Den Überblick zu behalten…
… ist eine der Grundvoraussetzungen für Freelancer, Selbstständige oder Shopbetreiber im Internet. Ohne gesunde Struktur kann kein Online-Business lange überleben! Dabei stellt sich gleich zu Beginn die Frage: Wie strukturiert man sein Online-Business, um eben möglichst lange im Web zu überleben? Wie bündelt man alle wichtigen Informationen?
Einer der erfolgskritischen Bausteine für Erfolg im Internet ist dabei ein reibungslos funktionierendes Projektmanagement… egal ob die eigene Unternehmung aus 3 Mitarbeitern, 10 Praktikanten, 20 virtuellen Assistenten oder 50 Angestellten besteht. Überblick ist das was zählt… und Überblick ist das was “Qualität” in ein Projekt bringt.
Eine klare Übersicht aller Aktivitäten zeigt auch, welche Mitarbeiter an welchen Projekten arbeiten, wo noch Meilensteine offen sind oder erstellt werden müssen und wie es um die Urlaubs-, Praktikanten- und Ressourcenplanung der einzelnen Projekte steht. Welche Tools einen solchen sauberen Überblick verschaffen und weitere Informationen für alle Projektmitarbeiter Online zusammenführen, dass erfahren Sie auf den folgenden Zeilen…
Projektmanagement mal einfach…
Der Klassiker für die Projektmanagement-Organisation ist natürlich der einfache Taschenkalender. Sich selber alles aufzuschreiben, kann jedoch ab einem gewissen Umfang müsehlig werden. Ein Tool zum verwalten der eigenen Ideen, Notizen und Projekte muss her…
Doch was nimmt man nun am besten… aus dem Dschungel der Projektmanagement-Tools?!? Eher was zum installieren auf dem eigenen Rechner oder etwas in der “Cloud”… was man jederzeit weltweit abrufen kann?!? Manch einer wird sich im nächsten Schritt berechtigterweise fragen, wo denn der Vorteil von Online-Tools gegenüber den Programmen liegt, die man direkt auf dem eigenen Rechner installiert.
Die Antwort ist einfach: Bei der Benutzung von Online-Tools für das Projektmanagement liegen die Daten nicht etwa isoliert auf einem Rechner… dem Rechner des Projektmanagers… sondern sie sind von allen Mitgliedern des Projektteams unabhängig voneinander abrufbar und benutzbar. Über Änderungen muss nicht erst in mühsamer Kleinstarbeit die ganze Belegschaft informiert werden, sondern die Daten über das Projekt sind immer auf dem aktuellsten Stand – egal, von wo aus man auf sie zugreift.
Fakt ist jedoch, dass viele Freelancer und Selbstständige über eine gewissen Größe nie hinaus wachsen, da sie beinah pausenlos auf “Achse” sind , um sich mit Kunden zu besprechen, neue Aufträge zu akquirieren, bestehende Aufträge umzusetzen etc. So bleibt kaum Zeit für Planung, Strategie und Organisation. In solchen Fällen wünscht man sich dann oft von unterwegs auf das “Online-Hirn” des Projekts zugreifen zu können und auf einen Blick zu sehen, was die Mitarbeiter vom Büro aus machen, woran sie arbeiten, welche Meilensteine bereits erreicht wurden und wie der allgemeine Stand des Projektes ist. Welche Tools Ihnen genau dabei helfen können, erfahren Sie in der folgenden Übersicht:
Planzone.de
Planzone ist eines der größten und umfassendsten Online-Tools im Bereich des Projektmanagements. Ein Account für zwei kleine Projekte, auf den fünf Benutzer zugreifen können, ist kostenlos, danach gibt es Angebote in verschiedenen Preisklassen. Planzone kann mit einer Vielfalt von Funktionen punkten, die einem das Projektmanagement maßgeblich erleichtern. Auch das Projekt-Wiki, in dem das Team besonders wichtige Dokumente, Websites, Mails und vieles mehr schnell und übersichtlich verwalten kann, ist ein Pluspunkt.
Zur Homepage: www.planzone.de
GetZcope.com
Wen der Funktionsüberfluss manch anderer Online-Tools fürs Projektmanagement verwirrt, der ist mit Zcope genau richtig beraten. Mit diesem einfach strukturierten Tool lassen sich die drei wichtigsten Bereiche des Projektmanagements – Aufgaben, Termine und Budgets – schnell und übersichtlich verwalten. Damit sind die notwendigen Daten immer griffbereit und aktuell. Zusätzliche praktische Funktionen sind auch vorhanden. Die Grundversion des Tools für einen Projekt mit einem Team von 10 Mitglieder ist mit einem Speicherplatz von 10 MB kostenlos, wer mehr will, muss zahlen.
Zur Homepage: www.getzcope.com
Quassum.com
Die kostenlose Version reicht für ein kleines Team von drei bis sieben Nutzer. Quassum punktet vor allem mit einer einfachen Bedienung: Per Drag & Drop werden Aufgaben umverteilt oder mit neuer Priorität versehen. Das Programm hat außerdem ein Dateiuploadsystem und verschiedene Möglichkeiten zum Informationsaustausch (Mail, RSS, iCal…).
Zur Homepage: www.quassum.com
Tasqade.com
Besonders für kleine und mittelgroße Projekte geeignet, die ein übersichtliches Tool wollen, das auf überflüssigen Firlefanz verzichtet und keine Löcher ins Budget reißt. Die Einarbeitungszeit ist minimal, und man kann dank der benutzerfreundlichen und übersichtlichen Bedienung nach wenigen Minuten in die Kernarbeit des Projekts einsteigen. Die Bedienung ist leicht und schnell zu erlernen. Besonders hilfreich ist auch die komfortable Erinnerungsfunktion für verschiedenste “Tasks”.
Zur Homepage: secure.tasqade.com
Projectplace.de
Auch Projectplace hat sich in der Szene der Online Projektmanagement Tools einen Namen machen können. Aufgaben wie Diagramme erstellen, Meilensteine für das Projekt festlegen und vieles mehr sind mit Projectplace ein leichtes; der Einstieg wird durch ein praktisches Tutorial-Video einfach gemacht. Das Tool erleichtert vor allem die Kommunikation im Team durch seine Funktionsweise, die Twitter, Facebook und anderen Netzwerken angeglichen ist. Projectplace ist kostenpflichtig, der Preis ergibt sich vor allem aus der Anzahl der Mitglieder, die auf die Daten zugreifen.
Zur Homepage: www.projectplace.de
Collabtive
Collabtive bietet eine schön gestaltete Benutzeroberfläche, deren Bedienung intuitiv und einfach zu erlernen ist. Typische Funktionen wie die Verwaltung von Aufgabenliste, Timeline und Zeiterfassung werden ergänzt durch ein Diskussionsforum, das die Kommunikation im Team erleichtert. Auch das Rechtemanagement ist ein Pluspunkt und bietet zahlreiche Einstellmöglichkeiten. Für kleine bis mittelständische Online-Unternehmer und Freelancer die ideale Wahl. Im Service kann man sich ein individuelles Paket mit verschiedenen Diensten zusammenstellen, nach denen sich der Preis ergibt.
Zur Homepage: collabtive.o-dyn.de
Teamspace.de
Wer einen Schwerpunkt auf die Kommunikation im Team legen will, ist mit diesem Tool gut beraten. Teamspace punktet mit einer Pinnwand für schnelle Benachrichtigungen ans gesamte Team, einem ausgefeilten Nachrichtensystem, einem Diskussionsforum für tiefergehende Inhalte, einer Ideen-Sammelbox für schnelle Einfälle und vielem mehr. Daneben glänzt es mit den gängigen Funktionen wie Zeit- und Aufgabenerfassung, die Verwaltung von Meilensteinen, einem Fortschrittsanzeiger und vielem mehr. Der Preis richtet sich danach, wie viele Teilnehmer am Projekt beteiligt sind sowie danach, wie viel Webspace für den Upload von Dateien zur Verfügung stehen soll. Das Login zu Teamspace lässt sich übrigens ganz einfach auf die eigene Website integrieren und erleichtert so den schnellen Zugang.
Zur Homepage: www.teamspace.de
Fazit
Wer sich nicht im Informationsdschungel eines Projektes verlieren will, sollte langfristig immer auf eine Projektmanagement-Software setzen. Hierbei gibt es bereits zahlreiche spannende Lösungen, welche die wichtigsten Fakten der eigenen Projekte (ToDo´s, Meilensteine, Ideen, Downloads & Daten für das Projekt, Urlaubsplanung, Mitarbeiterverteilung und Ressourcen) in einen sauberen und übersichtlichen Informationsstrom bündeln.
Dieser kann dann gezielt von einem Projektmanager ausgewertet und gesteuert werden und somit behalten alle Beteiligten einen besseren Überblick über die “Lage” der Projekte. Projektmanagement darf jedoch nicht zwischen “Tür und Angel” oder “einfach nur nebenbei” geschehen… Es bedarf einer professionellen Einführung für die Mitarbeiter in das Projektmanagement-Tool, so dass mehr freie Zeit besser genutzt werden kann. Denn wie heißt es so schön…
“Es ist nicht zu wenig Zeit die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht richtig nutzen!” Seneca, römischer Philosoph & Denker
Für Ihren Erfolg im Internet!
Freundliche Grüße
Tobias Knoof
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Die vorgestellten Tools sehen alle gut aus und decken den wesentlichen Funktionsbedarf ab. Aber wer kennt vergleichbare Lösungen, die man selber hosten kann?
Ich fühle mich im Geschäftsbereich auch entschieden wohler, wenn diese Daten nicht bei irgend welchen Cloud-Anbietern liegen, sondern auf einem eigenen Server…
JIRA (http://www.atlassian.com/software/jira/) ist ein sehr mächtiges Tool, allerdings auch nicht gerade günstig. Eine OpenSource-Alternative könnte vielleicht auch Redmine sein (http://www.redmine.org/) – allerdings nicht so schön bunt wie die hier vorgestellten Tools.
Alternativ: GroupOffice, eGroupWare, PHProjekt und einige andere.
Danke für die Tipps ich möchte auch eine selbsgehostete Lösung testen.
Hallo Holger,
es wäre prima, wenn die Leser hier noch den ein oder anderen Vorschlag anbringen und sich die hier vorstellte Auflistung weiter ergänzt würde.
Viele Grüße
Stephanie
Neben der Unterstützung bei der Abwicklung von Projekten, ist für mich ein wichtiger Teil das Aufgabenmanagement für das ganze Team oder Unternehmen. Also auch Tasks, die nicht zu einem Projekt gehören und für die eine Planung (Zeit/Ressourcen/Aufwand) nicht unbedingt erforderlich ist.
Gerade wenn mehrere Personen zusammenarbeiten ist die Gefahr beim der Verwaltung von Aufgaben mit eMails, Excel-Listen, Notizzetteln, daß etwas verloren geht. Wichtige Aspekte für Aufgaben-/Projektmanagement sind:
- zentrale Verwaltung aller Informationen
- Informationstausch im Team
- Informationsaustausch mit dem Kunden
- die ganze Historie verwalten
- Übersicht behalten: einfache mächtige Analysemöglichkeiten
Im Projekt ist meine Erfahrung, daß die Transparenz im Projektteam für eine hohe Motivation sorgt: haben alle täglich auf den aktuellen Projektstand Zugriff, kommt der Ehrgeiz die Planung zu schlagen.
Da ich mehr auf das Aufgabenmanagement Wert lege (die Projektplanung kann man auch in MSProjekt o.ä. machen), arbeite ich sehr gerne mit Tacus (http://www.tacus.de). Bei Tacus ist das Aufgabenmanagement gut, die Projektplanung wenig unterstützt, aber das Projektcontrolling wieder gut und einfach.
Mit Social PM haben wir eine Lösung, welche bald an den Markt geht, die auch als on premise Variante zu haben ist.
Für weitere Informationen hierzu einfach bei mir melden.
Hallo,
ich habe sehr gute Erfahrung mit ibo netProject von der Firma ibo Software GmbH gemacht.
Das sollte, wenn es hier um webbasierte, praxisnahe und pragmatische Lösungen geht nicht fehlen.
Gruß
Johannes
Hallo Holger,
ich hoffe die Eigenwerbung ist hier in Ordnung: das oben vorgestellte teamspace (http://www.teamspace.de) kann man auch selber hosten.
Viele Grüße,
Martin Fischer
Hi,
bis jetzt war mir nur MS Projekt bekannt, aber man darf natürlich immer dazu lernen.
und auch OneNote oder EverNote sind schöne KLEINE Programme, wenns jetzt eher darum geht die kreativen Einfälle sinngemäß mit alle dazugehörigen websites, doc´s … abzuspeichern, ohne im nachhinein wieder alles recherchieren und zusammenfügen zu müssen.
Liebe Grüße Frederick!
Hallo Frederik,
super, dass Sie hier durch diesen Beitrag für sich etwas lernen. Viel Spaß weiterhin mit unseren Beiträgen!
Viele Grüße
Stephanie
super Beitrag Tobias!
@Holger
vllt. wäre http://www.activecollab.com was für dich.
LG
EddyBauer
@Holger oder Teamlab http://www.teamlab.com/opensource.aspx
Hallo Eddy, hallo Nico,
vielen Dank für die Ergänzungen!
Beste Grüße
Stephanie
Habe seit 6 Monaten sehr gute Erfahrungen mit OpenAtrium. Als Drupal-Agentur liegt das warscheinlich auch Nahe. Allerdings muss man sagen, dass es auch unseren Kunden und dem Team sehr gut gefällt.
OpenAtrium (http://openatrium.com/) ist kostenlos. Wird selbst gehostet (Ähnlich Redmine) und kann mit allen Drupal-Modulen erweitert werden. Einziger Haken, leider noch Drupal 6.
Ein kurzer Blick kann auf jedenfall nicht schaden.
Hallo Dirk,
das werden wir und die Leser sicher tun. Auf jeden Fall lohnt es sich, einen Blick zu wagen!
Danke!
Stephanie
Danke für den Tipp! Werde mir mal OpenAtrium genauer angucken. Andere OpenSource Lösungen haben mir bisher nicht so gefallen.
Ich habe mir Collabtive angeschaut und finde es aufgrund der Optik sehr ansprechend. Trotzdem komme ich als Freelancer bei vielen meiner Projekte um die klassische Lösung Filofax/Notizblock bzw. Moleskine (für jedes neue Projekt) nicht herum. Wenn man in größeren Teams zusammen arbeitet ist so eine Online Software aber wohl sehr praktisch.
Guten Tag Chris,
es muss nicht immer die “elektronische” Organisationshilfe sein. Sie sehen es vollkommen richtig. In größeren Teams sind Projekte eher mittels Software zu planen.
Aber für jeden “Einzelkämpfer” sind die herrkömmlichen Hilfen à la filofax und Moleskie ebenso hilfreich.
Beste Grüße
Stephanie
Hi Tobias,
absolut richtig! Selbst jede “one man show” braucht eine profesionelle Projektplanung….und wenn nur schon von Woche zu Woche geplant wird ….Wichtig ist das die Planungszeit nicht das Projekt frisst!
Je genauer mein “Einkaufszettel” ist, um so schneller ist der Einkauf erledigt!
Es lässt sich schließlich nur das umsetzten was vorher geplant wurde!
Ich persönich finde Basecamp (http://basecamphq.com/) ist ein sehr gutes Tool!
LG Sebastian
Hi!
Zuerst einmal möchte ich mich für die tolle Liste wirklich sinnvoller Tools bedanken. Auch viele Kommentare der User waren äußerst hilfreich.
Auf eins sei hier jedoch hingewiesen: Beim Zitat am Ende des Artikels fehlt ein Komma nach “wenig Zeit”.
LG
Dominik
PS: Weiterhin viel Glück am “Reanimieren” von DrWeb.de! Vergessen Sie nicht, Herr Knoof, dass Totgesagte bekanntlich länger leben.
Hallo Dominik,
prima, dass Sie mit den Tipps was anfangen können. Ein solcher Beitrag in Verbindung mit den Tipps und Hinweisen unserer Leser ergänzt sich prima.
Viele Grüße
Stephanie
Den Überblick über seine Aktivitäten zu behalten ist sehr wichtig um nicht durcheinander zu kommen. Alles aufzuschreiben und zu achivieren habe ich bereits in meiner Ausbildung gelernt. Zum Glück muss ich heute sagen. Müsste ich mir alles merken was ich so mache und in Zukunft noch vor habe, dann wäre wahrscheinlich nicht mehr viel Platz in meinem Gehirn für andere wichtige Dinge. Ich selbst nutze dieses Tool und es ist bis zum heutigen Zeitpunkt völlig ausreichend für mich. http://www.evernote.com/
Wir nutzen nun seit einigen Monaten auch Basecamp. Es ist zwar gut, aber 100% zufrieden bin ich damit nicht. Eine ähnliche Webanwendung hat man innerhalb von ein paar Wochen selbst gemacht. Außerdem sind oft viele Klicks innerhalb von Basecamp nötig, um dort zu gelangen wo man hin will.
Schöne Grüße,
Daniel
Hallo Daniel,
man muss sich durch die verschiedenen Anwendungen einfach ein wenig durchforsten. So erkennt ein jeder, was für ihn geeignet ist und was vielleicht nicht. Ich selbst finde Basecamp aber auch gut.
Beste Grüße
Stephanie
Bei Basecamp sind die Meinungen sicher differenziert. Persönlich find ich die Ideen und auch die Art und Weise wie 37 Signals sein Business aufzieht hoch interessant und die Produkte sind innovativ und optisch gelungen.
Sobald man aber mit größeren Teams anfängt und spezieller Funktionalitäten benötigt, stößt man mit Basecamp schnell an seine Grenzen.
Letztendlich kommt es dann immer drauf an, ein Tool zu finden, welches einfach zu bedienen ist und von allen Mitgliedern im Team akzeptiert wird. Die Zukunft geht hier mit Sicherheit im Unternehmen hin zu Enterprise Social Networks, auch wenn wir hier noch am Anfang stehen. Mehr dazu auch in meinem Blog..
Guten Tag Michael,
Sie haben Recht. Schließlich ist nicht jedes Programm auch für jedes Unternehmen geeignet. Da sollte man dann einfach mal in die Anwendungen reinschauen und ein wenig ausprobieren, ob alles das, was erforderlich wäre, auch abgedeckt werden kann.
Viele Grüße
Stephanie
Hilfsreicher Artikel danke.Etwas Einfaches was ich mag ist tadalist.com , gibt es leider nur auf Englisch.
Moin. Ich hab mit dem Tool http://www.5pmweb.com/ gute Erfahrungen gemacht. Die Sprache kann man auch auf deutsch stellen.
Hallo Bohn,
ein guter Tipp für unsere Leser, auch diese Anwendung mal auszupobieren. Ich habe gesehen, dass es dort auch eine Demoversion gibt. Also: ran und ausprobieren!
Viele Grüße
Stephi
also ich bin mit basecamp sehr zufrieden danke für den artikel
Interessante Tipps und paasend zum Zeitpunkt einer notwendigen Entscheidung.
Über noch mehr Erfahrungen zu den einzelnen Tools und weitere Lösungen wird man hoffentlich noch lesen.
Wichtig ist vor allem eine leicht anzuwendene Lösung für jedes Team-Mitglied, die an die wachsenden Bedürfnisse leicht angepasst werden kann.
Hallo JP,
haben Sie selbst für sich bereits ein System gefunden, das Ihren Bedürfnissen entspricht? Vielleicht mögen Sie davon berichtenn!?
Die mögliche Anpassung von denen Sie sprechen ist wirklich wichtig.
Beste Grüße
Stephanie
Seit meinem Wechsel zu Gmail und dem Verzicht auf lokale E-Mail-Clients vermisse ich ein bisschen die Funktion (z.B. Thunderbird in Verbindung mit Lightning) aus einer E-Mail direkt eine Aufgabe mit Fälligkeit, ERinnerung etc. zu machen. Das war für mich als Einzelkämpfer eigentlich immer ausreichend.
Kennt jemand eine Lösung wie ich das auf Gmail umsetzen kann?
Viele Grüße, Frank
Wir nutzen auch eines eurer vorgestellten Tools. Dieses ist leider nicht so für unsere Bedürfnisse abgedeckt und deshalb sage ich DANKE für die Alternativen! Wir werden berichten, wofür wir uns entschieden haben.
Hallo,
wir nutzen die Serverversion von MS Project. In einer ruhigen Minute werde ich mir mal die hier vorgestellten Alternativen ansehen. Die Ideen-Sammelbox von temspace gefällt mir. Das Hauptproplem sind halt die vielen Insellösung ein lokalen Mindmaps..
als aktuelle Ergänzung:
Cohuman hat seine Dienste wieder aufgenommen: http://www.cohuman.com/home
Ich benutze Basecamp bei grösseren Projekten, manchmal reicht aber auch eine Excel Tabelle in einer Dropbox. Viel wichtiger als die PM Software finde ich die eigene “Aufgeräumtheit”. Ich schreibe jeden Abend einen (handgeschriebenen) Zettel mit Dingen, die ich am nächsten Morgen zu erledigen habe und danach räume ich meinen Schreibtisch zu 100% auf. Ergebnis: Man kommt morgens ins Büro und atmet erleichtert auf. “Clean Desk Prinzip” – funktioniert
Vielen Dank für die Übersicht der Programme für Projektmanagement. projectplace hat auf mich den besten Eindruck gemacht. Mal schauen, ob es in der Praxis das Team überzeugt.
Hallo,
für vielzählige Webprojekte nutze ich http://www.taskfreak.com/.
Schön daran ist, dass man Benutzern mit verschiedenen Rollen versehen kann,
so dass auch meine Kunden auf jeden Fall lesenden und teilweise schreibenden
Zugriff haben.
Vielen Dank für den informativen Beitrag. Muss selbs eine der vorgeschlagenen Tools testen,um zu sehen, was besser funktioniert
Ich habe grad noch mal n Artikel zum Thema geschrieben, evtl. stößt er ja auf Interesse: http://www.blog-rockin-bits.com/2011/10/kostenlose-projektmanagement-und.html
sorry link hat sich geändert:
http://www.webdesign-ecommerce.de/2011/10/kostenlose-projektmanagement-und.html
Wow, diese Tools kannte ich bislang noch nicht, allerdings sieht mir das sehr interessant aus. Ich werde mir das Ganze auch einmal installieren um einige Projekte in unserer Firma zu betreuen. Probieren geht ja bekanntlich über studieren.
Hallo,
erstmal vielen Dank für die übersichtliche Darstellung dieser Online Projektmgmt. Tools! Ich selbst nutze MS Project und bin eigentlich sehr zufrieden damit. Aber das meine Kunden mit Hilfe dieser Tools Online auf diese hinzugreifen können ist ein netter gedanke. Werde es mal ausprobieren, vielen Dank!
VG,
Sava
Mit Social PM entry, dass ab Montag erhältlich ist, gibt es ein Tool speziell für kleine und mittlere Teams, dass Kommunikation im Stile von Facebook & Co mit professionellem Aufgaben- und Teammanagement verbindet. Vor allem die Usability und der “Joy of use” sind dabei vielen anderen Lösungen überlegen.
Mehr unter http://www.social-pm.com oder auf http://www.facebook.com/SocialPM
Meist tut´s doch auch eine Excel Tabelle. Ich finde man kann es auch übertreiben.
Grüße
Die Integration mit Google Apps ist für unser Unternehmen eine Grundvoraussetzung für ein taugliches Projekt Management. Dieser Aspekt wurde leider in dem Artikel gar nicht erwähnt. Unklar ist auch, ob die vorgestellten Softwares dies überhaupt erfüllen. Schade eigentlich. Die INtegration von eMails, Google Docs und Dropbox-Dateien ist für ein Projektmanagement heutzutage m.E. eines der wichtigsten Features. Ganz zu schweigen davon, dass man nicht immer wieder Lust hat, die Kundenstammdaten neu einzutippen und sie in Apps einfach aus dem CRM übernehmen könnte.
Beste Grüße
Da sind einige gute Tool dabei. Werde auf jedenfall das ein oder andere Tool testen. In meinem Alltag benutze ich Wunderlist. Da ist nichts besonderes dabei, aber für meine Erwartungen reicht es voll und ganz