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von Michael Schwarz
Web- oder Software-Projekte werden oft in Teams realisiert, deren Mitglieder an verschiedenen Orten arbeiten und sich zum Beispiel aus Freelancern, Design-Agenturen, technischen Dienstleistern und den zuständigen Mitarbeitern beim Kunden zusammensetzen. Wie also lässt sich diese dezentrale Form der Projektarbeit erfolgreich durchführen? Was sind die Tools? Was gilt es zu beachten?
Die Herausforderungen
Im Idealfall hat man sich zum Projektauftakt, dem sogenannten Kick-Off, vor Ort beim Kunden getroffen und zumindest einige Beteiligte persönlich kennen gelernt. Dies macht erfahrungsgemäß einen großen Unterschied. Man kennt sich wirklich, war gemeinsam essen und teilt vielleicht sogar ein paar persönliche Interessen. Das verbindet. Der Skype-Kontakt oder E-Mail-Absender ist einem nicht gänzlich unbekannt.
Zur Kommunikation mit dem Team wird die Projektleitung standardmäßig E-Mails verschicken, ein Projektmanagement- sowie ein Bugtracking-Tool verwenden. Für die eigentliche Software-Entwicklung kommt meist ein Versioning-System wie SVN zum Einsatz. Materialien werden entweder in einem geschützten Online-Bereich zum Download angeboten, vorzugsweise mit Versionshistorie, oder aber – leider – oft als Anhang per E-Mail rundversendet. Für den Einzelnen bedeutet letzteres schonmal gleich, diese Materialien gut geordnet abzulegen und vor allem als gelesen oder ungelesen zu markieren(!).
Auch in Remote-Teams zählt aber – leider wenig beachtet – der “kurze Dienstweg”: Die direkte Kommunikation im Team aus der Situation heraus, am Projektleiter und den im speziellen Fall nicht involvierten Teilnehmern vorbei. Am Prozess der Entscheidungsfindung zwischen der Kreation und dem Kunden über die Formatierung einer Überschrift will der Datenbank-Spezialist beispielsweise nicht wirklich teilnehmen.
Das Tool-Set
Um alledem gerecht zu werden und den Überblick zu behalten, empfiehlt sich für den Einzelnen der Einsatz einiger nützlicher Tools. Was man am Ende wirklich braucht, hängt natürlich auch von der Qualität der Projektleitung ab. In meinen Projekten der letzten Jahre haben sich folgende Tools und Verhaltensweisen als produktiv erwiesen.
Skype
Das morgendliche Einschalten signalisiert den Kollegen: “Ich bin da! Ich arbeite dran.” Kurze Meldungen oder 2dos können mal eben gechattet werden. Ein kurzer Anruf oder das schnelle Teilen eines Screenshots trägt zur Klärung von Deteilfragen bei. Regelmäßige virtuelle Statusmeetings – zum Teil mit Video oder Präsentation – sind ebenfalls möglich.
Persönliche Zeiterfassung
Benötigt wird im Prinzip eine etwas bessere Stoppuhr mit der Möglichkeit zur erfassten Zeit Notizen anzulegen. Ich nutze seit Jahren TimeEdition. Es ist simpel, zuverlässig und kann meine Zeiten exportieren.
To-Do-Listen
Neben allem was seitens der Projektleitung kommt, brauche ich meine eigenen To-Do-Listen. Um selber Prioritäten zu setzen und Dinge abzuhaken. Dies muss ganz einfach zu bedienen sein, sonst tut man es nämlich nicht. Meine Empfehlung: Ta-Da-Lists. Sogar im Team nutzbar.
Protokollierung der diversen Kommunikation und Einzellösungen
Es ist sehr hilfreich und manchmal sogar die Rettung, bilaterale Absprachen zu protokollieren. Telefonkonferenz-Notizen, Chat-Texte sind schnell in ein Office-Dokument gepastet. Dazu eignet sich auch ein eigener Projekt-Blog.
Hier kann man auch gefundene Lösungen für wiederkehrende Probleme und entsprechende Links erfassen.
Fazit
Das selbständige Arbeiten in geografisch verstreuten Teams erfordert also von allen organisatorische Selbstdisziplin und klare Kommunikation – sowohl “von oben” nach unten und zurück, als auch direkt zwischen den Teammitgliedern. Ob allein im Home-Office oder auch im Büro einer Agentur, man muss den anderen Team-Mitgliedern regelmäßig relevante, klare Signale senden und umgekehrt benötigte Informationen von ihnen proaktiv abholen.
(sl)
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Sehr guter Überblick und praktische Tips zu den besten Tools. Nicht zu unterschätzen ist auch das gute alte Telefon, um sich kurzfristig abzustimmen.
Na ja, finde ich nun doch sehr spärlich. Dass man über Skype sich miteinander austauschen kann, seine Arbeitszeit irgendwie erfassen muss und vielleciht sogar eine ToDo-Liste führen muss – sorry, das ist ja wohl klar.
Der hier gezeigte “Ansatz” ist nun wirklich LowTech. Da gibt es eine Menge von mehr oder weniger guten Lösung, welche die meisten dieser Anforderungen (und noch viel mehr) unter eine Oberfläche packen und so die mühsamen Insellösungen zu vermeiden helfen.
In diesem Bereich einen Überblick zu schaffen, das wär’ was …
ich bin der gleichen meinung wie mein vorredner. dieser artikel wäre ausbaufähig…
Bisher habe ich die Erfahrung gemacht, dass sich ein LowTech-Ansatz in bunt gemischten Teams sehr viel schneller etablieren lässt. Je schneller die Tool-Frage geklärt ist, desto mehr Zeit bleibt für das – aus meiner Sicht viel wichtigere – Definieren der Aufträge und Verantwortlichkeiten. Dort liegen meiner Meinung nach die wahren Herausforderungen.
Da ich fast ausschließlich unter Linux entwickle, ist für mich das im Artikel erwähnte timeEdition interessant. Von diesem OpenSource-Programm gibt es nämlich auch eine Linux-Version – was bei solchen Tools ja nicht immer selbstverständlich ist.
Disclaimer vornweg, hier antwortet der Autor:
@Christian: Dem stimme ich natürlich grundsätzlich zu, und klar, es gibt noch viel mehr vorzustellen, als die paar “Low-Tech”-Tools da oben. Es sollte ja auch ein kurzer Artikel sein, und ich habe heftig gekürzt
Aber, meiner Erfahrung nach kommt man erstens mit diesen einfachen Mitteln schon sehr weit (vor allem dezentral und schnell), und zweitens nutzen selbst das Wenige viele Leute nicht konsequent. Und wenn doch, dann ist’s jedesmal deutlich besser. Der “High-Tech” Teil ist ja auch meist schon da: Er wird von der Projektleitung vorgegeben und ist natürlich unbedingt ernst zu nehmen und zu benutzen.
Letztlich sind die verwendeten Tools fast egal, was zählt ist die konsequente Anwendung derselben.
Was nutzt du denn so?
Komische Tools. Schick, aber ein einzelner BugTracker hätte gereicht für beides. Zudem kann man Bugtracker auch in seine Entwicklungsumgebung einbinden. Paradebeispiel: Eclipse und ein beliebiger Mylyn-Connector zu MantisBT, Tasktop Pro, JIRA etc.
Ich praktiziere die oben geschilderten Methoden seit einigen Jahren und kann mich dem Autor voll und ganz anschließen. Besonders “mit diesen einfachen Mitteln schon sehr weit (vor allem dezentral und schnell), und zweitens nutzen selbst das Wenige viele Leute nicht konsequent.” Und da liegt auch schon im gr. Anteil der Unterschied zw. Erfolg und Misserfolg bei vielen Projekten, manchmal ist es wirklich so einfach. Gerade die dezentrale Zusammenarbeit erfordert in besonderem Maße Disziplin und geregelte Kommunikation, was selbstverständlich auch für andere Projektformen gilt. Da bei dez. Projekten der Störfaktor “interkollegialer Plausch” entfällt können sie deutlich produktiver verlaufen.