.

Auch Lexlive bietet ein übersichtliches Menü

Die Schulungen
Trotz aller Anwenderfreundlichkeit und Tutorial Videos fällt manchen Anwendern der Einstieg in die Welt der Büroprogramme schwer. Glücklicherweise können die Betroffenen eine entsprechende Schulung in Anspruch nehmen. Entsprechende Angebote bietet zum Beispiel die Haufe-Akademie, die Lexware-Akademie, die Volkshochschule und die freiberufliche Trainerin Andrea Kutsch.

(mm)